Vivimos en la era dorada de los datos.

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La información es un producto de moda hoy en día, por lo que quien tenga los medios para recopilarla y sepa cómo utilizarla está un paso más cerca del éxito.

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Esta es exactamente la razón software de monitoreo de empleados se ha vuelto cada vez más popular en los últimos años, sin mencionar el repentino auge del trabajo desde casa provocado por la pandemia de coronavirus.

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Con la gran cantidad de información que proporciona esta tecnología, se ha vuelto bastante tentador para los propietarios y gerentes de negocios implementarla en sus entornos profesionales para vigilar mejor a los empleados, garantizar procesos efectivos y trabajar con las mejores herramientas.

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¿Por qué te contamos esto?

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Si has empezado a leer este artículo, obviamente estás interesado en introducir algún tipo de software para controlar lo que hacen tus empleados cuando deberían estar trabajando y qué tan productivos son realmente durante las horas de oficina (sin importar lo vago que se haya vuelto el término recientemente).

Sin embargo, tenga en cuenta que una perturbación tan grande debe ir seguida de un gran cambio en la cultura de la empresa. Antes de empezar a pedirles a tus empleados que descarguen el software Insightful en sus ordenadores y empiecen a registrar entradas y salidas todos los días, primero debes hacerles entender por qué es necesario y cómo puede ayudarles a ser más productivos y a que la empresa sea incluso un poco más rentable.

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¿Cuáles son los beneficios del software de monitoreo de empleados?

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Información sobre la eficiencia de los procesos, los empleados y las operaciones generales de la empresa: esos son los beneficios más obvios de tener un software informático que mide el tiempo de oficina de los empleados, el historial de navegación, la actividad de pulsación de teclas, la toma de capturas de pantalla y más.

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Si está buscando optimice sus procesos empresariales, tener una idea clara de cuáles de ellas tienen problemas de cuello de botella, deben automatizarse o simplemente pueden descartarse, puede ahorrarle mucho dinero y tiempo para centrarse en otras cosas. Lo mejor para todos es que la empresa funcione de manera eficiente, que los clientes estén satisfechos con su producto y servicio de atención al cliente y que todos tengan un resultado positivo. Dado que la supervisión de los empleados puede ser de gran ayuda para identificar estos problemas, debería ser una adición bienvenida en una empresa de este tipo.

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Además, no todos los tipos de bajas de productividad pueden atribuirse a procesos empresariales no optimizados. Tal vez tengas algunos empleados a los que les encanta charlar todo el día y, de hecho, solo trabajan dos horas al final del turno. Esas personas no solo no están ejerciendo su influencia en la empresa, sino que también influyen negativamente en otros miembros del equipo.

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Mediante la implementación adecuada software de vigilancia de escritorio, puede asegurarse de que se centren en trabajar de manera más diligente y eficiente. Herramientas como Insightful ofrecen a los gerentes la opción de separar las actividades productivas de las improductivas y neutrales de acuerdo con la naturaleza de las tareas de cada empleado, y pueden tomar capturas de pantalla de forma aleatoria, manual o cuando se activan por una actividad marcada como inapropiada. Sin embargo, en la mayoría de los casos, el simple hecho de saber que están siendo monitoreados hace que los empleados se comporten de manera más responsable en el trabajo, ya sea en la oficina o cuando trabajan desde casa.

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Por último, solo el el mejor software para el monitoreo de empleados - como Insightful, puede proporcionarle información útil que puede ayudarlo a identificar qué operaciones de la empresa deben mejorarse o copiarse a otros departamentos para lograr mejores resultados en un futuro próximo.

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Pero antes de empezar a recopilar esa información, dígales a sus empleados que serán monitoreados. He aquí por qué y cómo hacerlo correctamente.

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Tenga una buena razón para monitorear a los empleados

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Debe haber una buena razón para decidir implementar un software capaz de monitorear el desempeño de los empleados.

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No es ético ni legal (en algunos países) introducir este tipo de software solo para ver quién trabaja ocho horas al día y en qué sitios web les gusta navegar. Sin embargo, si existe la sospecha de que ciertos empleados eluden sus obligaciones y actúan de manera poco profesional en el trabajo, entonces tiene una buena base para introducir un software de monitoreo para los empleadores.

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Podrá proporcionarle información precisa y coherente con respecto a la productividad de los trabajadores y ayudar a determinar qué es lo que debe mejorarse para garantizar mejores flujos de trabajo.

