En este artículo vamos a hablar de:

▶ Qué puede hacer hoy si su equipo es ahogándose en tareas pendientes y plazos incumplidos.

▶ Estrategias de productividad comprobadas para aumentar la producción y frenar la procrastinación.

▶ Cómo puedes abordar las pérdidas de beneficios debido a procesos de trabajo ineficientes.

▶ Técnicas que puede utilizar para maximice la productividad de sus trabajadores.

En este artículo, hemos compilado una lista completa de 17 gestión de la productividad para guiar a su equipo hacia la máxima productividad. Sin embargo, incluso con estas estrategias implementadas, sigue necesitando datos precisos para medir el rendimiento y garantizar que la eficiencia realmente mejora.

Descubra cómo Insightful software de monitoreo remoto de la productividad de los empleados funciona junto con estas técnicas para proporcionar información en tiempo real sobre el rendimiento de su equipo.

¿Estás listo para dejar de dejar dinero sobre la mesa y empezar a maximizar el potencial de tu equipo?
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1. Optimice su vida con el Bullet Journal

El Bullet Journal, o BoJo, es un sistema flexible para organizar tareas y objetivos a nivel de equipo. Ayuda a los gerentes a entrenar a sus equipos para que se mantengan organizados y concentrados, ya que proporciona un método personalizable para realizar un seguimiento de las tareas, los eventos y las notas en un solo lugar. Este enfoque adaptable se puede utilizar para gestionar los proyectos, los plazos y los objetivos del equipo de manera eficiente.

Ejemplo: En un Bullet Journal de equipo, creamos registros diarios con las tareas, los eventos y las notas de todo el equipo. Por el momento, es posible que tengamos tareas como «Completar la propuesta de proyecto», «Organizar una reunión de equipo» y «Revisar la estrategia de marketing».

Para quién es mejor: Equipos que necesitan una forma personalizada de gestionar sus tareas y objetivos, como grupos creativos, equipos con responsabilidades variadas o cualquier grupo que busque organizarse mejor a su manera.

¿Quieres saber más? Consulta nuestro artículo sobre cómo crear un Bullet Journal.
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2. Visualice el progreso con un método Kanban

El método Kanban es un sistema visual para gestionar y mejorar el flujo de trabajo del equipo. Ayuda a optimizar nuestros procesos y a aumentar la eficiencia al proporcionar una representación visual clara del progreso de nuestro equipo. Usamos un tablero con columnas que representan las diferentes etapas de las tareas, como «Por hacer», «En curso» y «Listo». Las tareas del equipo se representan mediante cartas que se mueven por las columnas a medida que avanzan.

Ejemplo: Creamos un tablero Kanban con columnas para «Trabajo pendiente», «En curso», «Revisión» y «Finalizado». A medida que nuestro equipo trabaja en las tareas, movemos las tarjetas correspondientes por el tablero, lo que nos da una representación visual clara de nuestro flujo de trabajo.

Para quién es mejor: El método Kanban es ideal para los equipos que necesitan visualizar su flujo de trabajo, identificar los cuellos de botella y mejorar continuamente sus procesos. Es particularmente útil para proyectos con muchas tareas o aquellos que requieren la colaboración entre los miembros del equipo.

¿Quieres saber más? Consulte nuestra guía completa sobre la implementación de Método Kanban para tus proyectos.

Consejo profesional: Las herramientas como las de Insightful incluyen integraciones de gestión de proyectos con el seguimiento del personal y tableros Kanban digitales, lo que te permite visualizar y optimizar el flujo de trabajo de su equipo en tiempo real. Este software de supervisión de empleados facilita el seguimiento del progreso en los equipos distribuidos e identifica rápidamente los cuellos de botella.

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3. Trabajo profundo para alcanzar el máximo rendimiento

Do Deep Work consiste en que nuestro equipo se sumerja en las tareas con total concentración, evitando distracciones y trabajos superficiales. Esta técnica nos ayuda a lograr resultados de alta calidad al mantener la concentración y aumentar drásticamente nuestra productividad en tareas complejas.

Ejemplo: De 9:00 a.m. a 11:00 a.m., nuestro equipo se centra exclusivamente en redactar la propuesta de proyecto, desactivar todas las notificaciones y configurar nuestros teléfonos en No molestar para evitar interrupciones.

Para quién es mejor: Do Deep Work es ideal para cualquier persona que necesite abordar tareas importantes que requieran una concentración intensa, como equipos que trabajan en proyectos complejos, escritores, desarrolladores o cualquier persona que desee producir un trabajo importante sin distracciones.

