El hecho de que la optimización de la productividad y la eficiencia de los empleados en el trabajo sea tan importante en el mundo empresarial actual tal vez quede mejor atestiguado por la cantidad de consejos sobre cómo mejorar la productividad en el lugar de trabajo que puedes encontrar ahí fuera. En cada esquina hay un artículo sobre la multitarea, la organización del escritorio, cómo eliminar las distracciones, el tipo de música óptimo que debes escuchar, el orden de las tareas, hasta cosas como el color de las paredes de la oficina y si debes llevar a tu gato al trabajo.

Sin embargo, este artículo tendrá un enfoque ligeramente diferente sobre el tema de la productividad en el trabajo. En lugar de darte consejos específicos de los que puedes encontrar millones, analizaremos algunos principios fundamentales que deberías tratar de entender antes de probar cualquiera de los consejos para aumentar la productividad. Estos conceptos te ayudarán a tener la mentalidad adecuada para entender de qué se trata la productividad en el lugar de trabajo y cómo debes abordar su mejora. Por lo tanto, no te ofreceremos ningún consejo que puedas probar de inmediato, sino más bien una ruta general para entender mejor el concepto al que nos referimos como productividad.

Con esto en mente, ¡esperamos que esté listo para comenzar!

1. La productividad puede y debe medirse

Cuando mencionas la palabra «productividad», muchas personas tienen en mente un concepto bastante abstracto. Como si fuera algo que no se puede medir o, al menos, se mide de diferentes maneras para diferentes personas. Algunos consideran que la productividad es uno de esos conceptos: o eres productivo o no lo eres. La verdad, sin embargo, es que la idea, en esencia, es más simple que la primera vista, pero un poco más complicada que la segunda.

La productividad es un espectro: puedes ser extremadamente productivo, algo productivo, no particularmente productivo, etc. Y lo que es más importante, se puede cuantificar. Para el contexto laboral, la fórmula básica suele ser la siguiente: el tiempo productivo es el porcentaje de tareas relacionadas con el trabajo en relación con la cantidad total de tiempo de oficina.

Este principio exacto es adoptado por una herramienta llamada rastreador de productividad. Es un software de seguimiento del tiempo que te permite clasificar diferentes aplicaciones y sitios web como productivos o improductivos y, a continuación, hace un seguimiento del tiempo que dedicas a ellos y calcula tu productividad. Esta es una de las mejores y más sencillas maneras de medir objetivamente el grado de productividad en el trabajo.

También hay otras métricas proporcionadas por el rastreador de productividad que es valioso tener para abordar mejor el aumento de la eficiencia. Puedes entender a qué se destina exactamente tu tiempo cuando deberías estar trabajando, qué es lo que te distrae con más frecuencia, a qué hora del día eres más o menos productivo, etc.

2. Crear una rutina convierte la productividad en un hábito

Otra idea errónea fundamental que tienen muchas personas es que la productividad es algo a lo que hay que esperar. Que es una cuestión de inspiración y que no se puede forzar a que llegue.

Si bien puede ser cierto que la productividad no se puede forzar, al menos no de manera eficaz o sostenible, se puede capacitar. En otras palabras, en lugar de esperar a que llegue la motivación, debes tratar de aprender por ti mismo cuándo es el momento de ser productivo. Esto se logra principalmente mediante la creación de una rutina.

Puedes comprobar los datos de tu monitor de productividad para ver cuál es el momento más productivo del día para ti y organizar tu día en función de ese momento. Lo más importante es ser persistente y consistente. Un determinado tipo de flujo de trabajo solo puede convertirse realmente en algo rutinario si lo haces todos los días y lo varias lo menos posible. Por supuesto, no tendrás las mismas tareas ni la misma cantidad de trabajo todos los días, por lo que no podrás organizar tu tiempo con tanto detalle, pero elaborar un plan general ayuda mucho. Este plan debe incluir intervalos de tiempo para las tareas importantes, los trabajos de poca monta, los descansos, así como para pensar.

Seguir esta rutina durante el tiempo suficiente te ayudará a practicar cómo llegar a la zona, en lugar de perder el tiempo sentado esperando un aumento «natural» de productividad.

3. No se trata de cuánto trabajas, sino de qué tan concentrado estás

El siguiente concepto en el que deberías trabajar para internalizar es el hecho de que la productividad no se mide por el tiempo que pasas en la oficina, ni siquiera por el tiempo que dedicas a trabajar. Todo depende de la cantidad de trabajo de calidad que consigas invertir en el tiempo que dedicas a trabajar. Esto se conoce como «trabajo profundo».

Dos horas de trabajo profundo son mucho mejores que ocho horas de ir y venir entre las distracciones y las tareas reales. De esta forma, conseguirás hacer más y es más probable que el trabajo que realices durante este tiempo sea de mayor calidad, ya que no se intercaló con sesiones en las redes sociales. Por lo tanto, en general, cuando pretendas mejorar la productividad, no deberías buscar formas de dedicarte más tiempo a trabajar, sino de hacer que el tiempo que dedicas al trabajo realmente cuente.

4. Multitarea versus monotonía

Hay bastante debate sobre multitarea, por lo que nos pareció útil abordar este concepto también aquí. Para la mayoría de las personas y en la mayoría de los casos, la multitarea se reduce a cambiar de una tarea a otra, y este proceso desperdicia bastante tiempo, lo que no hace que sea la táctica más eficaz. La práctica opuesta es la monotonía de las tareas, que consiste en obligarnos a concentrarnos en una tarea hasta que la terminemos.

Obviamente, es probable que ninguna de estas opciones produzca buenos resultados si se usa en contra de su flujo de trabajo natural o de forma aislada. Lo mejor es intentar primero descubrir cuál de estas formas de trabajar, o mejor dicho, qué combinación de ambas se adapta mejor a sus necesidades. Puedes hacer un seguimiento de tu rendimiento en tu monitor de productividad mientras intentas realizar varias tareas a la vez o mientras intentas concentrarte. Verás que, a veces, te sientes más motivado para trabajar si ofreces un poco de variedad y, en otras ocasiones, te sientes más productivo cuando te concentras en una sola tarea. El rastreador de productividad te dará una pista sobre qué situaciones son más adecuadas para una u otra.

5. Aprenda a priorizar

Por último, es crucial que aceptes el hecho de que no puedes hacerlo todo. No importa lo eficiente que seas, la cruda verdad es que siempre habrá más trabajo esperándote. Por lo tanto, nunca intentes hacer todo lo que se te presente, sino que aprende a priorizar y a decir no a las tareas menos importantes.

Lo primero que hay que hacer es determinar cuáles son las tareas más importantes. Hazlas al principio del día y no te preocupes demasiado si no tienes tiempo para responder a todos los correos electrónicos o leer todos los documentos a los que solo estás conectado de forma remota. Delegue si puede, si no, déjelo pasar. Si lograste realizar tus tareas más prioritarias, tu día fue exitoso.

Conclusión

Hemos proporcionado las cinco ideas más importantes que debe adoptar para mejorar su productividad de manera efectiva a largo plazo. Tanto si optas por utilizar herramientas como el seguimiento de la productividad como si el siguiente paso es buscar consejos más detallados sobre lo que puedes hacer para ser más eficiente, tener en cuenta estas cinco cosas te ayudará a adoptar la mentalidad adecuada para que cualquier táctica funcione para ti.

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