Las aplicaciones de gestión del tiempo son una tecnología relativamente nueva, especialmente teniendo en cuenta el tiempo que llevamos utilizando ordenadores para realizar nuestras tareas diarias en el trabajo. Sin embargo, dado que este volumen de tareas que dependen del uso de la tecnología aumenta día a día, la implementación de una herramienta como rastreador de horas de empleados se está convirtiendo poco a poco en una práctica habitual en un número cada vez mayor de empresas.

Sin embargo, al igual que con cualquier software o herramienta empresarial, es probable que tengas muchas preguntas en caso de que nunca la hayas usado antes. Afortunadamente, hemos investigado un poco y hemos seleccionado diez de las preguntas más frecuentes, y hemos decidido responderlas y reunirlo todo en una guía completa sobre aplicaciones de seguimiento del tiempo para principiantes.

¡Así que vamos a sumergirnos directamente!

1. ¿Qué es el software Time Tracker?

Empezaremos con lo básico. Si es la primera vez que escuchas hablar de algo llamado rastreador de horas de trabajo de los empleados o software de seguimiento del tiempo, no te saltes esta parte.

En resumen, el software de seguimiento del tiempo de los empleados es un programa informático que le ayuda a medir con precisión el tiempo que sus empleados dedican a tareas y proyectos. Primero se usó ampliamente en las industrias de servicios, pero pronto ganó terreno en muchos tipos diferentes de empresas en todo el mundo.

Hay otro software similar existen, como los sistemas de seguimiento del tiempo y la asistencia y los programas de monitoreo de los empleados, que pueden resultar un poco confusos, pero en última instancia, todos tienen propósitos diferentes. En su forma más pura, el rastreador de horas de los empleados hace precisamente eso: hace un seguimiento de las horas, centrándose especialmente en los proyectos en su conjunto y en las tareas que los componen.

2. ¿Cómo funciona el software de seguimiento del tiempo?

Ahora, analicemos un poco más los aspectos técnicos del funcionamiento de las herramientas de gestión del tiempo.

Todo comienza con la implementación del software. Te registrarás en la cuenta de administrador, que te permitirá acceder al panel de control. Aquí es donde se muestran todos los datos, análisis e informes, y desde donde puedes controlar la configuración, personalizar los informes, supervisar todos los procesos, etc.

También necesitarás instalar agentes de seguimiento del tiempo. Este es el software que se implementa en todos los ordenadores corporativos que desees rastrear. Puede hacerlo manualmente, utilizando un directorio activo o mediante una invitación rápida y sencilla por correo electrónico. Y así es como recopilará los datos.

Una vez que todo esté configurado, hay dos maneras de registrar el tiempo. La primera es el seguimiento manual: les pides a tus empleados que abran el registro de horas de trabajo cada vez que empiecen a trabajar en una nueva tarea, que designen el proyecto en el que van a trabajar y que simplemente hagan clic en el botón Comenzar. Luego, cuando terminan con esa tarea, solo tienen que hacer clic en el botón Detener para dejar de registrar el tiempo dedicado a ese proyecto.

Otra forma de hacer lo mismo es mediante el mapeo automático del tiempo. Con esta función, sus empleados no tienen que hacer nada. El sistema «lee» el nombre del archivo en el que está trabajando un empleado y lo clasifica según el proyecto correcto en función de esta información.

Esta es la base de cualquier rastreador de horas de los empleados, pero muchos de ellos tienen algunas funciones adicionales que le brindan aún más datos y flexibilidad. Por ejemplo, algunas ofrecen hojas de horas basadas en los registros de asistencia, mientras que otras permiten especificar la tarifa por hora de cada trabajador y, a continuación, calcular la nómina en función de las horas facturables. Algunas aplicaciones incluso tienen un par de funciones de monitoreo a tu disposición, como capturas de pantalla y niveles de productividad.

Analizar cada una de estas funcionalidades está fuera del alcance de este artículo, pero le recomendamos que las investigue más a fondo. funciones útiles y descubra cómo funcionan y qué pueden ayudarle a medir.

3. ¿Es malo el software de seguimiento del tiempo?

En sí mismo, sería difícil utilizar un rastreador de tiempo típico como herramienta de espionaje. Su uso es completamente legal y, de hecho, a veces incluso necesario cumplir con la normativa que buscan proteger los derechos de los empleados.