¿Quieres saber más? ¿Preparado para combatir las distracciones en el lugar de trabajo? Descubra cómo Haz un trabajo profundo en nuestro artículo detallado.

Consejo profesional: La analítica avanzada de Insightful, capaz de seguimiento de la productividad de los trabajadores remotos, puede ayudar a identificar los períodos de trabajo intenso dentro de su equipo. Al analizar los patrones de productividad, puedes proteger estos momentos cruciales de concentración y maximizar el rendimiento del equipo. Este enfoque basado en datos garantiza que el trabajo más importante de tu equipo reciba la atención ininterrumpida que necesita.
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4. Supere la procrastinación con la regla de los 10 minutos

La regla de los 10 minutos ayuda a los equipos a superar la procrastinación al comprometerse a dedicar solo diez minutos a una tarea. Aumenta la productividad del equipo al reducir la barrera para iniciar las tareas, lo que facilita generar impulso y completar el trabajo.

Ejemplo: A las 2:00 p. m., configuramos un temporizador y dedicamos diez minutos a organizar nuestros archivos de proyecto compartidos. Una vez que se acaba el temporizador, a menudo nos sentimos motivados para continuar y terminar la tarea juntos.

Para quién es mejor: Esta regla es perfecta para los equipos que tienen problemas para iniciar tareas, como los grupos que se enfrentan a grandes proyectos, los equipos creativos que necesitan empezar a trabajar o cualquier equipo que quiera superar las dilaciones y progresar juntos.

¿Quieres saber más? Consulta nuestro artículo para empezar a aplicar el Regla de los 10 minutos a tus tareas.
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5. Priorización maestra a través de ABCDE

El método ABCDE es una técnica de priorización que le ayuda a concentrarse en las tareas más importantes. Aumenta su productividad al garantizar que siempre aborde primero los trabajos de alto impacto, maximizando su eficiencia y rendimiento. Implica clasificar las tareas en cinco niveles: A (lo más importante), B (lo importante), C (lo que está bien hacer), D (delegar) y E (eliminar).

Ejemplo: Revisamos la lista de tareas pendientes de nuestro equipo y asignamos a cada tarea una letra de la A a la E. Las tareas «A» son las más importantes y deben completarse hoy, mientras que las tareas «E» se pueden eliminar. Luego nos concentramos primero en completar nuestras tareas «A».

Para quién es mejor: El método ABCDE es perfecto para cualquier persona que tenga dificultades para priorizar las tareas o que tienda a postergar un trabajo importante. Es especialmente útil para profesionales con muchas responsabilidades o para aquellos que quieren asegurarse de que siempre están trabajando en las tareas más importantes.

¿Quieres saber más? Lea nuestro artículo detallado sobre cómo dominar el Método ABCDE para una mejor priorización de las tareas.

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6. Aproveche la regla 80/20 para obtener el máximo impacto

La regla 80/20, o principio de Pareto, consiste en centrarse en las tareas que tienen el mayor impacto. Aumenta la productividad de su equipo al ayudar a identificar y concentrarse en las actividades que producen los resultados más importantes. Sugiere que el 80% de los resultados provienen del 20% de los esfuerzos, por lo que, si se concentra en esas actividades de alto impacto, su equipo puede aumentar su productividad.

Ejemplo: De 10:00 a.m. a 11:00 a.m., trabajamos en el 20% de las tareas principales que impulsan el 80% del éxito de nuestro proyecto, como las reuniones con los clientes clave y los hitos críticos del proyecto.

Para quién es mejor: La regla 80/20 es ideal para las personas que quieren trabajar de manera más inteligente, no más ardua, como los profesionales de negocios que gestionan proyectos clave, los emprendedores que se centran en el crecimiento o cualquier persona que quiera lograr más concentrándose en lo que realmente importa.

¿Quieres saber más? Descubra cómo aplicar el Principio de Pareto consultando nuestro blog.

Consejo profesional: Los informes detallados de actividad de Insightful y análisis de empleados muestra exactamente a qué se dedica el tiempo de tu equipo. Esta información te ayuda a identificar el 20% de las actividades que generan el 80% de tus resultados, lo que te permite optimizar la asignación de recursos y aumentar la productividad general.

7. Aproveche su mejor momento biológico

Biological Prime Time significa que tu equipo hace su trabajo más importante cuando tiene más energía. Maximiza la productividad y permite a tu equipo lograr más con menos esfuerzo. Al trabajar durante las horas punta, tu equipo puede hacer más y mantenerse concentrado.

Ejemplo: La energía de nuestro equipo alcanza su punto máximo entre las 9:00 a.m. y las 11:00 a.m., por lo que programamos nuestras tareas más difíciles, como la planificación estratégica y la resolución de problemas, durante estas horas.

