Predecir el futuro no es solo una superstición reforzada por los adivinos. Usted, como propietario de una empresa o ejecutivo, lo sabe mejor que nadie. ¿La mayoría de las historias de éxito empresarial no comienzan con «Había una vez un gerente que podía anticipar la próxima tendencia del sector»?

Hacer tales predicciones que cambien los negocios está fuera del alcance de este pequeño y humilde blog. Dejaremos que cambien el mundo en manos de los profesionales: ustedes. Nuestra contribución es mucho más modesta y de menor escala, pero, sin embargo, descubrirá que poder predecir cosas pequeñas puede ayudar a que la gestión sea más eficaz y eficiente.

¿Y sabes qué significa eso? ¡Más tiempo y recursos para las grandes cosas!

Dicho esto, comencemos nuestro viaje hacia el futuro en el que su guía será muy simple, asequible y fácil de usar rastreador de tiempo.

Básicamente, la forma en que funciona es la siguiente: la aplicación de monitoreo del tiempo rastrea el tiempo que los empleados dedican a aplicaciones productivas e improductivas. Basándonos en estos datos, obtenemos tendencias que pueden darnos una idea de lo que probablemente será el futuro si asumimos razonablemente que es probable que los patrones se repitan.

Así que, sin más dilación, aquí tienes cuatro predicciones informadas para el futuro que puedes hacer en función de la información que proporciona Time Tracker:

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1. Tiempo dedicado a tareas/proyectos

Esto es fácil de hacer sin el software si tiene una empresa pequeña con una gama muy específica de servicios y tipos de proyectos que emprende. Así sabrás aproximadamente cuánto tiempo tardaste en terminar cada tipo de tarea las dos últimas veces, así sabrás cuánto tiempo es probable que necesites la próxima vez.

Pero el problema surge cuando tienes muchos empleados divididos en muchos departamentos y con muchos tipos diferentes de proyectos en camino. No hay forma de hacer un seguimiento del progreso de todos en el pasado. Aquí es donde entra en juego Time Tracker.

Dado que su aplicación de registro de tiempo de trabajo mide el tiempo dedicado a cada tarea y proyecto, todo lo que tiene que hacer si quiere saber cuánto tiempo llevará el próximo proyecto es analizar los datos anteriores.

Esta información es fundamental para establecer las expectativas adecuadas para sus equipos y también para asignar fechas límite a proyectos futuros.

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2. Cuando todos vayan a estar en la oficina

Con horario de trabajo flexible Al ocupar el trono en los trabajos tradicionales de 9 a 5 años, cada vez es más difícil predecir con absoluta precisión cuándo todo tu equipo va a trabajar mañana.

Supongamos que quieres tener una reunión en la oficina el próximo martes. Probablemente lo más seguro sería programarla para la 1 de la tarde, pero ¿qué pasa si tienes otras cosas en la agenda por la tarde? Si lo programa por la fuerza para las 9 de la mañana, corre el riesgo de que la mitad de sus empleados no lleguen a tiempo. O llegar medio dormidos.

Incluso con la flexibilidad, las personas son criaturas de hábitos. Esto significa que si el software de tus empleados registra que todos suelen estar activos a más tardar a las 11 de la mañana, puedes estar bastante seguro de que todos estarán en la oficina mañana también a las 11 de la mañana.

Puedes ir un paso más allá e intentar descubrir patrones basados en el día de la semana: ¿tus empleados se van a ir de casa temprano el viernes? ¿Llegarán a trabajar un poco más tarde el lunes que viene? Se trata de datos útiles a la hora de decidir cuándo celebrar reuniones o informar a los clientes, por ejemplo.

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3. Cuándo la productividad alcanzará su punto máximo o caerá

Ahora, esto es algo que realmente no se puede medir mediante la observación. Pero puedes hacerlo con un rastreador de tiempo, que proporciona información específica y precisa informes de productividad que te indican cuándo un empleado es productivo y cuándo, por lo general, su enfoque comienza a desviarse.

Y una vez más, esto es algo que crea un patrón que puedes usar para predecir cuándo los empleados, o incluso equipos enteros, serán más productivos y cuándo es mejor que no trabajen en absoluto. Sin embargo, al analizar estas estadísticas de productividad, debes tener en cuenta más cosas. Es posible que alguien esté teniendo un mal día o un repentino arrebato de inspiración: estas cosas se salen de la rutina y hay que tenerlas en cuenta.

Pero si lo haces bien, podrás predecir el ritmo de productividad natural de tu equipo. De esta forma, sabrás qué hora del día es la mejor para asignar las tareas más importantes. Pero también podrás estimar cuándo se debe despedir a los empleados a la hora de comer.

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4. Qué software no va a necesitar

Ahora, esta es muy útil. ¿Recuerdas que dijimos que un programa de cronometraje para empleados funciona detectando las aplicaciones y los sitios web que utilizan tus trabajadores? Bueno, puedes usar estos datos para algo más que para medir la productividad.

Si eres una gran empresa, es probable que tengas un montón de software profesional por el que estás pagando. Sin embargo, es posible que los empleados hayan dejado de usar algunos de ellos gradualmente porque han aparecido nuevos y mejores programas, porque han empezado a realizar las tareas de forma diferente o porque tus clientes ya no solicitan ese servicio con tanta frecuencia.

Una solución sencilla de seguimiento del tiempo podrá mostrarle qué aplicaciones se utilizan menos y cuáles el software no detecta, es decir, no se utilizan en absoluto. De cualquier forma, podrás comprobar pronto la caída de la popularidad del software y ahorrar mucho dinero en licencias para aplicaciones y programas que nadie usa.

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Conclusión

Ser capaz de predecir cómo será el futuro es un gran poder en el mundo empresarial, aunque sea a un nivel micrométrico. Y una herramienta como Time Tracker puede ser tu mejor aliada a la hora de tomar decisiones informadas sobre cuándo celebrar reuniones, cuándo asignar tareas, cómo fijar plazos, etc. Sin las cadenas de tener que devanarse los sesos por pequeños problemas de gestión, puede centrarse en acercar a su empresa al éxito.

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