Conclusiones clave:

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• La supervisión eficaz de Internet de los empleados logra un equilibrio entre la optimización de la productividad y el respeto de las preocupaciones de privacidad de los empleados.

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• Las empresas supervisan el uso de Internet para maximizar la eficiencia, proteger los activos, garantizar el cumplimiento operativo y mantener el cumplimiento legal.

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• Uso de herramientas como firewalls, sistemas de filtrado de contenido, empleados herramientas de supervisión, las VPN y las soluciones de seguridad para terminales ayudan a las empresas a rastrear y analizar el uso de Internet, al tiempo que priorizan la seguridad y la productividad.

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• La elaboración de políticas con las aportaciones de las partes interesadas, las estrategias de comunicación eficaces, el fomento de la comprensión y el cumplimiento y la participación de los empleados en el proceso son esenciales para unas prácticas de supervisión éticas y eficaces.

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Tiempo de lectura: 10 minutos

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Internet se ha convertido en una parte esencial del lugar de trabajo moderno y ofrece innumerables beneficios, como la facilidad de comunicación y el acceso a los recursos. Sin embargo, también puede ser enorme distracción y afectan a su productividad.

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Es por eso que cada vez más empresas comienzan a monitorear el uso de Internet de los empleados. No se trata de crear una oficina alimentada por miedos orwellianos, sino de encontrar un equilibrio entre el trabajo y el tiempo de ocio.

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En este artículo, exploraremos cómo las empresas pueden abordar Internet y monitoreo de computadoras cuidadosamente, respetando la privacidad y garantizando al mismo tiempo un entorno productivo y seguro. Le animamos a que tenga en cuenta las perspectivas de los empleados sobre el seguimiento del personal para crear políticas que beneficien a ambas partes.

Además, te contaremos todo sobre los mejores herramientas de supervisión puedes integrarte en tu lugar de trabajo.

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Las razones detrás del monitoreo del uso de Internet por parte de los empleados

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Las principales razones por las que las empresas quieren analizar cómo sus empleados utilizan Internet durante las horas de trabajo incluyen:

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• Maximizar la eficiencia: Internet es una mezcla heterogénea de distracciones. Desde sitios web de noticias hasta plataformas de redes sociales, está repleto de contenido que puede interrumpir la concentración en el trabajo. La supervisión ayuda a identificar y eliminar esas distracciones, a fin de mejorar la productividad individual y colectiva.

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• Protección de los activos: Además de las distracciones, Internet está plagado de riesgos de seguridad. El intercambio no autorizado de datos o la exposición a sitios maliciosos pueden poner en peligro la información confidencial de la empresa. Aprender a supervisar correctamente el trabajo remoto puede evitar este tipo de situaciones.

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• Eficiencia operativa: Si desea que las operaciones funcionen sin problemas, es crucial comprender cómo los empleados utilizan las herramientas digitales. Esta información le permite optimizar los flujos de trabajo y los recursos.

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• Cumplimiento y adherencia legal: Ciertas industrias están sujetas a normas regulatorias estrictas que exigen la supervisión de los empleados. Esto garantiza que las operaciones se mantengan dentro de los límites legales.

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Pero, ¿cómo pueden las organizaciones controlar el uso de Internet de sus empleados sin comprometer la confianza?

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Esto implica usar software confiable, establecer políticas y pensar en la ética. El objetivo es monitorear de una manera que proteja la privacidad y, al mismo tiempo, haga el trabajo.

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Soluciones y tecnologías de software

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Las empresas suelen utilizar productos especializados software de monitoreo de la actividad de los empleados para rastrear y analizar los patrones de uso de Internet. Esto abarca desde un sencillo software de registro de pulsaciones hasta sistemas sofisticados que supervisan la actividad informática de los empleados en tiempo real.

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Algunas herramientas más avanzadas, como Insightful, también pueden indicarle exacto el tiempo dedicado a aplicaciones y sitios web específicos, con un informe exhaustivo sobre el comportamiento digital de su equipo.

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Entonces, ¿cuáles son algunas herramientas y tecnologías útiles para monitorear las actividades en línea?

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Firewalls y sistemas de filtrado de contenido

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Los firewalls actúan como barreras entre la red de una empresa e Internet, bloqueando el acceso no autorizado y protegiendo contra las ciberamenazas. También pueden bloquear el acceso a sitios web no relacionados con el trabajo.