Para quién es mejor: Este método es ideal para los equipos que desean aprovechar al máximo su energía natural, como los profesionales que trabajan en proyectos clave, los creativos con grandes ideas o cualquier persona que busque ser más productiva trabajando cuando se siente con más energía.

¿Quieres saber más? Consulta nuestro artículo para saber cómo descubrir los de tu equipo Prime Time biológico.

Consejo profesional: Con el completo seguimiento de datos de Insightful y gestión remota de la productividad de los empleados herramientas, puedes identificar cuándo los miembros de tu equipo son más productivos. Esto le permite programar tareas de alta prioridad durante las horas de máximo rendimiento, lo que puede generar importantes aumentos de productividad. Algunas empresas que utilizan este enfoque han registrado aumentos de productividad de hasta un 21%.

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8. Aumente la productividad con una lista de tareas pendientes

La lista de tareas pendientes es una estrategia para identificar y evitar las actividades que agotan el tiempo y la energía de tu equipo. Aumenta la eficiencia al ayudar a eliminar los hábitos improductivos y las interrupciones, lo que permite que tu equipo pueda concentrarse en las tareas que realmente mueven la aguja. Este enfoque garantiza que los esfuerzos del equipo se dirijan hacia lo que es realmente importante.

Ejemplo: La lista de tareas pendientes de nuestro equipo incluye evitar las redes sociales durante las horas de trabajo, no revisar los correos electrónicos a primera hora de la mañana y saltarse las reuniones innecesarias.

Para quién es mejor: La lista de tareas pendientes es perfecta para los equipos que buscan eliminar las distracciones y los malos hábitos, como aquellos que buscan concentrarse en las tareas clave, necesitan optimizar sus horarios o cualquiera que quiera aumentar su productividad eliminando las pérdidas de tiempo.

¿Quieres saber más? ¿Estás listo para eliminar esas molestas distracciones? Siga nuestra guía detallada sobre Lista de cosas que no hacer.

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9. Conquista tu bandeja de entrada con Inbox Zero

Inbox Zero es un método para mantener vacía la bandeja de entrada del correo electrónico de tu equipo para evitar distracciones. Mejora considerablemente la productividad al reducir el estrés relacionado con el correo electrónico y liberar espacio mental para las tareas más importantes. Al administrar los correos electrónicos de manera eficiente, su equipo puede centrarse en tareas más importantes sin interrupciones constantes.

Ejemplo: Al principio y al final de cada día, dedicamos 15 minutos a ordenar los correos electrónicos de nuestro equipo, responder a los urgentes y organizar el resto en carpetas o listas de tareas. Esto ayuda a mantener limpias nuestras bandejas de entrada.

Para quién es mejor: Inbox Zero es ideal para los equipos que se sienten abrumados por los correos electrónicos, como los profesionales ocupados que necesitan mantenerse organizados, los ejecutivos que se comunican mucho o cualquier persona que quiera menos distracciones para concentrarse en su trabajo.

¿Quieres saber más? Consulta nuestro artículo sobre cómo lograr Bandeja de entrada cero en poco tiempo.

Consejo profesional: El sistema de análisis de empleados de Insightful puede realizar un seguimiento del tiempo dedicado al correo electrónico, lo que te ayuda a identificar si la gestión de la bandeja de entrada supone una pérdida de tiempo importante para tu equipo. Estos datos pueden justificar la implementación de las técnicas de Inbox Zero y medir su impacto en la productividad general.

10. El método Ivy Lee para la claridad diaria

El método Ivy Lee consiste en enumerar las seis tareas más importantes para el día siguiente en orden de prioridad. Este enfoque simple aumenta significativamente la productividad al garantizar que tu equipo aborde primero las tareas de alta prioridad, lo que reduce la fatiga de tomar decisiones y les ayuda a concentrarse en lo que más importa. Ayuda a tu equipo a empezar cada día con un plan claro.

Ejemplo: Al final de nuestra jornada laboral, anotamos las seis tareas principales de nuestro equipo para mañana, como «Finalizar la propuesta de proyecto», «Llamar al cliente clave», «Revisar el informe presupuestario», «Planificar una reunión de equipo», «Responder a correos electrónicos urgentes» y «Redactar un plan de marketing», priorizándolas por orden de importancia.

Para quién es mejor: El método Ivy Lee es perfecto para los equipos que desean una forma sencilla pero eficaz de priorizar sus tareas, como los ejecutivos ocupados, los gerentes de proyectos o cualquier persona que busque hacer más cosas centrándose en las tareas más importantes de cada día.

