No puedes mejorar lo que no puedes medir - es un buen punto de partida para el éxito optimización de procesos empresariales.

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En tiempos financieros difíciles, la optimización de todos los aspectos de su negocio puede decidir la fe de su empresa. Es por eso que cada vez más empresas deciden que quieren asegurarse de que su personal se mantenga al día en lo que respecta a sus funciones.

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Durante los últimos años, Insightful ha contado numerosas horas de trabajo de empleados de diferentes sectores a través de nuestro software de seguimiento del tiempo. Los beneficios de implementar una solución de este tipo en sus entornos varían de un cliente a otro, por lo que decidimos mostrar los problemas a los que se enfrentaban y cómo les ayudamos a solucionarlos.

NOTA: Los acuerdos de confidencialidad (NDA) que tenemos con estos clientes en particular nos impiden divulgar ningún nombre. Estamos atentos a la protección de su privacidad mientras utilizamos nuestro software de seguimiento de la productividad laboral.

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Industria logística

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El desafío: El cliente es una empresa del sector de la logística con 800 personas trabajando en el back office. Además de proporcionar transporte (por carretera, ferrocarril, barco y aire, a nivel nacional e internacional), también ofrecen servicios de almacenamiento.

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Esto, por supuesto, requiere mucha planificación y coordinación, el personal pasa todo su tiempo trabajando en computadoras realizando muchas tareas diferentes utilizando un ERP.

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Sin embargo, la implementación de Insightful software de monitoreo de pantalla ha revelado que los empleados dedicaban demasiado tiempo a utilizar Microsoft Excel sin aprovechar todo su potencial. En esencia, lo estaban usando como una simple calculadora cuando podría haber realizado una serie de cálculos complicados.

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La solución: Tras haber identificado con la solución de seguimiento del tiempo de oficina de Insightful el 25% de los empleados que pasaban una cantidad crítica de tiempo en Excel, la dirección decidió implementar una formación adicional en Excel.

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El resultado: Con más formación en Excel y mejores habilidades, el personal pudo trabajar de manera más eficiente y procesar un 18% más de pedidos, una prueba directa del aumento general de la productividad.

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Industria del mueble

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El desafío: El cliente es una empresa de fabricación de muebles de Serbia con una línea de exportación a Alemania. Tras implementar el software de monitorización de ordenadores de Insightful, descubrieron que existía una barrera lingüística que afectaba gravemente a la eficacia de toda la operación.

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Si bien a los empleados les iba muy bien el alemán hablado, perdían una enorme cantidad de tiempo utilizando Google Translate durante la correspondencia escrita. Por no hablar de las consecuencias que ese nivel de inexactitud dejó en su marca a los ojos del cliente.

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La solución: La dirección organizó cursos de idiomas para los empleados e hizo del alemán el idioma oficial de su comunicación interna.

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El resultado: Solo tres meses después de comenzar a monitorear a los empleados con el software Insightful y de identificar el problema, se observaron las primeras mejoras significativas. Ahora, utilizando el alemán con mayor eficiencia y de una manera más cómoda, los empleados podían enviar hasta un 25% más de correos electrónicos por día. Esto, a su vez, se tradujo en un aumento del 8% en los ingresos por ventas.

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Industria de software informático

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El desafío: El cliente es una empresa de software que ha desarrollado una plataforma para juegos de azar en línea y cuenta con un equipo de soporte de casi 250 ingenieros.

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Sus gerentes sospechaban que a veces eran perezosos en el trabajo y decidieron implementar el software de seguimiento del tiempo para proyectos de Insightful para poder medir cada minuto de su jornada laboral.

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Lo que vieron fue exactamente cuánto tiempo tardó cada empleado en responder a un ticket de soporte una vez creado por un cliente, y los resultados fueron mucho peores de lo que se había previsto originalmente. El tiempo medio de espera para resolver un incidente fue de aproximadamente 45 minutos, en lugar de los 20 esperados.

