Software de seguimiento es una herramienta empresarial muy versátil. Como tal, se puede utilizar eficazmente para mejorar muchas cosas dentro de su empresa, desde el proceso de seguimiento de la asistencia hasta la asignación y delegación de tareas y la productividad de sus empleados en el lugar de trabajo. Por lo tanto, no sorprende que estos beneficios se sigan acumulando y que puedan ir en direcciones bastante inesperadas.

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Una de esas ventajas de utilizar un software de seguimiento es el hecho de que puede desempeñar un papel importante en la mejora de la experiencia general de sus clientes. Por supuesto, esto no se puede lograr directamente, pero hay varias formas indirectas de hacer que tus clientes y clientes disfruten trabajando contigo. Esto se logra principalmente mediante la racionalización de sus propios procesos internos, así como mediante el aumento del rendimiento de sus empleados, tanto en términos de compromiso y productividad como en términos de su comunicación directa con los clientes.

En el artículo que tienes ante ti, trataremos de explorar todas estas formas diferentes en las que una aplicación sencilla de seguimiento del tiempo puede llevar la experiencia del cliente al siguiente nivel, así que prepárate para tomar notas porque es una de esas cosas que realmente marcan la diferencia en el éxito general de tu negocio.

Una mejor organización del proyecto significa clientes más felices

Su éxito con los clientes comienza en su propio patio trasero. Esto significa que antes de intentar hacer felices a tus clientes, debes tener pautas internas claras sobre cómo organizar cada proyecto. Y el software de seguimiento puede ser una herramienta excelente para ayudarte a mejorar la gestión de proyectos y, como resultado, a ser más eficaz en administración de clientes también.

El primer paso es utilizar este software para analizar el flujo de trabajo actual de su proyecto. Empieza a registrar el tiempo dedicado a todas las tareas que componen un proyecto, así como las herramientas que se utilizan, quién se encarga de qué parte del proyecto, etc. Analiza bien los datos de los que dispones e intenta estimar si es lo mejor que puedes hacer o si puedes hacer algo para mejorar el flujo de trabajo y aumentar la eficiencia.

Reúnase con su equipo para analizar algunas posibles mejoras. Por ejemplo, qué herramientas deben usarse para cada tarea, cuál debe ser el orden de las tareas para reducir el tiempo que se pierde esperando a que se termine una tarea y poder empezar a trabajar con la siguiente, cómo delegar la carga de trabajo de forma que algunos empleados tengan que trabajar en exceso mientras otros se quedan de brazos cruzados sin nada que hacer. Diseñar esta estrategia hará que su trabajo en los proyectos sea más ágil, rutinario y, en consecuencia, más eficiente.

Ahora, ¿qué tiene que ver esto con la satisfacción del cliente? Bueno, si tienes una forma determinada y eficaz de trabajar en los proyectos, eso significa que el flujo de trabajo es predecible y está bien estructurado, con muy pocos obstáculos inesperados a lo largo del camino. No cabe duda de que sus clientes apreciarán el hecho de poder confiar en esta rutina predecible y en un flujo de proyectos fluido.

Gestión de las expectativas de los clientes: presupuesto y tiempo

Profundizando un poco más en el concepto de mejorar el flujo de trabajo de los proyectos para mejorar la experiencia del cliente, nos centramos en las expectativas de los clientes en lo que respecta a los plazos y el presupuesto como factores muy importantes para su satisfacción.

Pongámoslo de esta manera: decir que el proyecto tardará 2 meses en completarse, solicitar una prórroga de dos semanas días antes del final y luego disculparse una vez más porque tienes que retrasar el plazo otras dos semanas es una experiencia mucho más frustrante para tu cliente que simplemente decir que necesitas 3 meses al principio.

El uso de un software de seguimiento para medir cuánto tiempo suele tardar cada tipo de proyecto, así como cuánto dinero suele gastar en diferentes procesos, le dará la oportunidad de tener estimaciones de proyecto más precisas, tanto en términos de dinero como de tiempo. Esto significa que tus plazos serán más realistas y será menos probable que se retrasen, y tus proyecciones presupuestarias también mejorarán. Como resultado, sus clientes estarán mejor informados y no se sentirán frustrados por los cambios constantes de planes.

El compromiso de los empleados también juega un papel

No es solo tu flujo de trabajo lo que tiene un efecto significativo en la satisfacción de tus clientes con tus servicios. También es la forma en que tus empleados abordan su trabajo en los proyectos. Muchas veces, ni siquiera la estrategia planificada de manera más eficaz puede ejecutarse bien si los empleados no se comprometen y son improductivos. Por lo tanto, esta es otra cosa en la que debes esforzarte por mejorar.

En primer lugar, puede estimar fácilmente los niveles de compromiso de sus trabajadores con un software de seguimiento. Todo lo que tiene que hacer es observar su productividad. ¿Están inmersos en las tareas o están deambulando por el mundo de las redes sociales y el entretenimiento móvil? Esto le ayudará a entender lo que necesita mejorar.

A continuación, puede utilizar los conocimientos del rastreador de tiempo a mejorar el compromiso de los empleados, ya sea optimizando su carga de trabajo, reconociendo sus esfuerzos o simplemente proporcionándoles comentarios honestos y prácticos. De este modo, se asegurará de que sus empleados se preocupen más por su trabajo y por los proyectos en los que trabajan. Desde la perspectiva del cliente, esa es una actitud mucho más atractiva. Además, además de dedicarse más a las tareas, es probable que sus empleados sean más productivos, aportando así más calidad y más cantidad a los clientes.

¿Qué pasa con las funciones orientadas al cliente?

Por último, pasamos a las funciones laborales reales orientadas al cliente, como el soporte técnico y los agentes de call center, porque esta es la forma más directa de interactuar con sus clientes y mostrarles el valor de su equipo. Si bien este aspecto de su empresa depende en gran medida de la formación, la profesionalidad y el ingenio de sus empleados, el software de seguimiento puede ayudar de maneras pequeñas pero útiles.

Por ejemplo, puedes hacer un seguimiento del tiempo que tus empleados pasan con los clientes, ya sea en una llamada o intentando ayudarlos a resolver un problema por correo electrónico, a fin de estimar la eficiencia con la que se hace esto. Analiza las herramientas y los procesos que se utilizan para ayudar a los clientes y, después, vuelve a evaluarlos para encontrar la mejor y más eficaz forma de resolver los problemas de tus clientes de la forma más rápida y eficaz posible.

Conclusión

En las industrias competitivas que tenemos hoy en día, la experiencia del cliente puede hacer que triunfe o fracase. Es por eso que debes utilizar todos los medios disponibles para impulsarla, incluida una herramienta como el software de seguimiento del tiempo. Si sabe cómo hacerlo bien, estará mucho más cerca de una relación y confianza impecables entre su empresa y sus clientes.

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