Si estás interesado en seguimiento de la productividad de los empleados, es solo cuestión de tiempo antes de que te encuentres con la regla 80/20. De hecho, es posible que ya la hayas notado en guías de negocios, conferencias o blogs empresariales, como este.

Pero, ¿qué es la regla 80/20 y cómo se relaciona con las herramientas e instalaciones de mejora de la productividad utilizadas por el mundo empresarial?

Eso es lo que vamos a desarrollar en esta guía. Además, también examinaremos cómo puede aplicarlo para aumentar la productividad de formas diversas e intuitivas.

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¿Qué es la regla 80/20?

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La regla 80/20, también conocida como principio de Pareto, afirma que el 80% de los resultados son el resultado del 20% de las causas. La regla se ha utilizado en muchos campos, pero sobre todo en los negocios y la economía.

Algunos ejemplos:

• El 80% de la fruta es producida por el 20% de los árboles frutales.
• El 80% de las ventas las cierra el 20% de los representantes de ventas.
• El 80% del café lo bebe el 20% de los compañeros de trabajo.

Es fundamental tener en cuenta que esta no es una regla estricta respaldada por datos científicos. Por el contrario, es posible que el 75% de tus ingresos provengan del 15% de tus clientes, por ejemplo. Sin embargo, la regla 80/20 sigue siendo un principio precioso que puedes aplicar a muchos aspectos de tu vida laboral y personal.

5 maneras de aplicar la regla 80/20 para mejorar la productividad

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Como se indicó anteriormente, la regla 80/20 se puede aplicar a múltiples aspectos de su negocio. Sin embargo, en esta guía analizaremos exclusivamente cómo puedes usarla para monitorea la productividad de los empleados.

Siga leyendo para descubrir las cinco formas en las que puede emplear la regla 80/20 para utilizar el tiempo de manera más eficaz, aumentar los ingresos y aumentar la productividad de los empleados.

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1. Identifique el 20% de las tareas que generan el 80% de sus ingresos

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Todo lo que haces en tu empresa repercute en tus ingresos. Pero no todas las tareas son iguales en ese sentido, ni tampoco lo son todos los clientes o clientes. Por lo tanto, un buen punto de partida es identificar qué 20% de tus clientes representan el 80% de tus ingresos.

A continuación te explicamos cómo hacerlo:

• Haga un recuento de las ventas semanales, mensuales y anuales de cada cliente.
• Reste el costo de los bienes o servicios proporcionados.
• Cuantifique cuánto tiempo dedica a atender a cada cliente.

Una vez que haya anotado estos números, podrá priorizar rápidamente a sus clientes.

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2. Identifique el 20% de las tareas repetitivas que ocupan el 80% de su tiempo y automatícelas

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Sin lugar a dudas, usted y sus empleados realizan una serie de tareas repetitivas durante una jornada laboral normal. Y si bien pueden ser vitales para mantener las cosas en marcha, a menudo pueden llevar mucho tiempo. Por eso es fundamental descubrir cómo puede automatizarlos para maximizar la productividad.

Por ejemplo, leer y responder correos electrónicos puede tardar fácilmente dos horas y media.

Sin embargo, la mayoría de ellos pueden tener una prioridad negativa o ignorarse por completo. Por lo tanto, una excelente manera de solucionarlo es configurar los filtros de la bandeja de entrada para que solo traten los mensajes más importantes.

Otro ejemplo es rellenar documentos con la misma información una y otra vez. Un buen sistema CMS podrá rellenar varios documentos con los datos del cliente que ya haya introducido una vez. Por lo tanto, esa tarea se puede automatizar fácilmente con las integraciones de CMS adecuadas.

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3. Analice el 20% de las franjas horarias en las que sus empleados realizan el 80% de su trabajo

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Las personas no son máquinas, lo que significa que no se puede esperar una producción constante a lo largo del día. Cada persona tiene sus propias horas pico de rendimiento, por lo que un cronograma uniforme para todo el personal no siempre aprovechará al máximo sus capacidades.