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La solución: Tras investigar la causa del retraso en la resolución de las multas, el cliente decidió pedir ayuda a una empresa de consultoría de recursos humanos con la intención de levantar la motivación y la moral del personal. Implementaron varias actividades de gestión para mejorar la productividad laboral, mediante las cuales asesoraron y midieron el desempeño de sus empleados durante todo el período.

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El resultado: Tras seis meses de seguimiento minucioso de la actividad en el lugar de trabajo y de esfuerzos para mejorar la satisfacción laboral, el tiempo de espera de las solicitudes de soporte se redujo de un promedio de 45 minutos a tan solo 27 minutos.

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Industria del marketing digital

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El desafío: El cliente es una agencia de marketing digital con varios autónomos en nómina. La gran cantidad de proyectos en los que están trabajando no solo les ha causado problemas de asignación de tiempo, sino también problemas a la hora de facturar y recibir la facturación de sus servicios.

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La solución: Dado que esta agencia necesitaba implementar el seguimiento de las horas facturables (a nivel de proyecto, campaña y cliente), las flexibles capacidades de seguimiento de Insightful permitieron recopilar información precisa para que la facturación fuera correcta por todos lados.

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El resultado: La agencia ahora está segura de que los autónomos que han contratado para determinados servicios no les están cobrando de más. Además, pueden calcular correctamente las tarifas de los clientes y asegurarse de mantenerse dentro del presupuesto asignado. Por último, la administración del tiempo y la asignación de recursos funcionan sin problemas ahora, ya que tienen un flujo constante de información útil sobre la forma en que se hacen las cosas.

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Industria de la arquitectura

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El desafío: El cliente es una firma de arquitectura de Malasia con más de 500 empleados que trabajan en la oficina y en el sitio. Con ese volumen de personal, la empresa tuvo dificultades para supervisar la actividad de los empleados.

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La solución: En respuesta a las necesidades específicas de la industria de la arquitectura, la construcción y la ingeniería, Insightful ha desarrollado una forma de supervisar el trabajo de forma estructurada. Basándose en su metodología de nomenclatura de archivos, el software de Insightful se configuró para rastrear el tiempo de actividad y la gestión de proyectos sin siquiera iniciar la aplicación, simplemente sabiendo cómo los empleados nombran sus archivos.

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El resultado: Los trabajadores no solo son más eficientes por el simple hecho de estar más concentrados en sus tareas, sino que también se nota en el balance de fin de año. Se estima que la empresa ahorra 3,24 millones de dólares cada año.

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Observaciones generales

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Empresas que implementaron nuestro servicio en la oficina y software de seguimiento remoto del tiempo de los empleados y siguieron nuestro consejo de no informar a sus empleados sobre la supervisión al principio y obtuvieron mejores resultados que los que revelaron el seguimiento de los hábitos de trabajo del personal. Las únicas excepciones son aquellas empresas que tenían plazos ajustados o estaban en temporada alta.

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Si la ley lo permite, recomendamos que los gerentes no compartan esta información con los empleados durante la primera semana después de instalar nuestro software para recopilar datos realistas y obtener una comprensión clara de su situación actual.

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Después de la primera semana, cuando se informa a los empleados de que se ha instalado un nuevo sistema de seguimiento del tiempo y se están supervisando sus actividades, se produce un aumento inmediato de la productividad del 10 al 11% en comparación con el período anterior. A medida que pasa el tiempo, este número disminuye gradualmente hasta un 4-5% y se mantiene así si no se toman más medidas.

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Por lo tanto, es lógico pensar que no basta con instalar un software para monitorear la actividad en el ordenador de sus empleados y dejarlo así, sino que es solo un paso para cambiar la cultura de la empresa por una más productiva, pero también altamente satisfactoria.

Este artículo fue escrito originalmente el 1 de noviembre de 2016 por Marija Grgur. Fue actualizado el 18 de junio de 2020 por Aleksandra Djordjevic.