Dwight D. Eisenhower dijo una vez: Lo que es importante rara vez es urgente, y lo que es urgente rara vez es importante.

La mayoría de las personas dedican una gran parte de su tiempo a gestionar las prioridades de otras personas. Cuando pasas el día apagando incendios que otras personas han provocado, lo más probable es que te sientas agotado y sin energía y, al mismo tiempo, decepcionado por no haber logrado nada importante para ti.

Para ser más productivo, debes tomar mejores decisiones sobre cómo dedicas tu tiempo. Si quieres mejorar la forma en que priorizas tu tiempo y tus tareas, debes implementar una técnica de gestión del tiempo como la matriz de Eisenhower.

¿Quién inventó la matriz de Eisenhower?

Dwight D. Eisenhower fue el 34º presidente de los Estados Unidos. Antes de convertirse en presidente, fue general del ejército de los Estados Unidos y sirvió como Comandante Supremo de las Fuerzas Aliadas durante la Segunda Guerra Mundial. Tras la guerra, se convirtió en el primer Comandante Supremo Aliado de la OTAN.

Debido a sus importantes cargos, todos los días tenía que tomar decisiones difíciles sobre en qué tareas debía centrarse. Esto lo llevó a inventar la técnica de gestión del tiempo que hoy conocemos como la matriz de Eisenhower.

¿Qué es la matriz de Eisenhower y cómo funciona?

Los fundamentos de la matriz de Eisenhower provienen de la cita mencionada al principio de esta publicación. Es una técnica de gestión del tiempo que puede ayudarlo a hacer las cosas mediante una priorización radical. A largo plazo, la matriz de Eisenhower debería ayudarlo a cambiar de opinión para pensar de manera más estratégica.

La matriz de Eisenhower le ayuda a separar todos sus niveles de actividad en cuatro niveles de prioridad. Uno de los niveles de prioridad (el que no es importante ni el que no es urgente) debe eliminarse de inmediato, por lo que básicamente te quedan tres categorías de tareas en las que debes concentrarte.

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Tipos de tareas basadas en la matriz de Eisenhower

Tareas importantes y urgentes — Estas tareas son de suma prioridad y, por lo tanto, debes hacerlas lo antes posible.

Tareas importantes pero no urgentes — Estas tareas suelen ser tus objetivos a largo plazo, tareas que son importantes para ti y que debes realizar, pero que por el momento no tienes una fecha límite. Sin embargo, asegúrate de fijar una fecha límite lo antes posible y de realizarla cuando hayas completado todas las tareas del cuadrante importante y urgente.

Tareas no importantes pero urgentes — Estas tareas son las que debes delegar a otras personas. Si no puede delegarlas, debe completarlas usted mismo, pero solo después de haber terminado las tareas de los dos primeros cuadrantes.

Tareas no importantes y no urgentes — Estas tareas se colocan en el cuadrante de eliminación porque no debe realizarlas. Si bien esto depende de su situación exacta, la mayoría de las veces no debe realizarlas en absoluto, ya que se consideran una pérdida de tiempo.

Cómo practicar la matriz de Eisenhower

La mejor manera de incorporar la matriz de Eisenhower en tu vida es usar nuestra ilustración como plantilla a la que puedas referirte cuando se te presente una nueva tarea. Además de hacer referencia a la ilustración, necesitas una forma de llevar un registro de tus tareas. Puedes escribirlas en una hoja de papel, en una hoja de cálculo o en documentos sencillos.

Pero también puedes usar software como Insightful, que tiene seguimiento del tiempo con captura de pantalla funciones que le permiten organizar mucho más rápido el trabajo que tiene que hacer. Además de ayudarte a capturar tu trabajo, nuestro software de seguimiento del tiempo con captura de pantalla puede ayudarte a preseleccionar todas tus tareas mostrándote cómo dedicas tus días y qué tareas ocupan la mayor parte de tu tiempo. Solo así podrás ver mejor cómo dedicas tu tiempo y cuáles de tus tareas son importantes. Cada vez que crees una nueva tarea, podrás establecer el nivel de urgencia de la misma, lo que te ayudará a mantener tu matriz de Eisenhower en su lugar.

¿Cómo puede beneficiarlo la matriz de Eisenhower?

La matriz de Eisenhower puede ayudarlo a tomar mejores decisiones sobre cuáles de sus tareas son importantes. Funciona al ayudarlo a reevaluar la importancia del trabajo que realiza y si es algo que hace importante o no. Además, la matriz de Eisenhower puede ayudarlo a practicar el autoanálisis y enseñarle cómo ser más consciente de sí mismo sobre el trabajo que realiza. Al utilizar el método de Eisenhower, puede mejorar la toma de decisiones con rapidez.

Conclusión

Cuando te enfrentas a muchas tareas, tienes que decidir cómo vas a abordarlas todas. No todo el trabajo que haces es importante y urgente al mismo tiempo. Determinar qué tareas realizar primero es mucho más fácil si utilizas la técnica adecuada de gestión del tiempo y las tareas.

Si desea mejorar la priorización de tareas, considere la matriz de Eisenhower. Si bien al principio, puede parecer que la técnica es demasiado complicada, todo se reduce a que te sientes y observes más de cerca el trabajo que realizas. Además, considera la posibilidad de utilizar un software para controlar el tiempo con funciones de captura de pantalla, ya que puede ayudarte a tener una mejor visión general de cómo dedicas tu tiempo.