Seamos sinceros: hay docenas y docenas de diferentes rastreadores de tiempo ahí fuera y solo necesitas uno. Esta enorme selección dificulta la selección del mejor software de facturación y seguimiento del tiempo.

Una vez que eliges lo correcto software de registro de horas de empleados, se convertirá en una parte integral de su empresa y de todos los proyectos y procesos empresariales. Por lo tanto, el margen de error es mínimo y hay que pensar en todo: en el precio (tanto si te conformas con una aplicación de reloj gratuita como si prefieres una herramienta más completa y actualizada), en sus funciones y hasta en detalles como la atención al cliente, el almacenamiento de datos, el diseño de la interfaz, etc.

Uno de los mejores consejos que alguien puede ofrecerle cuando se enfrenta a la tarea de elegir la mejor aplicación de seguimiento de horas de trabajo es alinear su implementación, uso y las funciones que ofrece con sus objetivos empresariales. Básicamente, la primera pregunta que debes hacerte es: «¿Qué quiero lograr si hago un seguimiento de mi tiempo en el trabajo y el rendimiento de mis empleados?»

Hay muchas respuestas a esta pregunta y si la suya ayuda a su empresa y a sus empleados de una manera directa y tangible, debe centrarse en ella a la hora de elegir el software adecuado.

Este artículo en particular es para aquellos de ustedes cuya respuesta es: «Quiero mejorar la productividad y la eficiencia de mis empleados».

Funciones útiles para el seguimiento de la productividad

Lo primero, y posiblemente lo más importante, en lo que debes pensar al decidir cuál es la mejor aplicación de reloj para lograr tu objetivo establecido son las funciones que puedes usar para rastrear y mejorar la productividad. Vamos a mencionar un par que definitivamente deberías buscar.

Categorización de aplicaciones y sitios web

Todos los sistemas que tengan la más mínima posibilidad de entrar en la lista de los «mejores programas de seguimiento del tiempo de 2019» deben poder hacer una cosa: clasificar las aplicaciones y sitios web que utilizan sus empleados en «productivos» e «improductivos». Esta es la base de todas las estadísticas e informes de productividad que obtendrás.

Y el software que quieres deja esto decisión de categorización depende de ti. Decidir qué aplicaciones se consideran productivas y cuáles no es la única forma de obtener una representación precisa de las funciones laborales de cada persona y comprobar realmente si utilizan su tiempo de forma eficaz.

Si te preocupa tener que pasar por este proceso para cada uno de tus más de 1000 empleados, busca un sistema que te permita agrupar a los empleados en equipos y departamentos para poder realizar la categorización de forma más fluida. Descripción general de la productividad y cronogramas

Estos son los informes que realmente le ayudarán a controlar la productividad individual de los empleados. El mejor software de seguimiento del tiempo podrá indicarle la proporción de tiempo dedicado a actividades productivas e improductivas, así como cuánto tiempo activo e inactivo se registró por cada trabajador, es decir, cuánto tiempo pasó realmente usando sus ordenadores.

Esto proporciona una visión excelente de la productividad actual de su fuerza laboral y le brinda la oportunidad de identificar dónde se pueden realizar mejoras.

Otro tipo de informe que debes tener en cuenta es un cronograma claro de productividad, que te indicará cuándo cada empleado es más productivo, cuándo comienza a realizar sus actividades diarias, cuándo tiende a perder la concentración, etc. Todos estos datos son cruciales para optimizar el flujo de trabajo.

Biorhythm del equipo

Cuando busque el mejor software de seguimiento del tiempo de los empleados, es posible que también desee considerar algún tipo de descripción general de la productividad del equipo.

Una de esas características es el biorritmo. Te permite ver cuándo los empleados de un equipo o departamento específico están activos, cuándo su productividad alcanza o disminuye y, básicamente, todo lo demás que te muestran los cronogramas individuales. Esto te facilita la realización de mejoras a nivel de equipo, lo que es especialmente importante si tienes muchos empleados.

Tendencia de productividad

Por último, una característica más que vale la pena considerar es la capacidad de calcular las tendencias de productividad de los empleados y los equipos. Básicamente, se trata de un dato que indica si la productividad ha mejorado o disminuido y en qué medida, en porcentajes.

El mejor software de gestión del tiempo para PC calcula esta tendencia automáticamente y le permite elegir la duración del período de tiempo con el que desea comparar la estadística.

Esta función le permite realizar un seguimiento del progreso y las mejoras de la productividad para ver si sus esfuerzos están dando sus frutos o si es el momento de probar algo diferente.

Otras cosas a tener en cuenta

Además de las funciones específicas que miden la productividad, también debes considerar algunos de los aspectos más generales del software de seguimiento del tiempo. Repasemos algunos de ellos, sin ningún orden en particular:

• Proceso de implementación: La simplicidad es la clave. Pasar días intentando que el rastreador de tiempo funcione probablemente vaya en contra del principio de alta eficiencia en su empresa.
• Almacenamiento de datos: Si lo que más busca es la productividad, no necesita soluciones complejas de alojamiento propio para conservar sus capturas de pantalla y datos de supervisión de pulsaciones de teclas. Tu software debe ser ligero y estar basado en la nube.
• Opciones de acceso: A veces, la mejor manera de que los empleados mejoren es observar y analizar ellos mismos sus datos de desempeño. Así que intenta encontrar una solución que ofrezca acceso a los empleados.
• Precio: Un reloj gratuito para empleados puede ahorrarle algo de dinero, pero es probable que no tenga todas las funciones que necesita para controlar la productividad. Como con cualquier otra cosa, el objetivo final es encontrar una buena relación calidad-precio.
• Experiencias de otras empresas: No olvides revisar las reseñas del software Time Clock para ver lo que otros tienen que decir sobre los sistemas que consideras candidatos dignos.

Conclusión

Una vez elegido el objetivo empresarial que desea alcanzar con el uso del rastreador de tiempo, se completa el primer paso para tomar la decisión correcta. El resto del trabajo que implica elegir la mejor aplicación para el seguimiento del tiempo de los empleados son solo detalles. Y, con suerte, después de esta lectura rápida, también estarás más cerca de marcar esta casilla.

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