Afortunadamente, muchas empresas han permitido una mayor flexibilidad en este frente con el cambio gradual hacia el trabajo remoto. Y aún puedes encontrar los momentos en los que cada empleado trabaja mejor utilizando un software de seguimiento de la productividad de los empleados.

Observe a qué hora del día cada empleado es más productivo y, a continuación, bríndeles la flexibilidad necesaria para adaptar su horario en consecuencia. No hay motivo para que realicen tareas repetitivas cuando están en sus horas de máximo rendimiento. En cambio, es mejor reservar esas horas para las tareas que requieren un trabajo intenso.

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4. Identifique el 20% de los empleados que tienen el 80% más alto de rendimiento

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Del mismo modo que no hay horas pico de rendimiento uniformes, cada empleado también tiene su propio nivel de rendimiento general único. Por eso es importante identificar cuáles de tus empleados tienen el mejor desempeño, para que puedas usarlos como punto de referencia para mejorar las habilidades de otros miembros de tu equipo.

Los empleados altamente productivos tienden a tener estas características en común:

• Toma la iniciativa para resolver tareas sin supervisión.
• Use sus habilidades de resolución de problemas para anticiparse a problemas futuros.
• Están abiertos a recibir comentarios e incorporarlos en su trabajo.
• Utilice técnicas de gestión del tiempo para aumentar la productividad.
• Ten una mentalidad positiva.
• Formar relaciones con los compañeros de trabajo.

Algunos empleados también pueden obtener mejores resultados que otros cuando se trata de realizar tareas específicas. Es posible que hayan descubierto una manera de hacerlo que les ahorre tiempo o recursos, por ejemplo. Ahí es donde una herramienta de evaluación comparativa resulta útil, para que puedas identificar quién hace qué de manera más eficiente y utilizarla como ejemplo para capacitar a otros.

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5. Identifique el 20% de las herramientas que utilizan sus empleados para realizar el 80% de su trabajo

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Es natural que tu equipo añada nuevas herramientas de productividad para ayudar con el diseño, el marketing y cualquier otra tarea a fin de realizar el trabajo de forma más eficaz. Sin embargo, no todas las aplicaciones de software y productividad del equipo tendrán un impacto positivo. Por eso es importante hacer un seguimiento de su eficacia y de su uso a lo largo del tiempo, para no desperdiciar valiosos recursos.

Haga un balance de cada herramienta que utilizan sus empleados y evalúe en qué medida aumenta o disminuye la productividad:

• ¿Deshacerse de él obstaculizaría su trabajo?
• ¿Podría ahorrar tiempo y dinero valiosos utilizando otra herramienta?
• ¿Tiene dos herramientas que realizan la misma función?
• ¿Hay herramientas que no se utilizan en absoluto?

Tenga en cuenta estas preguntas para reducir la carga de su caja de herramientas y utilizar únicamente las mejores herramientas de productividad para el trabajo.

¿Estás listo para aplicar la regla 80/20?

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Con suerte, con la regla 80/20, tendrá un principio adicional que pueda utilizar para hacer un seguimiento de la productividad de los empleados y hacer crecer su negocio. Tal vez te deshagas de las herramientas que se utilizan para mejorar la productividad y que, en realidad, no hacen lo que se supone que deben hacer. Los mejores productos de productividad son los que tienen sentido, como el software de seguimiento de la productividad de los empleados.

En resumen, esto es lo que puede hacer con la regla 80/20:

• Identifique qué clientes o tareas generan más ingresos.
• Automatiza las tareas más repetitivas y aburridas.
• Descubra las horas de máximo rendimiento de cada empleado.
• Identifique a los empleados con mejor desempeño y utilícelos como puntos de referencia.
• Limpia y optimiza tu conjunto de herramientas para aumentar la productividad del trabajo.

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