Conclusiones clave:

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• La automatización de tareas y decisiones, una técnica centrada en la automatización de tareas o decisiones repetitivas, ayuda a las organizaciones a optimizar los flujos de trabajo, aumentar la productividad y permitir que los empleados se centren en actividades más estratégicas.

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• Los beneficios de la automatización de tareas y decisiones incluyen reducir el tiempo dedicado a las tareas rutinarias, minimizar los errores, aumentar la productividad y proporcionar escalabilidad para gestionar el aumento de las cargas de trabajo de manera eficiente.

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• A pesar de sus ventajas, la integración de herramientas de automatización puede provocar desafíos técnicos y resistencia por parte de algunos empleados.

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• Los pasos para una automatización exitosa de tareas y decisiones incluyen la realización de auditorías de procesos, la capacitación y el apoyo continuo, el fomento de una cultura de mejora continua y el uso de tecnologías avanzadas software para rastrear el tiempo de los empleados y productividad como Insightful para mejorar la automatización.

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Tiempo de lectura: 5 minutos

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¿Hay alguna manera de aumentar la carga de trabajo sin afectar la eficiencia operativa? Pruebe la Tarea/Decisión, una técnica de gestión de tareas y flujo de trabajo que se centra en el uso de herramientas y procesos para automatizar las tareas repetitivas. Como resultado, dedicarás menos tiempo al trabajo manual y evitarás errores.

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Vamos a desglosar esta técnica para entender sus beneficios y posibles inconvenientes. Proporcionaremos consejos prácticos para usar Tarea/Decisión y enumeraremos los mejores software para rastrear el tiempo de los empleados, productividad y habilidades de administración de tareas que respaldan la automatización.

¿Qué significa la automatización de tareas/decisiones?

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La automatización de tareas/decisiones es una técnica de administración de tareas que se centra en la automatización de tareas o decisiones repetitivas. El uso de herramientas y procesos en lugar del trabajo manual puede:

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• Ahorra tiempo
• Reduzca los errores humanos
• Mejore la eficiencia

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En primer lugar, hay que identificar las tareas o decisiones que son rutinarias y se pueden estandarizar. A continuación, utilice herramientas de automatización, como el software de supervisión del trabajo, las aplicaciones de gestión de proyectos o la automatización robótica de procesos (RPA), para ejecutar esas tareas automáticamente. La técnica tiene como objetivo agilizar los flujos de trabajo, aumentar la productividad y permitir que los empleados se concentren en actividades más estratégicas.

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Las ventajas de la automatización de tareas/decisiones

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Automatización significativa de tareas y decisiones reduce el tiempo dedicado a las tareas rutinarias. Esto libera recursos valiosos para esfuerzos más complejos. Como resultado, los empleados pueden concentrar su energía en actividades de alto valor, lo que deja espacio para la productividad y la innovación.

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Las tareas repetitivas también son un caldo de cultivo para todo tipo de errores. Automatización de tareas y decisiones minimiza el riesgo de errores eliminando por completo el trabajo manual. Esto garantiza la coherencia y la precisión en la ejecución de las tareas, lo que mejora la calidad general.

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Además, con la automatización de tareas, los empleados pueden lograr más en menos tiempo. Esto permite a los equipos fácilmente cumplir con los plazos y responder a las necesidades empresariales en evolución.

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Por último, la automatización de tareas y decisiones proporciona escalabilidad. De hecho, la automatización de los procesos puede aumentar la carga de trabajo sin comprometer la eficiencia.

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Ejemplo del mundo real

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Amazon es famoso por utilizar la automatización de tareas en sus centros logísticos para agilizar el procesamiento y la entrega de los pedidos. Todas las tareas, como recoger, empacar y clasificar productos, están automatizadas. De esa forma, la empresa puede tramitar los pedidos mucho más rápido y con mayor precisión.

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Esta eficiencia mejora la satisfacción del cliente mediante entregas puntuales. También permite a Amazon gestionar un gran volumen de pedidos de manera más eficiente, lo que contribuye a la rentabilidad general.

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Posibles obstáculos en el camino

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La integración de herramientas de automatización en los sistemas existentes puede ser técnicamente desafiante. Puede encontrar problemas de compatibilidad, que requieren una planificación y experiencia cuidadosas.

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Algunos los empleados pueden resistirse a la automatización, por temor a perder su seguridad laboral. Debe abordar estas preocupaciones de la siguiente manera destacando los beneficios de la automatización y proporcionando la capacitación y el apoyo adecuados.

