‍

¿Le intriga saber por qué sus equipos tan ocupados no parecen hacer mucho?

Imagine recuperar hasta 62 horas desperdiciadas cada mes, es decir, el tiempo que sus empleados dedican actualmente a reuniones inútiles y a ahogarse en correos electrónicos. El ruido colaborativo está acabando con la productividad, no es de extrañar que solo el 60% de la semana laboral sea realmente productiva.

El desorden colaborativo paraliza la productividad y frena la innovación y, en última instancia, da ventaja a sus competidores. Sin embargo, la colaboración está destinada a tener la exactamente lo contrario efecto. Entonces, ¿en qué van mal las empresas?

En este artículo, le mostraremos cómo detectar el ruido colaborativo y pulirlo para convertirlo en una colaboración significativa y productiva. Tampoco tendrás que abordarlo solo, descubre cómo funcionan herramientas como monitoreo de la productividad de los empleados ¡el software puede ayudar a facilitar el proceso!

¿Está preparado para convertir su caótico lugar de trabajo en un modelo de eficiencia?

‍

¿Qué es el ruido colaborativo y cómo perjudica a su empresa?

El ruido colaborativo es la colaboración que salió mal. Es el resultado de un exceso de comunicación y un trabajo en equipo desestructurado eso interrumpe el enfoque y la eficiencia. La línea se cruza cuando la comunicación y las reuniones se vuelven excesivas y ya no mejoran la productividad, sino que crean una distracción constante en el lugar de trabajo.

El ruido colaborativo no es solo un subproducto de los entornos de trabajo modernos; a menudo está arraigado en la cultura del lugar de trabajo, impulsado por hábitos y prácticas que, sin darse cuenta, priorizan la conectividad constante por encima de la productividad.
‍

Las 5 principales formas en las que los empleados pierden la concentración debido al ruido colaborativo

Comunicación equivocada

Muchas organizaciones cometen el error de confiar demasiado en las reuniones y el correo electrónico para comunicarse. Los empleados pierden hasta 31 horas al mes en reuniones improductivas, y el 28% de la jornada laboral se dedica a los correos electrónicos.

Sin reglas claras, los empleados hacen un mal uso de las herramientas, lo que provoca reuniones improductivas y una comunicación ineficiente.

Reuniones mal organizadas

La optimización de reuniones puede no ser una tarea pendiente, pero no debería serlo. Las reuniones mal organizadas costaron a las empresas estadounidenses 399 000 millones de dólares solo en 2019 debido a la pérdida de productividad, y los ejecutivos consideran que el 67% de las reuniones son un fracaso debido a la falta de resultados y preparación claros.
‍

Distracciones constantes

Se tarda un promedio de 23 minutos en volver a centrarse después de cada interrupción, y los empleados experimentan un promedio de 56 interrupciones por día., lo que suma aproximadamente 21 horas de tiempo de pérdida de concentración al día.

Dado que una jornada laboral estándar suele ser de 8 horas, la cantidad promedio de interrupciones plantea la siguiente pregunta:¿Los empleados pueden concentrarse en el trabajo profundo?
‍

Falta de capacitación en comunicación

El 35% de los trabajadores remotos luchan por encontrar el equilibrio adecuado en la comunicación, lo que a menudo conduce a un exceso de comunicación y a mensajes improductivos. Esto significa que es probable que un gran segmento de su fuerza laboral no comprenda en primer lugar lo que significa una buena comunicación.
‍

Cuestiones culturales

La presión para responder al instante y el FOMO empujan a los empleados a unirse a todas las discusiones, lo que añade ruido innecesario.

Por ejemplo, El 40% de los empleados se sienten presionados para responder a los mensajes de trabajo de inmediato, incluso a costa de la productividad y del aumento del estrés.

Otro problema es el FOMO. 42% de los empleados se unen a reuniones a las que no necesitan asistir porque temen perdérselas sobre información o decisiones importantes. Esto contribuye a una sobrecarga de comunicación innecesaria y reduce la concentración en las tareas esenciales.

‍

¿Cómo puedo reducir el ruido colaborativo y las distracciones en el lugar de trabajo?

