Para las organizaciones gubernamentales, decidir cómo utilizar mejor el dinero de los contribuyentes es una prioridad central.

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Con millones de ojos puestos en cada movimiento que toman y un gran interés en cómo se gasta el dinero que el público ha ganado con tanto esfuerzo, existe una gran presión para mejorar los procesos y eficiencia operativa.

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Pero, ¿cómo pueden los gobiernos usar seguimiento del trabajo herramientas para aumentar la eficiencia?

Lo que revelan los datos sobre la eficiencia del gobierno

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Para determinar si existe una verdadera correlación entre la mejora de la eficiencia y el ahorro del dinero de los contribuyentes, echemos un vistazo a algunas de las cifras del Oficina de Responsabilidad Gubernamental Informe (GOA) de 2022:

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• Desde que la GOA inició sus informes anuales hace 12 años, el gobierno de los Estados Unidos ha ganado 552 000 millones de dólares como resultado de los ahorros y el aumento de los ingresos derivados de las acciones sugeridas.
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• El IRS podría ahorrar más de 20 millones de dólares mediante una mejor administración de los pagos de reembolsos y la mejora de los servicios.
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• El Departamento de Salud y Servicios Humanos ahorró 140 mil millones de dólares al cambiar los procesos.

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Todo esto quiere decir: al tomar medidas diseñadas para optimizar el desempeño de los empleados, las agencias gubernamentales pueden ahorrar enormes sumas de dinero a los contribuyentes.

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Con esto en mente, centremos nuestra atención en el uso de monitoreo del trabajo desde casa herramientas y cómo podrían usarse para aumentar los ahorros de los contribuyentes.

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Cómo el análisis de la fuerza laboral contribuye a la eficiencia operativa

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Insightful, el mejor software de supervisión de la privacidad de los empleados, puede proporcionar a las agencias gubernamentales las herramientas necesarias para capacitar a los equipos y empleados y fomentar un rendimiento óptimo. Cuando sabes cómo los empleados dedican su tiempo y estableces métricas para medir el desempeño del equipo, puedes tomar medidas para crear flujos de trabajo más eficientes.

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Estas son algunas de las principales funciones de vigilancia informática que puede aprovechar para optimizar la eficiencia operativa:

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Eficiencia individual y de equipo

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Saber qué tan productivo es su personal supervisando el uso de Internet por parte de los empleados solo le ayudará si puede determinar con precisión lo que eso significa de forma granular.

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Al monitorear el desempeño en el lugar de trabajo, ¿sabe qué equipos e individuos tienen un mejor desempeño y dedican su tiempo de manera inteligente?

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Por otro lado, ¿sabe qué equipos e individuos pueden tener un rendimiento inferior o pasar más tiempo inactivos?

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Con una herramienta como Insightful, puede supervisar la actividad informática de los empleados y responder a estas preguntas con un vistazo a los informes de datos en tiempo real.

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He aquí cómo hacerlo:

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• Rastrea automáticamente el tiempo - mida la producción diaria, semanal y mensual como resultado de las horas dedicadas a actividades relacionadas con el trabajo.

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• Identifique las tendencias clave de productividad - Evalúe la productividad según un cronograma y compárela en función de las expectativas para ver qué factores pueden estar influyendo en la productividad de los empleados y los equipos.

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• Rastrea el uso de la - Analice en qué medida los empleados y los equipos confían en determinadas aplicaciones y si esto tiene un impacto significativo en la producción general o si algunas son pérdidas de tiempo improductivas.

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Puntos de referencia para la productividad

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Hay dos factores que determinan el buen desempeño de una empresa: eficiencia y productividad.

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Eficiencia - Utilizar la menor cantidad de recursos para realizar el trabajo

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Productividad - Una métrica que indica la producción total

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Si bien la eficiencia se basa en cómo puede reducir gastos y refinar los procesos para ahorrar tiempo y recursos, la productividad se basa en lo que puede lograr en un día.

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Al establecer puntos de referencia para la productividad, puede desafiar a sus equipos y empleados a alcanzar objetivos tangibles con respecto a la producción. Ya se trate de la cantidad de publicaciones de blog escritas, de los objetivos establecidos o de los casos revisados, contar con puntos de referencia de productividad puede marcar la pauta en su agencia gubernamental.

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Cuando utilizas una herramienta como Insightful, puedes aumentar el impacto positivo de estos puntos de referencia mediante la transparencia de los datos. Como La mejor herramienta de Forbes para monitorear la privacidad de los empleados, Insightful es una excelente opción para compartir datos con los empleados y obtener los siguientes beneficios:

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• Responsabilidad - Otorgar a los empleados acceso a sus datos de tiempo genera una mayor responsabilidad a medida que se dan cuenta de sus aportaciones y su desempeño.

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• Motivación - La motivación puede ser difícil de conseguir cuando no tienes indicadores de lo bien que lo estás haciendo y de si tus acciones están dando resultados positivos. Con Insightful puedes superar este obstáculo y animar a los empleados a motivarse para mejorar su productividad.

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• Integración - Cuando los empleados pueden ver su desempeño y tú tienes ese nivel de transparencia, puedes generar confianza al hacerles saber que su desempeño y crecimiento dentro de la empresa están en sus manos.

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Con los puntos de referencia de productividad, también puede identificar los valores atípicos y los de mejor desempeño, lo que puede ayudarlo a seleccionar a los empleados para obtener oportunidades de crecimiento profesional o evaluaciones de desempeño.

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flujos de trabajo optimizados

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Si desea aumentar la eficiencia del lugar de trabajo, los flujos de trabajo individuales y de equipo son excelentes áreas en las que centrarse.

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La forma en que trabajan sus empleados es tan importante como en qué trabajan y cuánto trabajan.

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Estas son algunas de las maneras en las que puede auditar y optimizar los flujos de trabajo en su agencia:

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• Identifique las brechas de habilidades - Las brechas de habilidades pueden desviar a los equipos del rumbo y hacerte saber dónde debes centrar tus recursos de formación o tu estrategia de contratación. Si descubres que algunos proyectos llevan más tiempo para algunos equipos, puedes buscar de forma proactiva formas de cerrar las brechas de habilidades y acelerar los flujos de trabajo.

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• Rastrea el uso de la - Al rastrear el uso de aplicaciones y sitios web con Insightful, puedes ver qué herramientas son esenciales para flujos de trabajo efectivos y cuáles generan más trabajo sobre trabajo que un progreso significativo.

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• Fomentar la conciencia individual - Cuando compartes datos con tus empleados, puedes crear una sensación de conciencia individual. Este nivel de transparencia permite a los empleados encontrar formas de optimizar sus propios flujos de trabajo para disfrutar de una experiencia más fluida.

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Cómo unirlo todo

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Si bien cada sugerencia de esta guía se puede implementar por separado para ver qué impacto tiene en la eficiencia y la productividad, a veces un enfoque holístico es la mejor manera de avanzar.

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Mediante la implementación software de monitoreo para empleados, por ejemplo, una plataforma de análisis de la fuerza laboral como Insightful: puede reunir todas estas herramientas y sistemas en un solo lugar.

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Puede supervisar la productividad y la eficiencia, establecer puntos de referencia e identificar las tendencias clave. Al analizar los datos en tiempo real y utilizar informes mensuales, resulta más fácil ser proactivo e identificar las necesidades de cada equipo e individuo antes de que surjan problemas que provoquen una pérdida de productividad.

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El uso de software como Insightful es una forma confiable de realizar un seguimiento de todo lo que hace que su agencia funcione y realizar ajustes que mejoren la eficiencia a medida que avanza.

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