¿Quieres saber más? Lea nuestro artículo y descubra cómo hacer el Método Ivy Lee trabaja para ti.

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11. El hábito actual para un mejor equilibrio entre la vida laboral y personal

The Now Habit or Unschedule ayuda a tu equipo a superar la procrastinación al programar primero el tiempo libre. Este enfoque contradictorio aumenta la productividad general al reducir el estrés y crear un horario más equilibrado. Si te aseguras de que tu equipo tenga tiempo para realizar actividades agradables, es más probable que aborden las tareas laborales con energía y concentración renovadas.

Ejemplo: Empezamos por dedicar tiempo a actividades de ocio personales. Luego, adaptamos nuestras tareas laborales a estas actividades, como «Redactar un informe de 10:00 a.m. a 12:00 p.m.» y «Asistir a la reunión de 2:00 p.m. a 3:00 p.m.».

Para quién es mejor: The Now Habit/Unscheduling es ideal para equipos que luchan contra la procrastinación y el agotamiento, como los profesionales que desean reducir el estrés laboral, los creativos que necesitan un mejor equilibrio entre la vida laboral y personal o cualquier persona que quiera aumentar la productividad dedicando tiempo tanto al trabajo como a la diversión.

¿Quieres saber más? ¿Estás listo para empezar a cancelar la programación? Consulta nuestro artículo sobre Ahora Hábito para empezar.

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12. Desarrolle hábitos con el método Seinfeld

El método Seinfeld, también conocido como No rompas la cadena, es un truco de productividad en el que se construye una racha de días exitosos al establecer y completar objetivos diarios. Esta técnica amplifica la productividad de tu equipo al aprovechar el poder de la formación de hábitos y la satisfacción psicológica de mantener una buena racha. Se trata de aumentar la consistencia y el impulso manteniendo la buena racha de tu equipo.

Ejemplo: Cada día, establecemos una meta para que nuestro equipo trabaje en nuestro proyecto principal durante 2 horas. Tras completar esta tarea, marcamos una «X» en el calendario de nuestro equipo. Nuestro objetivo es mantener la cadena de «X» sin romperla.

Para quién es mejor: El método Seinfeld es ideal para los equipos que buscan desarrollar hábitos consistentes, como los escritores que desean una rutina de escritura diaria, los profesionales que trabajan en proyectos a largo plazo o cualquier persona que desee aumentar la productividad manteniendo un ritmo diario de tareas completadas.

¿Quieres saber más? ¿Estás listo para dominar tu productividad como un profesional? Descubra cómo hacerlo en nuestro artículo sobre Método Seinfeld.

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13. Método Spotlight para un enfoque similar al láser

El Método Spotlight implica participar plenamente en una tarea a la vez. Este enfoque mejora drásticamente la productividad al eliminar la multitarea y permitir que su equipo logre un estado de concentración profunda. Ayuda a tu equipo a dedicar toda su atención a cada tarea, lo que mejora la calidad del trabajo y reduce las distracciones.

Ejemplo: De 10:00 a 11:00 a. m., nuestro equipo seleccionará una tarea en la que trabajar, desactivará todas las notificaciones y evitará la multitarea para mantenerse totalmente comprometido con la tarea.

Para quién es mejor: El método Spotlight es perfecto para los equipos que necesitan mejorar la concentración y producir un trabajo de alta calidad, como los profesionales que se encargan de tareas complejas, los creativos que trabajan en proyectos detallados o cualquier persona que busque aumentar la productividad concentrándose por completo en una tarea a la vez.

¿Quieres saber más? ¿Estás listo para centrarte en el láser? Consulta nuestro artículo y empieza a usar el Método Spotlight en su flujo de trabajo.

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14. La versión final para vencer el perfeccionismo

La versión final es una técnica en la que tu equipo trabaja en las tareas como si estuvieran creando la versión final para reducir la procrastinación. Este método aumenta significativamente la productividad al eliminar la tendencia al perfeccionismo y ayudar a tu equipo a completar las tareas de manera más eficiente. Ayuda a tu equipo a mantener altos estándares desde el principio y a evitar revisiones constantes.

Ejemplo: Cuando empezamos a escribir un informe, nuestro equipo lo aborda como si fuera la versión final y se centra en la claridad y los detalles de inmediato, lo que nos ayuda a evitar postergar las cosas y a realizar la tarea de manera eficiente.

Para quién es mejor: La versión final es ideal para equipos que tienden a postergar las cosas o a quedarse atascados en revisiones interminables, como los profesionales que necesitan producir un trabajo pulido rápidamente, los escritores que buscan borradores de alta calidad o cualquiera que quiera completar las tareas de manera más eficaz tratándolas como el producto final desde el principio.

