En estos días, la estructura de un equipo de marketing se está volviendo más compleja a medida que surgen más canales de publicidad. Ahora, para tener un equipo en pleno funcionamiento que tenga alguna posibilidad de lograr resultados tangibles, se necesita una persona de relaciones públicas, una persona de redes sociales, un gerente de producto y marca, una persona de SEO, un creador de contenido, diseñadores, analistas, etc. Cuanto mayor sea el alcance que desees lograr, más complejo será tu equipo.

Cuando hay tantas personas que realizan diferentes trabajos pero, sin embargo, trabajan en los mismos proyectos y necesitan estar sincronizadas, las cosas pueden resultar difíciles de gestionar.

Sin embargo, hay un par de cosas que puedes hacer en áreas específicas de la organización del equipo que podrían acercarte un poco más a un proceso de gestión más fácil y fluido. También te mostraremos cómo utilizar un rastreador de tiempo para el trabajo y otras herramientas para que esto sea aún más indoloro y eficaz.

Determinar la meta y hacer un plan

Un equipo de marketing no es tan diferente de otras profesiones cuando se trata del primer paso para gestionar un proyecto. Antes de intentar hacer cualquier cosa, debes definir el objetivo final de tu proyecto y planificar el proceso en detalle.

La definición de la meta debe hacerse en términos claros y debe ser INTELIGENTE (específica, medible, alcanzable, relevante y con plazos determinados). Por ejemplo, decir que tu objetivo final es «atraer a más clientes» no hará que tu equipo de marketing vaya muy lejos. No sabes lo que tienes que hacer y no hay forma de saber si has alcanzado tu objetivo.

En su lugar, prueba algo como esto: nuestro objetivo es aumentar las visitas a nuestro sitio web a través de los motores de búsqueda en un 20% para finales del próximo mes. Cuando tienes un objetivo específico y medible como este, es más fácil delegar tareas a diferentes miembros, lo que te permitirá estar más cerca de cumplir tu objetivo. Además, la tarea tiene una fecha límite, por lo que tienes la oportunidad de analiza tu proyecto y determinar si tuvo éxito o no y qué se podría haber mejorado.

Con un objetivo bien establecido, será mucho más fácil dividir el proyecto en tareas específicas y decidir qué debe hacer cada miembro del equipo, así como cómo organizar y planificar todo el proceso.

Haga uso de las herramientas

Claro, los avances en la tecnología crearon más complejidad en la industria del marketing, pero este fenómeno también trajo un montón de herramientas para facilitar mucho tu trabajo como gerente de equipo. Así que echemos un vistazo a algunas de las herramientas digitales más útiles que definitivamente deberías tener a mano.

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Y por último, pero no por ello menos importante, deberías conseguir un rastreador de tiempo para el trabajo. Esta sencilla herramienta te permitirá supervisar lo que hacen todos y hacer ajustes para que puedas aumentar la productividad de tu equipo. También va a complementa tu herramienta de gestión de proyectos añadiendo información sobre la rendición de cuentas y los datos a la organización existente.

Construya una cultura apropiada

Según un encuesta, la mayoría de los líderes de marketing (el 52%) afirman que les gustaría tener una cultura más basada en los datos dentro de su equipo, pero el mismo número de ellos también señaló que tenían un pensamiento más creativo. Parecen dos cosas completamente opuestas, pero en el marketing, más que en ningún otro lugar, son bastante complementarias.

Se puede lograr una cultura creativa y exploratoria teniendo una mente abierta, dando voz a todos, teniendo frecuentes sesiones de intercambio de ideas y, en general, alentando a todos a aportar ideas y puntos de vista. La mayoría de los especialistas en publicidad son creativos por naturaleza, solo hay que fomentar esta calidad.

En cuanto al lado de la cultura basado en datos, un rastreador del tiempo para el trabajo puede ayudarte mucho. Si le das a tu agencia de publicidad un software de seguimiento del tiempo, obtendrás una gran cantidad de datos concretos a cambio. Sabrás cuándo tus empleados son productivos, cuánto tardan en realizar determinadas tareas, cuánto suele utilizar tu equipo un software u otro, etc. Esto te dará la oportunidad de analizar el rendimiento de tu equipo y optimizar la carga de trabajo en consecuencia.

El tiempo lo es todo

Debido a que un proyecto de marketing tiene tantos elementos, todo debe programarse a la perfección. Es por eso que puedes terminar perdiendo mucho tiempo si tu equipo no está organizado correctamente. Por ejemplo, tu departamento de relaciones públicas lo ha preparado todo para la divulgación, pero están esperando a que el contenido esté terminado. O tu especialista en redes sociales está preparado para la próxima tanda de publicaciones, pero primero tiene que esperar a que un analista les dé los objetivos.

Una vez más, esto es algo en lo que un rastreador de tiempo para el trabajo puede ayudarte mucho. Si ves que el departamento de contenido sigue usando Word o Google Docs, mientras que el departamento de relaciones públicas ha estado navegando por Amazon durante las últimas dos horas, tal vez sea el momento de darle otra tarea al departamento de relaciones públicas o de ayudar al redactor del contenido.

Con el tiempo, cuando te acostumbres a usar el software de seguimiento del tiempo de una agencia, verás que podrás organizar todo el proyecto para que todos estén perfectamente sincronizados y se pierda muy poco tiempo.

Conclusión

Gestionar un equipo de marketing complejo no tiene por qué ser una tarea difícil o imposible. Si abordas cada proyecto con una actitud orientada a los objetivos y a los datos, nada será difícil. Y, por supuesto, siempre puedes usar herramientas como Time Tracker for Work para hacerte la vida aún más fácil.

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