Peter Drucker escribió una vez: Hasta que no podamos gestionar el tiempo, no podremos gestionar nada más. También señaló que de los tres recursos principales (dinero, personas y tiempo), el tiempo es el único que no podemos alquilar, contratar, comprar u obtener de ninguna otra manera.

Estas afirmaciones son terriblemente ciertas, por lo que probablemente haya tantas herramientas en el mercado que nos ayudan a administrar mejor nuestro tiempo. Una de muchas es nuestro software.

Hasta ahora, es probable que haya utilizado Insightful para supervisar lo que hacen sus empleados durante las horas de trabajo o como software de gestión remota de empleados, o incluso para medir y analizar la productividad y el rendimiento generales de su equipo. Sin embargo, Insightful puede ofrecerte incluso más que eso, ya que también te ayuda a controlar el tiempo y la asistencia.

Esta opción le permitirá conocer las horas de trabajo de sus empleados: cuándo entran, cuándo salen y cuándo se toman descansos. Sin embargo, hay varias maneras en las que Insightful hace un seguimiento de la asistencia:

• Seguimiento ilimitado: el software funciona constantemente, en días seleccionados, y cuenta la hora de entrada como la hora en que se enciende la computadora y la hora de salida cuando la computadora está apagada;
• Corregido: Insightful rastrea a tus empleados entre horas establecidas, pero solo si la computadora está encendida;
• Basado en red: el rastreador funciona cuando la computadora está conectada a una red específica;
• Entrada manual: los empleados hacen clic en el botón de entrada del reloj cuando comienzan a trabajar y en el botón de salida cuando terminan

Además, si tienes una política de descansos fija, puedes configurar la opción de hacer un seguimiento del tiempo de descanso de todos tus empleados.

Este sistema es mucho más preciso que el método tradicional de verificación de tarjetas, y hay cuatro razones por las que debes cambiarlo de inmediato. Así que, sin más dilación, aquí tienes la lista de beneficios que obtendrás con un sistema automatizado de seguimiento del tiempo y la asistencia.

Prevención del robo de tiempo y los puñetazos entre amigos

Sea intencional o no, el robo de tiempo en el trabajo cuesta a los empleadores estadounidenses más de 400 000 millones de dólares al año, en pérdida de productividad. El robo de tiempo se describe mejor como el tiempo que transcurre entre el momento en que el empleado llega y el momento en que realmente empieza a trabajar, o cuando se toma un descanso más largo del asignado, etc.

Un software que rastrea automáticamente el tiempo y la asistencia rastrea lo que alguien está haciendo, en lugar de rastrear dónde se encuentra, como hacen los métodos más tradicionales.

Además, está el problema de los puñetazos entre amigos, que es cuando alguien atrapa a un compañero de trabajo a pesar de que aún no está en el trabajo. Aunque parezca que estás exagerando al supervisar esta situación, ten en cuenta que hasta el 7% de la nómina bruta de una empresa se pierde debido al robo de tiempo.

Y no se trata solo del dinero: los trabajadores empedernidos suelen resentirse con sus compañeros de trabajo que se van temprano o con aquellos que llegan tarde pero tienen a otros que los cubren. Un sistema automatizado de horario y asistencia te ayudará a mantener la transparencia de las actividades de todos.

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Ahorro de tiempo y recursos en los cálculos de nómina

Con un software de tiempo y asistencia, dedicará menos tiempo a rastrear, registrar y procesar el tiempo que los empleados pasan en el trabajo. No cabe duda de que organizar y procesar la documentación relacionada con la nómina lleva mucho tiempo para sus contadores, pero completar las hojas de horas manuales también lleva mucho tiempo para sus empleados.

Una solución automatizada de seguimiento del tiempo y la asistencia le permite abordar este proceso de una manera fácil y organizada. Algunos de nuestros clientes informaron que esta función redujo el tiempo de procesamiento de sus nóminas en un 70%.

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Minimizar los errores humanos y cumplir con las leyes laborales locales

Las hojas de horas y los cálculos manuales de nómina no solo consumen mucho tiempo, sino que también son propensos a cometer errores. Incluso un solo dígito o decimal fuera de lugar puede provocar errores contables que podrían causar problemas importantes a su empresa.

La mayoría de los países tienen leyes laborales que establecen claramente cuánto dura la semana laboral, cuánto tiempo de descanso deben tener los empleados durante el día y cuál es el tiempo de descanso entre dos turnos. Un sistema automatizado de horario y asistencia le ayudará a cumplir con esas leyes y a llevar un registro de las horas de trabajo de todos los empleados en caso de una auditoría.

Tendrá una base de datos para toda la empresa

Esto es especialmente útil si su empresa está distribuida en varias oficinas o si sus equipos trabajan de forma remota. Al usar nuestra función de tiempo y asistencia, tu departamento de contabilidad podrá acceder a los datos relacionados con todos los empleados sin importar dónde se encuentren.

Se puede acceder a la base de datos central desde cualquier dispositivo, sus empleados solo necesitarán sus inicios de sesión de gerente o administrador.

Concluir

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Los beneficios de un sistema automático de horario y asistencia son numerosos. Le ayuda a administrar su fuerza laboral y a procesar la nómina rápidamente, pero le proporciona los datos más precisos sobre la asistencia de sus empleados.

La solución realmente se amortiza después de unos meses, porque no solo la usas para controlar el tiempo y la asistencia, sino que también puedes usarla para monitorear las actividades informáticas de tus empleados, realizar un seguimiento del tiempo dedicado a proyectos y tareas, y medir y analizar la productividad.

Todo esto conduce a un fuerte retorno de la inversión y crea un efecto positivo en los resultados comerciales generales de su equipo.

Este artículo fue escrito originalmente el 13 de octubre de 2016 por Gina Ora. Fue actualizado el 10 de marzo de 2020 por Bojana Djordjevic.