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Informe a los empleados sobre lo que se está monitoreando y por qué

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Si el trabajo nunca antes ha sido supervisado en su empresa, la implementación de cualquier software para ese propósito será algo completamente nuevo para sus empleados y para usted (el gerente).

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Es por eso que la transición debe ser lo más fluida posible.

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Antes de empezar a utilizar incluso un software de monitoreo en línea gratuito, la administración debe identificar todas las áreas sobre las que desean obtener información y con qué propósito.

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Sea específico y trate de explicar el proceso lo mejor que pueda. Esto ayudará a minimizar los sentimientos negativos ante este nuevo cambio y evitará que los empleados se pregunten si serán señalados por revisar su correo electrónico demasiadas veces al día. Los trabajadores enfadados tienden a cometer muchos errores en sus tareas, así que trata de evitarlos siempre que sea posible.

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Sin embargo, la mejor política de monitoreo de los empleados es establecer claramente qué tipos de comportamiento son aceptables y alentados, y cuáles no. Puede que incluso quieras crear algún tipo de guía para los empleados (una especie de manual) para que sea aún más fácil incorporar a los recién llegados más adelante.

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También es muy importante enfatizar al hablar con el personal que esta no es una forma de castigo para todos, ya que es posible que algunos de ellos no actúen de la manera en que deberían hacerlo.

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Deje en claro que esto puede ayudarlos a todos a avanzar en el trabajo, ya que el software de monitoreo brinda información precisa, coherente y objetiva sobre sus hábitos de trabajo y niveles de productividad, lo que puede resultar útil durante el proceso de revisión.

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Construir y mantener la confianza

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Cuando se introduce un gran cambio, pueden suceder muchas cosas.

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Asegúrese de no poner en peligro la confianza que ya se ha creado entre la dirección y los empleados. En el caso de las nuevas contrataciones, debes sentar una buena base para una relación sólida en el futuro, así que ten claras tus expectativas con respecto a ellas, con y sin la supervisión de los empleados.

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Ten siempre en cuenta que empleados felices son, en última instancia, empleados productivos. Por lo tanto, invierta sus esfuerzos en crear un ambiente de trabajo que refleje eso: una oficina grande y luminosa, equipos modernos, herramientas disponibles, carga de trabajo adecuada y más.

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Deje que todos los empleados sepan que su objetivo final es garantizar que la empresa crezca y progrese constantemente. La tecnología simplemente representa una forma de lograrlo, por lo que es necesario implementar nuevas herramientas para permitir un trabajo productivo.

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Incluir a los empleados en el proceso

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Al iniciar el proceso de elección de la herramienta adecuada para su organización, incluya a tantos empleados como sea posible en tantos niveles como sea posible.

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Esto les dará la oportunidad de familiarizarse con el concepto detrás del monitoreo de los trabajadores, podrán ver qué herramientas como Insightful tienen para ofrecer y podrán sopesar los pros y los contras por sí mismos.

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Dado que la seguridad de los datos es una de las mayores preocupaciones de los trabajadores cuando se trata del software de monitoreo en general, solicite su ayuda para encontrar la única solución que los haga sentir cómodos al usarlo.

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Casi el 50% de los empleados no cree que la información recopilada sobre ellos en herramientas similares no sea segura, pero Insightful, por ejemplo, almacena datos cifrados sin posibilidad de robo. Usa esto para cambiar las cosas.

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Puedes explicarles por qué la herramienta que quieres usar es segura o puedes pedirles que lo evalúen por sí mismos entre todas las opciones disponibles. De cualquier manera, hacer que participen en el proceso de selección lo facilita considerablemente.

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En última instancia, su personal podrá ayudarlo a elegir el mejor software de monitoreo de PC para las necesidades de su empresa y de sus empleados sin que usted tenga que ser una mala persona.

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Conclusión

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Según el tipo de cultura que haya creado en su empresa y el tipo de tono que le dé, es posible que la introducción de software como Insightful ayude a su productividad, pero divida a los empleados. O puede hacer que teman perder su trabajo porque tú piensas que han hecho algo mal y ahora quieres castigarlos.

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Pero si abordas este tema de manera correcta, con intenciones y razones claras por las que esto es bueno para la empresa y sus empleados, la introducción de un software de monitoreo de empleados puede ser algo increíble que lleve a tu empresa a nuevas alturas.

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Pruébalo y descúbrelo: seguro que hay una razón por la que cada vez más empresas lo hacen también.

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Este artículo fue escrito originalmente el 15 de agosto de 2019 por Aleksa Misic. Fue actualizado el 30 de junio de 2020 por Aleksandra Djordjevic.

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