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Sistemas de filtrado de contenido restringir los tipos de contenido a los que pueden acceder los empleados, impidiéndoles visitar sitios web inapropiados o que les distraigan durante las horas de trabajo.

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Estas herramientas benefician tanto a los empleados como a los empleadores al proporcionar un entorno en línea más seguro, mejorar la seguridad de la red y mejorar la productividad. Ayudan a hacer cumplir las políticas de la empresa, garantizar el cumplimiento y proporcionan información sobre la actividad de los empleados en Internet. En general, crean un entorno de trabajo más seguro y productivo.

Software de monitoreo de empleados

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Según un encuesta de ExpressVPN y Pollfish, más del 78% de los 2000 empleadores participantes utilizan diferentes tipos de software de monitoreo de empleados en su lugar de trabajo.

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El software de monitoreo de empleados ayuda a las empresas a garantizar la productividad, hacer cumplir las políticas y mantener la seguridad mediante el análisis del uso de Internet por parte de los empleados. Las funciones estándar incluyen seguimiento de sitios web en tiempo real, informes de actividad y comprobaciones del historial del navegador.

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Cuando se trata de estas herramientas, los empleados están más preocupados por los problemas de privacidad y por una vigilancia demasiado entusiasta. Sin embargo, con una integración adecuada y políticas flexibles, el software de monitoreo promueve la transparencia, la responsabilidad y la productividad al mismo tiempo que ayuda en la gestión de la carga de trabajo y proporciona información para la mejora personal.

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Redes privadas virtuales (VPN)

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Las redes privadas virtuales o VPN son redes cifradas que proporcionan una conexión segura entre un usuario e Internet. Es como un túnel seguro, que cifra el tráfico de datos y oculta la dirección IP del usuario, lo que dificulta que terceros intercepten o supervisen las actividades en línea.

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Estadísticas han demostrado que casi la mitad de los estadounidenses usan VPN para actividades laborales o personales (o ambas). Hoy en día, cada vez más empresas fomentan el uso de VPN para mejorar la privacidad y la seguridad en línea.

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Las VPN ofrecen una forma segura para que los empleados se conecten a Internet, especialmente cuando están conectados a redes no seguras, como puntos de acceso Wi-Fi públicos. De este modo, las empresas pueden tener la tranquilidad de saber que la información confidencial, como las credenciales de inicio de sesión o los datos empresariales de propiedad exclusiva, está a salvo del acceso no autorizado.

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Soluciones de seguridad para terminales

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El software de seguridad de terminales está diseñado para proteger dispositivos como ordenadores o teléfonos inteligentes de los peligros en línea. Esto incluye virus, piratas informáticos y ataques de suplantación de identidad. La tecnología rastrea la actividad del dispositivo, detecta cualquier cosa sospechosa y bloquea el software dañino de entrar.

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El sistema garantiza que las conexiones a Internet de los empleados sean seguras, lo que evita que personas no autorizadas accedan a información importante de la empresa. Esto mantiene a la empresa a salvo de los ataques en línea y bloquea a los piratas informáticos de tener en sus manos información valiosa.

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Tanto los empleadores como los empleados deben usar un software de seguridad de terminales para mantener sus datos a salvo de las nuevas amenazas en línea. Además, estas herramientas pueden generar confianza en los clientes y proteger a la empresa de la mala reputación provocada por los ciberataques.

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Medidas de protección de la privacidad

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Las medidas de protección de la privacidad se implementan para mantenga la información personal de los empleados de forma confidencial y segura. Todas las estrategias, como el cifrado, los controles de acceso y las técnicas de anonimización de datos, están diseñadas para detener el acceso no autorizado o la divulgación de datos confidenciales.

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Las medidas de protección de la privacidad permiten a las empresas: abordar las preocupaciones de los empleados sobre la privacidad y la seguridad de los datos. Estas medidas garantizan a cada miembro del equipo que su información personal se maneja de manera responsable, respetando sus derechos de privacidad. Esto genera confianza entre los empleadores y los empleados y, al mismo tiempo, aumenta la moral y la productividad del equipo.

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Sistemas de respuesta y notificación de incidentes

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Los sistemas de respuesta y notificación de incidentes ayudan a las empresas a resolver los problemas de seguridad con rapidez. La tecnología emplea procedimientos, protocolos y software para gestionar las filtraciones de datos o los ciberataques.

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El uso de sistemas de respuesta e informes ante incidentes puede mejorar significativamente la seguridad de sus datos. Su propósito es identificar y contener los problemas de seguridad lo antes posible y reducir los daños de posibles infracciones. La tecnología también le ayuda a entender por qué ocurren los incidentes y cómo prevenirlos.