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Automatización de tareas o decisiones complejas requiere una planificación minuciosa. Necesita invertir tiempo y recursos para diseñar e implementar la automatización. También debe asegurarse de que todo el proceso se alinee con los objetivos empresariales.

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Consejos prácticos para la automatización de tareas y decisiones

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Para implementar con éxito la automatización de tareas y decisiones, debe tomar medidas proactivas:

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Realizar auditorías de procesos

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Analice los flujos de trabajo existentes para identificar las tareas o decisiones que se pueden automatizar. Por ejemplo, si tienes un departamento de servicio al cliente, esto podría incluir responder a correos electrónicos, rastrear pedidos o programar citas.

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Colabore con otros departamentos, especialmente con el sector de TI, para obtener más información sobre qué tipo de tareas pueden y deben automatizarse. Basa tu decisión en factores como el potencial seguimiento del tiempo para empleados remotos, la gestión de los recursos y el impacto en la eficiencia general. De este modo, te centrarás en las áreas en las que la automatización puede beneficiar tanto al equipo como a la organización en su conjunto.

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Brindar capacitación y soporte

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Una vez que decidas qué herramientas de automatización utilizarás, debes brinde capacitación y apoyo a su equipo. Por ejemplo, si estás haciendo la transición a un nuevo software de gestión de proyectos, organiza sesiones de formación para enseñar a los empleados a usarlo correctamente.

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Las sesiones podrían incluir ejercicios prácticos, tutoriales en vídeo o sesiones de preguntas y respuestas para responder a cualquier pregunta. Además, debes designar a una persona de contacto o crear un canal de soporte donde los empleados puedan buscar ayuda cuando comiencen a utilizar las herramientas de automatización.

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Un sistema de soporte continuo garantiza que los empleados se sientan seguros al usar las nuevas herramientas, lo que en última instancia conduce a un aumento de la productividad.

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Inspirar y fomentar la mejora continua

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Necesitas crear una cultura laboral de retroalimentación e innovación dentro del equipo. Organice sesiones de retroalimentación en las que los diferentes empleados puedan analizar sus experiencias con las herramientas de automatización y sugerir áreas de mejora.

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También puedes pida su opinión a las partes interesadas, los clientes u otros departamentos sobre qué tan bien funciona la automatización. El ciclo de retroalimentación permite al equipo identificar cualquier obstáculo o ineficiencia en el proceso de automatización.

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Herramientas que ayudan a la automatización

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Las herramientas digitales desempeñan un papel crucial en la automatización de las tareas. Estas son algunas aplicaciones y software que funcionan bien con esta técnica:

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• Zapier: Zapier te permite automatizar los flujos de trabajo mediante la conexión de varias aplicaciones y servicios. Ofrece una interfaz fácil de usar y una amplia gama de integraciones, lo que lo hace adecuado para automatizar tareas en diferentes plataformas.

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• Microsoft Power Automate: Anteriormente conocido como Microsoft Flow, Power Automate permite a los usuarios automatizar tareas y flujos de trabajo repetitivos dentro del ecosistema de Microsoft. Se integra perfectamente con Office 365, SharePoint y otras aplicaciones de Microsoft, y ofrece capacidades de automatización avanzadas.

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• Perspicaz: Perspicaz software de monitoreo de computadoras para empleados proporciona funciones avanzadas de seguimiento del personal y análisis de la fuerza laboral que pueden complementar la automatización de tareas y decisiones. Con información sobre las actividades de los empleados y la utilización de los recursos, puede identificar las oportunidades de automatización y optimizar los flujos de trabajo para lograr una mayor eficiencia.

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Perspicaz

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• Análisis de uso exhaustivo: Sumérjase en las actividades de su equipo con nuestra completa función de análisis de uso. Obtén un desglose detallado del tiempo empleado en las diferentes categorías de aplicaciones y sitios web, tanto a nivel individual como de equipo. Estos datos invaluables ayudan a identificar tendencias y patrones, lo que te permite ajustar tus procesos para obtener el máximo rendimiento.

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• Análisis de información operativa: Descubra las ineficiencias ocultas y aumente la productividad con el análisis de información operativa de Insightful. Identifique las tareas que consumen mucho tiempo y las actividades improductivas, allanando el camino para la automatización de las tareas. Con información práctica, transformará sus operaciones e impulsará su empresa hacia el éxito.

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