La cultura de trabajar en un trabajo fijo de 9 a 5 ha cambiado radicalmente en los últimos años. El sueño de ganar dinero desde la comodidad de su hogar por fin se ha hecho realidad, como lo demuestra el aumento del 460% del número de personas que buscan oportunidades de trabajo a distancia después de la COVID. En pocas palabras, incluso el mercado laboral está experimentando una «nueva normalidad».

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Según un estudio realizado por Owl Labs, el 71% de los empleados remotos están más satisfechos con el equilibrio entre la vida laboral y personal y Un 86% más productivo. Sin embargo, no todo es sol y rosas. El cambio hacia el trabajo remoto trajo consigo su propio conjunto de problemas, el mayor de los cuales es gestión eficaz del trabajo remoto.

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En este artículo, analizaremos la gestión del trabajo remoto, los errores más comunes y cómo puede evitarlos.

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¿Qué es la gestión del trabajo remoto?

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Desafortunadamente, no hay una respuesta única sobre cómo abordar el trabajo remoto. Algunas empresas optan por trabajar de forma totalmente remota, otras trasladan a sus empleados a la oficina y otras dividen su fuerza laboral en trabajadores fijos desde casa y de oficina. La clave es encontrar lo que funciona mejor para ti y tu gente.

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Independientemente de lo que elija, sus gerentes y líderes de equipo se enfrentarán al mismo problema: cómo unir a todos para lograr un objetivo común. Para ello, tendrás que fomentar el teletrabajo trabajo en equipo y colaboración.

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7 errores de colaboración en la gestión del trabajo remoto

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Algunos de los errores más comunes son los más fáciles de evitar si sabes lo que estás haciendo. En esta sección conocerás los peligros de:

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1. No se definen las estrategias
2. No crear un espacio de conversación
3. No utilizar las herramientas adecuadas
4. Mantener la conversación estrictamente digital
5. Microgestión de empleados remotos
6. Dar un trato preferencial a los empleados en la oficina
7. Ignorar las zonas horarias antes de programar una reunión

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#1 No estoy definiendo estrategias

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Como en muchos aspectos de los negocios, la planificación es clave cuando se trata de gestión remota del trabajo. Los líderes de equipo con demasiada frecuencia establecen objetivos ambiciosos para sus equipos, pero no les brindan las herramientas y la estrategia que necesitan para alcanzarlos. Y lo único que provoca es la decepción y, potencialmente, la pérdida de cientos de horas de trabajo.

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Hay dos cosas que debes configurar desde el principio:

1. Jerarquía de fuerza laboral - Describa claramente quién responde ante quién para agilizar el flujo de trabajo, la comunicación y aumentar la eficiencia.
   
   
2. Comunicación - Planifique con antelación sesiones periódicas de intercambio de ideas, revisión y evaluación. Establezca los canales de comunicación adecuados para que los usen los empleados.

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Las cuestiones de jerarquía y comunicación suelen ser las más críticas y desafiantes, pero se pueden superar con la debida preparación. Si planifica con anticipación, puede aliviar parte de la presión de sus empleados y ayudarlos a ser más productivos tanto en casa como en la oficina. De lo contrario, corres el riesgo de agotarlos, lo que no les hará ningún favor a ellos ni a la empresa. El siguiente gráfico muestra cómo una presión insuficiente o excesiva puede afectar al rendimiento de los empleados.

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#2 No crear un espacio de conversación

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Una ventaja que el entorno de oficina siempre tendrá sobre el trabajo remoto es la interacción orgánica que fomenta entre los empleados. El chat ayuda a las personas a relajarse, cultiva la cultura empresarial, pero también estimula el flujo natural de información y facilita mucho la resolución de problemas y la lluvia de ideas. Desafortunadamente, los trabajadores remotos no suelen tener forma de participar en nada de esto. Eso es a menos que crees un espacio para ellos donde puedan hacerlo.

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Comience por tratar de crear un entorno que permita a los empleados interactuar de manera informal, aunque solo sea digital. El proceso comienza contigo, así que hable trivialmente durante sus reuniones individuales, pregunte a las personas cómo les va, y ofrecer ayuda cuando sea apropiado. Predica con el ejemplo y pronto verás cómo cambian las actitudes de los empleados.

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Puedes seguir aumentando tu progreso creando canales informales en Discord y Slack, o intentar programar llamadas informales con todo el equipo para ponerte al día y divertirte. Sin embargo, es importante que estas interacciones sean voluntarias, ya que forzarlas tendría el efecto exactamente opuesto al que estás intentando lograr.

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#3 No usar las herramientas adecuadas

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Gracias a la tecnología moderna, ahora las personas pueden trabajar juntas desde todos los rincones del mundo. Sin embargo, no todas las herramientas se crean de la misma manera, y si quieres que tu trabajo sea eficaz, tendrás que tener mucho cuidado a la hora de elegir las soluciones que elijas.