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Además de fortalecer las defensas de ciberseguridad, los sistemas de respuesta a incidentes muestran un compromiso con la rendición de cuentas y la transparencia en medio de una crisis. Cuando una empresa gestiona los incidentes de seguridad de forma rápida y amable, ayuda a mantener una buena reputación y la confianza de los clientes.

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Consideraciones éticas y preocupaciones sobre la privacidad

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La supervisión ética limita el alcance de la vigilancia a las actividades relacionadas con el trabajo y garantiza que los empleados conozcan las medidas de supervisión vigentes. Los líderes deben considerar las implicaciones éticas de la supervisión del trabajo remoto y elaborar políticas que generen confianza. De lo contrario, la empresa puede enfrentarse a problemas legales.

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Entonces, ¿cómo sigues las reglas sin sobrepasar los límites?

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Haz lo siguiente:

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• Comuníquese de forma transparente: Informe siempre a los empleados sobre el qué, el por qué y el cómo de las prácticas de monitoreo. Esta claridad evita malentendidos y crea una base de confianza.

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• Establezca límites claros: Defina claramente lo que se supervisará y asegúrese de que esté estrictamente relacionado con el trabajo. Este respeto por los límites personales fomenta una cultura laboral positiva.

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• Manténgase en conformidad con la ley: Asegúrese de que todas las actividades de monitoreo estén en línea con las leyes y pautas éticas actuales. La diligencia debida protege tanto a la organización como a sus empleados de posibles problemas legales.

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• Elija herramientas que respeten la privacidad: Opte por soluciones de monitoreo que prioricen la privacidad y se centren en los datos agregados o las tendencias de productividad en lugar de en los detalles individuales.

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• Mantenga las políticas actualizadas: Revise y ajuste regularmente las políticas de monitoreo para reflejar los avances tecnológicos, los cambios en el lugar de trabajo y la evolución de las normas de privacidad.

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No hagas lo siguiente:

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• Realice una vigilancia excesiva: Limite la supervisión a las tareas y actividades profesionales. Entrar en territorio personal puede erosionar la confianza y afectar negativamente a la moral.

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• Proporcione políticas ambiguas: Las políticas de monitoreo vagas o no reveladas pueden generar inquietud y especulación. Asegúrese de que todos los aspectos del monitoreo sean transparentes y se entiendan bien.

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• Tome decisiones unilaterales: Excluir a los empleados del proceso de desarrollo de políticas puede resultar en políticas que no estén en contacto con las realidades y preocupaciones del equipo.

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• Dejemos que las políticas se estanquen: No reevaluar y actualizar periódicamente las políticas de monitoreo puede llevar a prácticas anticuadas que ya no sirven a la empresa ni a sus empleados de manera efectiva.

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Implementación y comunicación de políticas

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El uso ético de las tecnologías de monitoreo en el lugar de trabajo se basa en políticas claras y bien estructuradas. Estas políticas sirven de guía para un comportamiento aceptable, pero ofrecen un marco para las prácticas de monitoreo.

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¿Cuál es el enfoque correcto para redactar e implementar políticas de privacidad?

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Desarrollo de políticas integrales

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Busque las opiniones de las partes interesadas, incluidos los representantes de recursos humanos, legales, de TI y de los empleados al redactar las políticas. Esto garantiza una perspectiva holística que abordará diversas preocupaciones y puntos de vista.

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Las políticas deben ser detalladas y especificar los tipos de monitoreo, los datos recopilados y los fines para los que se utilizan. Evite la jerga técnica para garantizar la comprensibilidad.

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Explique claramente el objetivo detrás del monitoreo. Por ejemplo, destaque la importancia de proteger los activos de la empresa, garantizar un entorno de trabajo seguro o mejorar la productividad.

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Estrategias de comunicación eficaces

Introducir a los nuevos empleados en las políticas de supervisión como parte de su incorporación. De esa manera, pueden obtener una comprensión clara de las prácticas laborales desde el principio.

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No te detengas en el primer borrador. Revise y refuerce periódicamente las políticas, manteniendo el diálogo abierto a preguntas y aclaraciones.

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Haga que las políticas de monitoreo sean fácilmente accesibles para todos los empleados. Puede crear una intranet o un manual para empleados, que permita revisarlo y consultarlo de forma autoguiada.

