He aquí un pequeño acertijo para ti: ¿cuál de los siguientes escenarios representa una situación de la vida real y cuál es un cuento de hadas corporativo?

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1. A las 9 en punto, todos sus empleados han entrado en la oficina. Miras a tu alrededor y ves que todos están sentados en sus escritorios, escribiendo con entusiasmo. Miras tu reloj y son las 9:05.

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2. A las 9:15 horas, el 80% de su fuerza laboral se ha presentado lentamente en la oficina. Miras a tu alrededor y ves a tus compañeros de trabajo charlando mientras toman una cerveza por la mañana. El olor a bagels del desayuno y a café de máquina persiste a medida que el ruido comienza a disminuir, hasta que por fin todos los ordenadores están encendidos y todos comienzan a trabajar. Miras tu reloj y son las 9:37.

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La respuesta es sencilla.

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Pero incluso si piensas que el primer escenario no es realista, es por lo que pagas a tus empleados.

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Ahora, vamos a ver algunas de las razones por las que el seguimiento de los relojes no es tan fácil como parece y cómo superar esta dificultad con monitoreo remoto de empleados usando un aplicación de reloj para empleados como Insightful.

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El problema con los relojes

Por definición, el crk-in es el momento preciso en el que un empleado llega a la oficina. Pero si alguna vez has intentado medirlo y comprobar hasta qué punto tus cifras reflejaban la situación real, es posible que hayas notado un par de discrepancias, como la que se menciona en nuestro ejemplo de escenario B.

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Entonces, ¿cómo puede algo tan simple y directo ser tan intangible?

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Hay un par de cosas que contribuyen a la dificultad de medir con precisión los relojes. La primera es nuestra tendencia natural a postergar las cosas. Ya sea en forma de una conversación prolongada con sus colegas, desayunando, tomando café o poniéndose al día con las noticias en Internet, parece muy difícil para los empleados ir directamente a trabajar inmediatamente después de entrar en la oficina.

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Y la cosa es que han pasado sus tarjetas de acceso o lo que sea que utilices para hacer un seguimiento de la asistencia, por lo que, técnicamente, su jornada laboral ha empezado. Pero podría pasar media hora antes de que empiecen a trabajar.

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Otro problema potencial son los llamados puñetazos a los amigos, que no son más que una solución para llegar tarde. Los colegas simplemente se pasan las tarjetas o ponen los nombres de los demás en la hoja de horas y listo. Sobre el papel, un empleado puede empezar su jornada laboral 20 minutos incluso antes de estar físicamente allí.

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5 maneras en las que las soluciones de seguimiento del tiempo pueden ayudar

Implementación monitoreo remoto de empleados podría resolver la mayoría de los problemas relacionados con la asistencia y proporcionarle la respuesta definitiva para saber cuándo sus empleados realmente comienzan a trabajar.

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Pero, ¿qué es el software de seguimiento del tiempo?

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Es un programa informático que rastrea la actividad de la computadora y mide el tiempo que los empleados dedican a diferentes tareas y en diferentes aplicaciones o sitios web. Y lo que es especialmente útil para el tema que estamos tratando es que la aplicación de cronometraje para empleados también puede crear hojas de tiempo de asistencia automáticas.

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En este contexto, la hora de entrada es la hora exacta en la que un empleado encendió su ordenador y la hora de salida es (sorpresa, sorpresa) cuando apaga sus máquinas para irse a casa.

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Estas son 5 formas en las que las soluciones de seguimiento del tiempo pueden aumentar la precisión y la comodidad del seguimiento de la asistencia para sus equipos:

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1. Rastreo automático

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Una aplicación de control horario registra la actividad del ordenador, por lo que, incluso si por alguna razón totalmente perjudicial para el medio ambiente sus empleados mantienen sus máquinas encendidas en todo momento, el software de registro horario registrará la primera actividad de un día determinado como hora de entrada y la última como hora de salida.

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Con una cronometración tan precisa basada en la actividad del ordenador, has resuelto dos problemas: puedes medir la procrastinación como la diferencia entre ir a la oficina y empezar a trabajar, y puedes eliminar los puñetazos entre amigos.

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También puedes reducir eficazmente el riesgo de errores de entrada manual con el seguimiento automático del tiempo, lo que significa que los empleados cometen errores (como todos solemos hacer de vez en cuando) no tienen por qué interrumpir la precisión de la hora.

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Cuando confías en el seguimiento automático del tiempo, no importa cómo trabajen tus equipos.

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Tendrá en cuenta:

• Horarios flexibles
• Modelos de trabajo remoto e híbrido
• Horas extras
• Ausencias
• Salidas tardías y anticipadas

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Al final del día, tendrás una cifra exacta del total de horas trabajadas, sin peros ni peros.

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2. Hojas de tiempo precisas

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En última instancia, lo que obtiene de la aplicación de reloj horario de sus empleados son hojas de tiempo claras generadas automáticamente con los relojes precisos de todos.

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Pero a pesar de que se trata de información valiosa, un consejo: no tenga expectativas poco realistas. Es posible que desees reducir la procrastinación, pero realmente no puedes esperar que los trabajadores sean productivos al máximo en el momento en que entran en la oficina. Es razonable dejar tiempo para que se quiten las chaquetas, saluden a sus colegas y preparen esa primera taza de café que tanto necesitan.

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3. Intervención inmediata

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A veces es necesario poder reaccionar rápidamente ante los problemas de asistencia de los empleados.

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Si el gerente llega tarde, es posible que necesites que un colega suyo intervenga y guíe el barco durante uno o dos momentos para que todos entiendan lo que deben hacer. O si te das cuenta de que un miembro del equipo aún no se ha presentado a trabajar 15 minutos después de la jornada laboral, puedes llamarlo sin más demora.

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Esa es la ventaja del seguimiento automático del tiempo: tienes datos en tiempo real sobre los que puedes actuar de inmediato. Esto lo convierte en una herramienta inestimable para su equipo de recursos humanos y permite una intervención oportuna cuando sea necesario.

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4. Integración de nómina

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Pagar a los empleados por cada hora trabajada redunda en beneficio de todos, y es mucho más fácil hacerlo bien cuando se implementa el seguimiento automático del tiempo.

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Muchas soluciones de monitoreo de empleados se integran perfectamente con las aplicaciones y sistemas de nómina, o le permiten exportar hojas de horas para que pueda registrar la nómina con precisión.

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Este proceso automatizado acelerará las cosas y eliminará la necesidad de una transferencia manual de datos que consume mucho tiempo, lo que también puede provocar errores manuales.

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5. Análisis de datos

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Por último, con las soluciones de monitoreo de empleados, generalmente tendrá acceso a funciones detalladas de análisis de datos e informes.

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Esto significa que su equipo de recursos humanos puede elaborar informes de rendimiento exhaustivos basados en los datos de tiempo, teniendo en cuenta la asistencia y analizando las tendencias. Esto puede ayudarlos a crear protocolos para el PTO, las horas de trabajo y trabajar en otros temas que afectan directamente a la asistencia de los empleados.

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Cronometrar el tiempo con confianza

La diferencia entre las horas registradas de los empleados y el inicio real de su trabajo puede ser un poco mayor de lo que te gustaría. Si bien tus expectativas no deberían ser demasiado altas para que no sean realistas, llevar un registro del momento en que tus empleados llegan realmente a la oficina y, lo que es más importante, de cuándo comienzan a trabajar con una aplicación de reloj para empleados puede ayudarte a organizar su carga de trabajo y a gestionar tu empresa con más éxito.

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