La tecnología que respondía a la pregunta de cómo monitorear la actividad en una computadora de su empresa existe desde hace bastante tiempo. Muchas empresas la utilizan, por lo que es probable que ya estés familiarizado con lo que es y cómo funciona.

Un programa informático que puede hacer un seguimiento de las actividades y tareas de los empleados, medir el tiempo que dedican a ellas y proporcionarte todos estos datos e informes en tu panel de control para que puedas mejorar la productividad de los empleados, optimizar el tiempo en los proyectos, etc. Parece un software de monitoreo de empleados definición.

Esto es bastante claro y conciso a la hora de explicar de qué se trata, pero, naturalmente, en toda su brevedad, deja mucho espacio para más preguntas. Algunas de estas preguntas son lo suficientemente glamurosas como para merecer la pena inspirarlas en cientos de temas de artículos: las ventajas del software, las ventajas y desventajas del monitoreo de los empleados, cómo usarlo para objetivos empresariales, etc.

En este artículo vamos a tomar una ruta ligeramente diferente. Nos centraremos en esas cuestiones técnicas aburridas y áridas que solo el soporte técnico quiere abordar (o, mejor dicho, no tienen otra opción). Sin embargo, estas cuestiones son cruciales para la correcta implementación del software y contar con estas respuestas le facilitará mucho la vida cuando llegue el momento de elegir el mejor programa de monitoreo de PC.

¡Así que ponte el cinturón de seguridad y pongámonos manos a la obra!

1. ¿Cómo descargo e instalo el software?

Empecemos por el más fácil. Si alguna vez ha descargado e instalado algo en su computadora, sabrá cómo hacer lo mismo con el sistema de monitoreo de computadoras.

Conseguir el software perfecto y poder usarlo de inmediato está a solo unos clics de distancia. Es tan sencillo como ir al sitio web del proveedor y hacer clic en el botón de descarga del monitor de empleados. A continuación, solo tiene que seguir las sencillas instrucciones para instalar el sistema en su ordenador y hacer lo mismo en todos los ordenadores corporativos de los empleados que quiera supervisar de ahora en adelante.

En lugar de hacerlo manualmente yendo de un equipo a otro, puede instalar el software en todos los equipos al mismo tiempo mediante un directorio activo. Todo este proceso se realizará en menos de una hora. Estás listo para irte inmediatamente después de eso.

Sin embargo, una cosa muy interesante a tener en cuenta aquí es que la mayoría de los programas le ofrecerán una prueba gratuita del software de vigilancia informática. Por lo general, dura alrededor de una semana, lo que puede no parecer mucho, pero en realidad es una gran oportunidad para que lo pruebes y compruebes si te sientes realmente cómodo con el sistema y si hace todo lo que se supone que debe hacer. Si no estás satisfecho, puedes pasar al siguiente candidato de tu lista de software de monitoreo de empleados hasta que encuentres al candidato perfecto. Literalmente no te cuesta nada, así que utilice este período de prueba gratuito sabiamente.

2. ¿Qué sistema operativo necesito para ejecutar el software?

Si alguna vez se te pasó por la cabeza esta sencilla pregunta, te alegrará saber que la mayoría de los tipos de software de monitoreo de empleados funcionan con los sistemas operativos más comunes, por lo que compatibilidad no será un problema en la mayoría de los casos.

Dicho esto, es casi seguro que no tendrá problemas para encontrar el software de monitoreo de actividad de Mac o Windows. El proceso de instalación es muy similar en ambos sistemas operativos y tendrás la misma interfaz y las mismas funcionalidades independientemente de dónde ejecutes el software.

Por muy fácil que sea conseguir un software de monitorización para Windows y Mac OS (e incluso hay versiones de software de monitorización de PC para Windows 7), las cosas no son tan fáciles para los usuarios de Linux y otros sistemas operativos menos comunes. Desafortunadamente, tendrás que esforzarte un poco más para encontrar un software de monitoreo que sea compatible con ellos.

3. ¿Dónde se almacenan los datos?