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Fomentar la comprensión y el cumplimiento

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Usa escenarios de la vida real o ejemplos hipotéticos para ilustrar cómo se aplican las políticas en las actividades diarias. Establezca un canal abierto y confidencial para que los empleados expresen sus inquietudes o soliciten aclaraciones sobre las prácticas y políticas de monitoreo. Esto garantiza que sus voces sean escuchadas y valoradas.

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Pida a los empleados que reconozcan que han leído, entendido y aceptado las políticas de monitoreo. Este proceso demuestra su conocimiento y compromiso con el cumplimiento.

Consideraciones éticas y legales

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Haga que los profesionales legales revisen las políticas para garantizar que cumplen con todas las leyes y reglamentos aplicables. Siga las pautas éticas y las mejores prácticas al redactar las políticas. Como resultado, respetará la dignidad y la privacidad de los empleados y, al mismo tiempo, servirá a los intereses de la organización.

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Comentarios y participación de los empleados

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Los comentarios de los empleados sobre las prácticas de supervisión y la participación en la redacción de las políticas de privacidad son cruciales por varias razones:

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• Transparencia y confianza: La participación de los empleados en las discusiones sobre el monitoreo de Internet demuestra transparencia y fomenta la confianza. Cuando los empleados entienden por qué es necesaria la supervisión y opinan sobre cómo se implementa, es más probable que la acepten y se sientan valorados.

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• Respeto por la privacidad: Los empleados tienen derecho a la privacidad, e involucrarlos en las decisiones sobre el monitoreo garantiza que se aborden sus inquietudes. Con las políticas de privacidad, puede lograr un equilibrio entre la protección de los intereses de la empresa y el respeto de los límites.

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• Expectativas claras: Recibir comentarios de los empleados ayuda a aclarar las expectativas sobre el uso de Internet. Cuando los empleados son conscientes de lo que se considera un comportamiento aceptable e inaceptable, es más probable que se adhieran a las políticas y normas de la empresa.

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• Resolución de problemas: Es posible que los empleados tengan información sobre posibles problemas de privacidad que la gerencia puede no haber considerado. Si los empleados participan en las conversaciones, las empresas pueden identificar y abordar estas preocupaciones antes de implementar medidas de monitoreo.

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• Cumplimiento mejorado: Cuando los empleados sienten que se valoran sus opiniones y que se abordan sus preocupaciones, es más probable que cumplan con las políticas de supervisión. Involucrar a los empleados en el proceso de toma de decisiones puede generar una mayor aceptación y un mayor nivel de cumplimiento de las políticas de la empresa.

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Utilice Insightful para fortalecer sus datos

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Como una capa adicional de defensa en torno a los datos de su empresa, puede utilizar herramientas de supervisión avanzadas como Insightful. El software tiene un conjunto de funciones que supervisar el uso de Internet de los empleados, identificar posibles riesgos de seguridad y alertar a los administradores sobre actividades sospechosas en tiempo real. Sus conocimientos exhaustivos le permiten tomar medidas proactivas y mitigar los riesgos, lo que mejora la ciberseguridad en toda la empresa.

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Insightful ofrece soluciones inteligentes que equilibran la eficacia con el respeto y la transparencia en lo que respecta a las prácticas de monitoreo. La plataforma incorpora un enfoque con visión de futuro para gestionar el uso de Internet en el trabajo, centrándose en la ética y la privacidad. Con Insightful, puedes:

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• Maximice la eficiencia y la seguridad: Insightful ayuda a los administradores a identificar las actividades de Internet no esenciales que pueden obstaculizar la productividad y, al mismo tiempo, a protegerse contra las amenazas de ciberseguridad.

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• Mejore la fluidez operativa: Con información detallada sobre el uso de las herramientas digitales, Insightful permite a las empresas agilizar los flujos de trabajo y optimizar la asignación de recursos.

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• Garantizar el cumplimiento: Insightful apoya el cumplimiento de los requisitos reglamentarios específicos de la industria, garantizando que las prácticas de monitoreo cumplan con los estándares legales.

• Equilibrar la privacidad con la productividad: Insightful facilita un enfoque de monitoreo que respeta la privacidad individual al tiempo que promueve una cultura de alto rendimiento.

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Insightful inspira una comunicación abierta con los empleados a través de funciones mejoradas y análisis útiles. Puede ayudarlo a alcanzar sus objetivos, desde aumentar la productividad hasta mantener seguros los datos de la empresa, sin dejar de respetar las preocupaciones por la privacidad y hacer que el trabajo sea agradable.

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