Eliminar el ruido colaborativo comienza con identificar y abordar sus raíces. El siguiente paso es transformar la cultura de su lugar de trabajo mediante una reforma de los hábitos de trabajo de su organización.


¿No sabes por dónde empezar? ¿Un aplicación de seguimiento del tiempo de los empleados puede acelerar el proceso. Le mostraremos cómo...
‍

Reduzca las pérdidas de tiempo: utilice los datos para agilizar la comunicación

Cuando los trabajadores se alejan constantemente de las tareas importantes para administrar sus bandejas de entrada o asisten a reuniones inútiles, las jornadas laborales se fragmentan rápidamente y se vuelven ineficientes.

El primer paso para eliminar estas pérdidas de tiempo es entender cómo se comunica tu equipo y con qué frecuencia. Claro, podrías preguntarle a tu equipo, pero es probable que pasen por alto las pequeñas comunicaciones ad hoc que se acumulan rápidamente.

Por eso necesita datos claros y objetivos sobre los patrones de comunicación.

Para obtener la información que necesita, utilice herramientas de monitoreo de software como Insightful. Insightful rastrea la actividad en tiempo real y proporciona informes detallados para una visibilidad total de los patrones de comunicación de su equipo. El seguimiento del uso de las aplicaciones y los sitios web te muestra exactamente cuánto tiempo pasa tu equipo en diferentes aplicaciones de comunicación.

Verás cuándo y con qué frecuencia se envían correos electrónicos, mensajes y reuniones, lo que te ayudará identifique los momentos pico de comunicación, las interacciones excesivas y las reuniones improductivas.

Usa esta información para reducir las reuniones innecesarias y programar debates importantes durante las horas punta, de modo que tu equipo mantenga el compromiso y las reuniones sigan siendo productivas.

Para reducir aún más las interrupciones innecesarias, establezca reglas claras: utilice correos electrónicos para actualizaciones no urgentes, mensajes instantáneos para problemas urgentes y confíe más en los documentos compartidos y las herramientas de gestión de proyectos para limitar la necesidad de reuniones en tiempo real. Esto ayuda a tu equipo a mantenerse concentrado y a mantener un mejor ritmo de trabajo.

¿Quieres verlo en acción? Descubra cómo Guardián del robot simplificaron sus procesos y eliminaron el desorden colaborativo con Insightful.
‍

Haga que las reuniones cuenten: establezca agendas claras y mida el impacto

Con las reuniones excesivas fuera del camino, concéntrese en optimizar las necesarias. Las reuniones desestructuradas con objetivos poco claros crean confusión y aumentan el desorden colaborativo, ya que los empleados se esfuerzan por encontrar una dirección después.

La clave es tener una visión clara de cómo las reuniones afectan directamente a la productividad.

Para mantener la eficacia y la productividad de las reuniones, utilice herramientas de monitoreo de la productividad de los empleados para entender exactamente cómo las reuniones afectan a los resultados del equipo.

Por ejemplo, los informes de productividad de Insightful te permiten ver cómo las reuniones afectan al trabajo de tu equipo al hacer un seguimiento de los resultados antes y después. Si observas que la productividad disminuye después de las reuniones, o si dedicas mucho tiempo a las reuniones sin hacer mucho trabajo, es una señal clara de que las reuniones podrían estar agotando a tu equipo.

Utilice esta información para refinar su enfoque estableciendo agendas claras, imponiendo cronogramas estrictos y asegurándose de que los participantes vengan preparados. Realiza un seguimiento periódico de estas métricas para ajustar continuamente tus estrategias, de modo que las reuniones aumenten la productividad de tu equipo en lugar de reducirla.
‍

Combata las distracciones: programe un trabajo profundo

El trabajo moderno a menudo hace que los empleados sientan la necesidad de estar «siempre conectados», especialmente los trabajadores remotos. El flujo constante de notificaciones de comunicación hace que sea casi imposible concentrarse y dedicarse a un trabajo profundo.

En pocas palabras, conectividad constante resulta en distracción constante.