Podría decirse que este es uno de los aspectos técnicos más importantes en los que debe pensar al implementar un sistema de seguimiento. Y básicamente tienes dos opciones en lo que respecta al almacenamiento de datos: soluciones de monitoreo de empleados en las instalaciones y en la nube. Así que analicemos los beneficios de cada una.

La solución local o autohospedada le brinda la posibilidad de mantener sus datos de monitoreo en sus propios servidores. Esto significa que tiene un control total y exclusivo sobre los datos y, lo mejor de todo, obtiene toda la memoria de almacenamiento que esté dispuesto a ahorrar. Sin embargo, esto tiene un precio. Es decir, el sistema local es mucho más difícil de implementar y definitivamente necesitarás poner a tu equipo técnico en la tarea. Pero si tiene tiempo, conocimientos técnicos y necesita el más alto nivel de control, esta es una opción válida para usted.

La otra opción es una solución en la nube. En este escenario, sus datos se almacenan en los servidores seguros de la empresa de monitoreo, la implementación del sistema es cuestión de minutos y no necesita prácticamente ningún conocimiento técnico para hacerlo. Por lo tanto, si está buscando una opción ligera y fácil de configurar, este es el camino a seguir.

Algunos proveedores, como Insightful, ofrecen ambas opciones para elegir, mientras que otros ofrecen una u otra, así que asegúrese de obtener esta información antes de decidir qué software desea utilizar.

4. ¿Puedo acceder a los datos en línea?

Esto dependerá en cierta medida del software que utilice, pero la mayoría de ellos le ofrecen algún tipo de opción de monitor de computadora en línea. Podría ser una habilidad extremadamente útil.

Ser capaz de acceder a los datos en línea prácticamente significa que puedes abrir tu panel de control y ver los informes desde cualquier ordenador, siempre que tengas tus datos de inicio de sesión. Querrás tener esta accesibilidad siempre que necesites acceder al software desde tu casa, desde otra oficina, durante un viaje de negocios, etc.

Por lo tanto, el hecho de que la respuesta a esta pregunta sea afirmativa en la mayoría de los casos es una muy buena noticia si necesita flexibilidad para acceder a los datos.

5. ¿Pueden mis trabajadores detectar el software de monitoreo de empleados?

Ahora, hay dos respuestas a esta pregunta, dependiendo de lo que quieras decir con ella.

Si quieres saber si el software molestará a los empleados al tener que interactuar con él o recibir mensajes emergentes, la respuesta es un rotundo no. Todo el seguimiento de la actividad, la recopilación de datos y la compilación de informes se llevan a cabo discretamente entre bastidores y no son nada intrusivos para los empleados.

Si, por otro lado, quieres saber si los empleados podrán darse cuenta de que están siendo monitoreados sin que tú se lo digas, la respuesta es un poco más compleja. La mayoría de los sistemas son lo suficientemente sofisticados como para no resultar evidentes para nadie con al menos un poquito de conocimiento de TI.

Para comprobar si la computadora tiene software de monitoreo, un empleado tendría que saber cómo comprobar los procesos en ejecución y las «listas blancas» del firewall, y también cómo reconocer el programa sospechoso (definitivamente no dirá «software de monitoreo»), por lo que no todos tendrán la habilidad para hacerlo. E incluso si lo hicieran, de todos modos no podrán bloquear el software de monitoreo.

Sin embargo (y esto es enorme sin embargo), ni siquiera deberías ponerte en una situación en la que los empleados tengan que investigar los procesos en ejecución para confirmar sus sospechas, basta con hablarles directamente sobre la supervisión. Es mejor para ti y es mejor para ellos.

Conclusión

¡Y ahí lo tienes! Cinco preguntas sobre los sutiles tecnicismos del software de monitoreo de empleados: respondidas. Esperemos que ahora tenga una mejor idea de cómo funciona el software y qué debe hacer para implementarlo correctamente. Lo único que queda por hacer es salir y aprovechar al máximo los conocimientos que tiene.

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