El software que monitorea las actividades informáticas se ha convertido en algo común en el mundo empresarial actual. Su uso en el lugar de trabajo ha crecido a un ritmo sorprendente en los últimos dos años. Y según muchas proyecciones, no es probable que esta tendencia se detenga pronto.

Entonces, surge la pregunta: ¿Por qué es tan popular el software de seguimiento de empleados? ¿Qué beneficios puede aportar a su empresa? ¿Debería implementarlo también?

Además del hecho de que subirse al tren y hacerlo solo porque todos los demás lo hacen es un excelente ejemplo de monitoreo de empleados salió mal incluso antes de que comenzara, este sistema puede aportar muchos beneficios a una empresa si sabe cómo usarlo bien.

En este artículo, repasaremos algunas de las razones más importantes por las que la implementación de un software de seguimiento informático es generalmente una buena idea si quieres que tu empresa avance, que incluyen:

• Seguimiento del rendimiento y la productividad de los empleados
• Brindar responsabilidad a los clientes
• Optimización de la carga
• Garantizar una prueba de trabajo y una nómina justa

Pero antes de empezar...

Un par de consideraciones antes de profundizar

Si decide seguir adelante e implementar el software de seguimiento para mejorar el rendimiento de su empresa y de sus empleados, tendrá que asegurarse de dos cosas: que la implementación y el uso del software cumplan con la ley de su país y que encuentre la mejor solución para las necesidades de su empresa.

Lo primero es lo primero: comprueba si lo que estás a punto de hacer es completamente legal. En la mayoría de los casos, lo será, pero debes asegurarte absolutamente de que entiendes tus responsabilidades legales. Y hay otra pequeña complicación. Supongamos que reside en Gran Bretaña. Ha revisado las regulaciones del Reino Unido sobre el software de seguimiento del tiempo de los empleados y está listo para comenzar. Sin embargo, di también que tienes un par de trabajadores remotos de Canadá. En este caso, asegurarte de que estás obedeciendo las leyes de tu país no será suficiente: tendrás que comprobar las normas relativas a la implementación del software de seguimiento del tiempo en Canadá.

Suena complejo, pero una vez que superes esto, todo lo que queda por hacer es elegir la solución de seguimiento adecuada. En realidad, todo gira en torno a la investigación: lee las distintas reseñas de los 10 mejores programas de monitorización de PC, regístrate para obtener pruebas gratuitas, visita los foros y lee las opiniones de los usuarios, considera cuáles son tus objetivos y cómo el software podría ayudarte a alcanzarlos, etc. Tras un exhaustivo proceso de investigación, acabarás con la mejor aplicación para registrar las horas de trabajo y hacer un seguimiento de la actividad del ordenador.

Y ahora, pasemos a explicar por qué las empresas podrían necesitar este sistema en primer lugar:

Seguimiento del rendimiento y la productividad de los empleados

La primera razón principal por la que podría necesitar un rastreador de actividad informática es para medir con precisión y facilidad el rendimiento y la productividad de sus empleados. Cualquier buen software le ofrecerá al menos un par de funciones muy útiles para hacerlo. Cuál de estas opciones acabará utilizando realmente depende de sus objetivos y de las funciones laborales y los requisitos de su fuerza laboral.

Por ejemplo, si tiene una empresa de contabilidad, es posible que desee hacer un seguimiento de la asistencia y la productividad de los trabajadores. Por lo tanto, el mejor software de seguimiento del tiempo para contadores podría ser aquel que tenga informes de entrada y salida o estadísticas sobre cuánto tiempo activo se dedica al trabajo.

Por otro lado, una de las principales prioridades de un equipo de redactores podría ser completar las tareas y cumplir con los plazos en varios proyectos diferentes. Es por eso que es posible que el mapeo automático del tiempo o el seguimiento de proyectos sean las características más indispensables de un rastreador del tiempo de escritura.

El uso inteligente de estas funciones te permitirá evaluar el desempeño de cada empleado, así como descubrir formas de mejorarlo.

Brindar responsabilidad a los clientes

Otra razón por la que las empresas necesitan un software de monitoreo de empleados tiene que ver con la administración de clientes. Cuando trabajas con diferentes clientes y en diferentes proyectos, necesitas una forma precisa y objetiva de garantizar la responsabilidad de tu equipo. Esto incluye el tiempo dedicado a los proyectos, el acceso a los archivos y, tal vez, incluso las horas facturables.

Lo bueno de un sistema de seguimiento es que ofrece un acceso cerrado que puede dar a sus clientes y que les permitirá monitorear las actividades del PC del cliente para su proyecto específico. De esta forma, pueden ver quién está trabajando en su proyecto, qué están haciendo, qué herramientas están utilizando, qué tan avanzados están y si están cumpliendo con todos los plazos establecidos.

Esta opción de software de monitoreo de clientes es una gran herramienta para impulsar su relación con los clientes, pero también para asegurarse de que su empresa reciba un pago por cada hora de trabajo que haya dedicado al proyecto.

Optimización de la carga

Teniendo en cuenta todo lo que hemos dicho hasta ahora, y especialmente la utilidad del software de seguimiento para medir el rendimiento, es fácil ver cuántas empresas deciden implementarlo porque les da la oportunidad de optimizar sus procesos comerciales.

Puede ver dónde pierden más tiempo sus empleados y, a continuación, puede intentar evitar esos escollos. Del mismo modo, puede consultar los informes para determinar la mejor manera de realizar determinadas tareas, organizar la carga de trabajo e incluso delegar las tareas.

Sin embargo, la parte divertida comienza cuando te das cuenta: Oye, puedo usar este software para monitorear la actividad en mi computadora, también. Aquí es cuando puede empezar a hacer todo lo anterior para su propio rendimiento y aprender a utilizar su tiempo y terminar sus tareas de la manera más eficiente.

Garantizar la prueba de trabajo y una nómina justa

Por último, pero no por ello menos importante, una razón muy importante por la que podría necesitar un software de monitoreo es obtener pruebas del cumplimiento del horario laboral de todos sus empleados y, por lo tanto, garantizar una compensación justa.

Una solución de software decente y que lo abarque todo tiene estas dos funcionalidades integradas: el seguimiento de la asistencia y el tiempo activo, así como los informes de horas facturables. De esta forma, puedes ver cuánto están trabajando realmente tus empleados, si llegan tarde y cuánto se les debería pagar en caso de que trabajen por horas.

Conclusión

Como hemos visto, descubrir cómo rastrear la actividad de los usuarios en los dispositivos informáticos mediante el uso de un software de monitoreo puede brindarle a su empresa muchos beneficios tangibles. Una vez que comiences por este camino, pronto te darás cuenta de por qué tantas empresas hoy en día consideran necesario monitorear a sus empleados de esta manera; en otras palabras, los resultados hablarán por sí solos.

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