Por eso es imprescindible programar un tiempo de concentración para un trabajo profundo. El propósito del trabajo profundo es centrarse por completo en una tarea cognitivamente exigente sin interrupciones. El resultado es trabajo de mayor calidad en menos tiempo, y los estudios muestran el trabajo profundo duplica la productividad.

Sin embargo, cuando el trabajo intenso no se alinea con los momentos de máxima productividad, los empleados no están tan alertas ni concentrados, lo que hace que sea más difícil concentrarse y trabajar de manera eficiente. Para maximizar la eficacia del trabajo profundo, es importante programar estos períodos durante los momentos de máxima productividad individuales. Pero, ¿cómo sabes lo que son?

Con Insightful, tiene una visión clara de los hábitos de trabajo y los patrones de desempeño de un empleado individual. Estos datos te permiten identificar sus períodos de máxima productividad, de modo que puedes programar el trabajo intensivo durante estos momentos óptimos y trasladar las comunicaciones menos críticas a las horas de menor actividad.

Aumente aún más la eficacia del trabajo mediante la supervisión del uso de las aplicaciones y los sitios web durante los períodos de concentración. Esto le ayuda a detectar las distracciones y a comprobar si los empleados realmente se concentran en sus tareas. Con estos datos, puedes modificar las políticas, como bloquear ciertos sitios durante los picos de productividad, para mantener a todos concentrados y aprovechar al máximo las sesiones de trabajo intenso.
‍

Capacite a los equipos para que se comuniquen eficazmente

Sin una orientación o una formación claras, podrían terminar enviando demasiados mensajes, utilizando los canales equivocados o quedándose atrapados en reuniones interminables.

Entonces, ¿cómo se detectan las brechas? Cómo saber si los empleados remotos están trabajando de manera efectiva y colaborando con un propósito?

Utilice los datos sobre hábitos laborales para identificar quién necesita más asesoramiento para una comunicación eficaz.

Software para trabajar desde casa proporciona información detallada sobre los patrones de comunicación individuales y de equipo, para que puedas ver quién podría seguir sin dar en el blanco. Con estos datos, puedes personalizar las sesiones de capacitación para abordar desafíos de comunicación específicos, asegurándote de que cada miembro del equipo sepa cómo comunicarse de manera clara y efectiva.

No es solo software para trabajar de forma remota desde casa Además, herramientas como Insightful pueden ayudar a reducir el desorden colaborativo en todos los modelos de trabajo, ya sea en la oficina, remoto o híbrido.
‍

Capacite a los empleados para que dominen su tiempo

Ahora que ha tomado todas las medidas para silenciar el ruido colaborativo, capacite a sus empleados para que hagan lo mismo. Empieza por abordar cualquier mentalidad persistente en la cultura de tu empresa que contribuya al desorden colaborativo.

No premies las respuestas instantáneas: Anima a tu equipo a responder con cuidado, no solo con rapidez. Concéntrese en la calidad y no en la velocidad de la comunicación.

Prevenga el FOMO: Establezca agendas de reuniones claras, promueva la confianza en las notas compartidas y capacite a los equipos para que prioricen las tareas esenciales por encima de las reuniones innecesarias.

Aliente a los empleados a controlar mejor su tiempo ofreciéndoles acceso a sus datos de productividad. 

Insightful ofrece a los empleados una visión clara de cómo dedican su tiempo. Al utilizar sus propios datos de seguimiento del tiempo y productividad, pueden detectar patrones, como cuándo son más productivos o cuándo la comunicación se convierte en una distracción. Esto les ayuda a tomar decisiones más inteligentes sobre cuándo unirse a las reuniones, responder a los mensajes y centrarse en el trabajo profundo.
‍

Conclusión

Cada día perdido debido a reuniones innecesarias, mensajes constantes y desorden colaborativo es un día en que sus competidores ganan terreno.

No permita que la ineficiencia frene su negocio. Perspicaz es el mejor software de monitoreo de PC para reducir el ruido, ¡y es fácil de implementar! Comience hoy mismo su prueba de 7 días sin riesgos!

‍

‍