¿Quieres saber más? Lee nuestro artículo sobre cómo trabajar como si estuvieras trabajando en Versión final y detener los ciclos de procrastinación.

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15. Aumente la coherencia a través del manifiesto de la lista de verificación

El Manifiesto de la lista de verificación es una poderosa técnica de productividad que utiliza listas de verificación para garantizar la coherencia, la minuciosidad y la precisión en la finalización de las tareas. Este método aumenta significativamente la productividad del equipo al reducir los errores, ahorrar tiempo en las tareas recurrentes y evitar que los detalles importantes pasen desapercibidos. Al crear listas de verificación detalladas para tareas recurrentes o proyectos complejos, agilizarás el flujo de trabajo de tu equipo y mejorarás la eficiencia general.

Ejemplo: Antes de comenzar un nuevo proyecto, nuestro equipo crea una lista de verificación que incluye todos los pasos necesarios, como «Realizar una investigación», «Crear un esquema», «Escribir un borrador», «Revisar y editar» y «Enviar la versión final». A medida que avanzamos en el proyecto, marcamos cada elemento para asegurarnos de no saltarnos ningún paso crucial.

Para quién es mejor: El manifiesto de la lista de verificación es ideal para los equipos que necesitan mantener altos estándares de calidad y coherencia en su trabajo. También es útil para cualquier persona que quiera optimizar sus procesos de trabajo y minimizar los errores.

¿Quieres saber más? Descubra cómo crear listas de verificación eficaces y aumentar su productividad con nuestra guía sobre El manifiesto de la lista de verificación.

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16. Combine lo digital y lo analógico con el método Medium

El Método Medium consiste en utilizar herramientas digitales y en papel para gestionar las tareas del equipo. Este enfoque optimiza la productividad al aprovechar los puntos fuertes de los sistemas digitales y analógicos, lo que permite a su equipo capturar y procesar la información de la manera más eficaz para diferentes tipos de tareas. De esta manera, obtiene lo mejor de ambos mundos y se mantiene flexible y organizado.

Ejemplo: Usamos un calendario digital para programar las reuniones del equipo y los plazos, y tenemos una pizarra física para las listas de tareas diarias y las sesiones de intercambio de ideas. Esta combinación nos ayuda a estar al tanto de las cosas y a capturar ideas de diferentes maneras.

Para quién es mejor: El Método Medium es ideal para equipos a los que les gusta usar tanto la tecnología como el papel, como los profesionales que hacen malabares con varios proyectos, los creativos a los que les encanta hacer una lluvia de ideas sobre papel o cualquier persona que desee gestionar sus tareas de forma equilibrada.

¿Quieres saber más? Consulta nuestro artículo detallado para empezar con la Método Medium.

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17. Aborde lo que importa con los MIT

Las MiT (tareas más importantes) son una técnica en la que tu equipo se centra en unas cuantas tareas críticas cada día. Este enfoque les ayuda a lograr avances significativos en su trabajo más importante, incluso en los días agitados. Al identificar y abordar estas tareas clave, tu equipo puede lograr resultados significativos y mantenerse al tanto de sus prioridades.

Ejemplo: Cada mañana, nuestro equipo selecciona nuestros tres mejores MIT, como «Propuesta de proyecto completa», «Llamar al cliente clave» y «Preparar la presentación», y estos se convierten en nuestro principal objetivo del día.

Para quién es mejor: Los MIT son perfectos para los equipos que desean aumentar la productividad concentrándose en tareas esenciales, como profesionales ocupados con plazos ajustados, ejecutivos que priorizan el trabajo de alto impacto o cualquier persona que busque cumplir sus objetivos más importantes todos los días.

¿Quieres saber más? Comience con su Tareas más importantes siguiendo nuestra guía detallada.

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La forma más fácil de implementar tu estrategia de productividad favorita

Ya sea que esté implementando el método Kanban o aprovechando la regla 80/20, Insight's software de análisis de la fuerza laboral proporciona los datos que necesita para optimizar la productividad de su equipo.

Tomemos como ejemplo a FatCat Coders, una empresa de desarrollo de software que utilizó las herramientas de monitoreo de la productividad de Insightful para optimizar la carga de trabajo de su equipo. Este enfoque les ayudó aumentar la productividad por encima del 90% y la transición a una jornada laboral de seis horas.

Inicie su Prueba de 7 días sin riesgos ahora y descubra cómo la información basada en datos puede mejorar el rendimiento de su equipo.

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