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Las necesidades básicas que necesitará su equipo remoto:

• Software de gestión de equipos - Asigna tareas y haz un seguimiento de ellas, coordina los esfuerzos del equipo (p. ej., Monday, Trello, Asana)
  
• Software de comunicación laboral - Facilite la comunicación en equipo tanto para equipos enteros como individuales (por ejemplo, Slack, Microsoft Teams, Discord)

• Almacenamiento basado en la nube - Cargue, descargue y comparta documentos y recursos relacionados con el trabajo (por ejemplo, Google Drive, Dropbox, NordLocker)
  
• Videoconferencia - Hable con otros miembros del equipo o clientes y establezca relaciones significativas (por ejemplo, Google Meet, Microsoft Teams)

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Considera tus opciones cuidadosamente y elige las que mejor se adapten a tu negocio. Una vez que hayas aprendido lo básico, puedes seguir añadiendo las herramientas necesarias para el éxito de tu equipo remoto.

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#4 Mantener la comunicación estrictamente digital

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En 2018, Harvard Business Review publicó un artículo sobre cómo nos afecta la comunicación exclusivamente digital. Afirmaron que la falta de lenguaje corporal y las frecuentes interpretaciones erróneas de los mensajes de texto pueden provocar ansiedad, reducir la moral y la productividad.

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Y no podemos evitar estar de acuerdo. Las interacciones cara a cara son una parte crucial de estrategias de comunicación para crear equipos remotos sólidos y exitosos. Así que intenta programar algunas reuniones presenciales para mantener contentos a los miembros de tu equipo. Y si no es posible, programe videoconferencias para mantenerse en contacto con sus empleados a distancia.

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#5 Microgestión de empleados remotos

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La microgestión es uno de los mayores errores que cometen los empleadores cuando tratan con empleados remotos. Si bien un cierto grado de escepticismo es saludable y justificable, la microgestión solo perjudicará la relación, así como la eficiencia laboral.

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Los empleados pueden sentir que no se confía en ellos y eso se refleja en su trabajo. Además de eso, si dedicas tu tiempo a comprobar cómo están los demás, no tendrás tiempo para hacer el trabajo que tienes que hacer.

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Nuestro consejo es este: confíe, pero pruebe. En lugar de microgestionar cada pequeño aspecto del día a día de sus trabajadores, programe reuniones periódicas para revisar el trabajo que han realizado. Descubrirás rápidamente si dedican sus horas de trabajo como deberían o no.

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Sin embargo, si aún no puede confiar en sus empleados y, en cambio, tiene ganas de espiarlos, tiene la opción de instalar un software de seguimiento sigiloso en los equipos de la empresa. Te permitirá aprovechar al máximo el tiempo de tus empleados sin ejercer una presión innecesaria sobre ellos.

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#6 Dar un trato preferencial a los empleados en la oficina

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Si su empresa opera con un personal híbrido (tanto en la oficina como a distancia), es esencial que trate a ambas partes de la fuerza laboral por igual. A veces, los gerentes dan un trato preferencial, como aumentos salariales o ascensos, a sus empleados de oficina basándose únicamente en su ubicación.

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Esto no solo es injusto, sino que también perjudica a su negocio. Sus trabajadores remotos se darán cuenta de que los trata como ciudadanos de segunda clase y se marcharán o empezarán a perder el tiempo. Por lo tanto, haz lo correcto y brinda igualdad de oportunidades a todos los miembros de tu empresa, en función de los méritos y no de la ubicación.

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Si quieres motivar aún más a tus equipos remotos, considera lo siguiente:

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• dar acceso a cursos en línea y otros tipos de desarrollo profesional
• invitándolos a eventos de la industria
• enviar una tarjeta de regalo para compensar las fiestas de oficina a las que no pudieron asistir
• conmemorar cumpleaños, aniversarios laborales e hitos personales

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#7 Ignorar las zonas horarias antes de programar una reunión

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La zona horaria es otra cosa a tener en cuenta cuando se trata de empleados que trabajan de forma remota. Intente asignar tareas y programar reuniones en franjas horarias que tengan sentido para ambos, idealmente dentro del marco tradicional de 9 a 5.

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Pero si eso no es posible debido a las grandes diferencias horarias, hay opciones disponibles. Por ejemplo, puedes dejar los empleados intercambian sus turnos, envíeles grabaciones de vídeo de conferencias a las que no hayan podido asistir o programe sesiones de intercambio de ideas para varios días y franjas horarias.

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En lo que respecta a responder a los mensajes y correos electrónicos de Slack, debes comunicarte de forma proactiva con tus empleados remotos y en la oficina. Para algunos miembros de la oficina, es conveniente responder fuera del horario laboral debido a su ubicación.

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Sin embargo, debes comunicarte con tu equipo y hacerte una idea de qué mensaje necesita una respuesta inmediata y qué mensaje puede esperar al día siguiente. Y debes ser comprensivo: si recibes una respuesta tardía, ya que un mensaje no debería obstaculizar el equilibrio entre la vida laboral y personal de tus empleados.

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Concluir

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Incluso las empresas que han formado parte de su sector durante años tienen dificultades para adaptarse a la gestión de empleados remotos. La mayoría de estas empresas saben qué hacer, pero aún tienen dificultades. Ahora que le hemos proporcionado la lista de errores de colaboración que debe evitar, esperamos que usted y sus empleados remotos puedan superar algunos de los obstáculos más comunes de la gestión remota de equipos y tengan una mejor experiencia laboral en general.

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