El escepticismo y la confusión, al parecer, surgen de solo un par de funcionalidades avanzadas. Sin embargo, son las aplicaciones de supervisión de los empleados las que tienen todas las funciones que podrían considerarse intrusivas, como el registro de pulsaciones de teclas o la supervisión de chats, e incluso no son intrínsecamente malas y, de hecho, están pensadas para la seguridad de los datos. Por definición, aplicación de seguimiento de horas solo te ayuda a seguir el progreso de tus proyectos. Además de esto, los empleados son los que controlan cuándo van a registrar su tiempo mientras trabajan en las tareas.

Por supuesto, como mencionamos anteriormente, algunos rastreadores de tiempo tienen funciones de monitoreo que te permiten ver más que las horas y tareas de los empleados. Por lo tanto, como gerente, debes asegurarte de usar estas funciones por los motivos correctos y de la manera correcta. El software en sí se creó para usos éticos, como la optimización empresarial, pero si es «malo» o «bueno» en la práctica solo dependerá de cómo los empleadores decidan usarlo.

4. ¿Por qué utilizar el software de seguimiento del tiempo?

Entonces, ¿cuáles son estas razones éticas por las que las empresas podrían decidir implementar una aplicación de reloj horario para empleados?

En realidad, hay muchas razones válidas y cada pequeña función se puede utilizar para resolver al menos un problema empresarial con quizás varias variaciones diferentes. Por lo tanto, analizarlos todos sería imposible en este caso. Por eso, nos centraremos en un par de ejemplos típicos para darte una idea general del tipo de objetivos y necesidades empresariales que estas aplicaciones pueden ayudarte a abordar.

Por ejemplo, es posible que simplemente desees una forma clara y precisa de supervisar todos tus proyectos y equipos. Por supuesto, aquí puedes usar otros métodos, como las herramientas de gestión de proyectos (y, de hecho, se utilizan en combinación con bastante frecuencia), pero no necesariamente tienen en cuenta el tiempo dedicado a cada tarea. Además, este aspecto del tiempo puede darte una idea excelente sobre cómo está trabajando tu equipo y cómo puedes mejorar tu eficiencia.

Otro ejemplo sería la necesidad de una forma fácil y fiable de facturar tus servicios a tus clientes. Dado que las aplicaciones de seguimiento del tiempo también pueden calcular las horas facturables y crear informes completos al incluir también las tarifas por hora de sus empleados, esta es sin duda una de las mejores maneras de lograrlo.

Hay otras buenas razones para tener un registro del tiempo, que incluyen, entre otras: mejorar la productividad, una mejor delegación de tareas, saber cuándo están disponibles los empleados, calcular la nómina, hacer un seguimiento de la asistencia y muchas más.

5. ¿Funciona el software de seguimiento del tiempo?

Una vez que haya decidido implementar un rastreador de horas de trabajo y resuelva las necesidades de su empresa, es natural preguntarse si realmente funciona y si realmente logrará todo lo que se ha propuesto. La eficacia del software depende, en última instancia, de un par de factores.

En primer lugar, ¿has elegido la aplicación correcta? Si quieres mejorar la eficiencia de las tareas y has elegido un programa centrado en la programación, hay muy pocas posibilidades de que te proporcione lo que necesitas.

En segundo lugar, ¿estás utilizando las funciones correctas? Debes concentrarte en tus objetivos comerciales para ver resultados tangibles. Para tomar el ejemplo anterior, para resolver tu necesidad de mejorar la eficiencia, te resultará útil consultar datos como el tiempo dedicado a las tareas, los plazos de productividad e incluso las aplicaciones y sitios web utilizados. Pero si dices: «¡Oh, mira, capturas de pantalla!» y empieza a centrar toda tu atención en esto solo porque puedes, entonces no lograrás nada.

Y, por último, ¿está actuando sobre la base de los datos? En muchos casos, tu mejora no debería limitarse a obtener los datos de una aplicación de reloj horario. También es necesario analizarlos y actuar en consecuencia. Ver que la tarea X lleva demasiado tiempo no te va a llevar muy lejos. Tienes que intentar averiguar por qué esto es tan (¿herramientas ineficientes? ¿Falta de formación? ¿Delegación de tareas inadecuada? , etc.) y, a continuación, adaptar la estrategia para solucionarlo.

Por lo tanto, el punto es que el software de administración del tiempo no puede resolver directamente todos sus problemas por sí solo, pero sí funciona al proporcionarle datos e informes que harán que la solución de estos problemas sea mucho más fácil e informada.

6. ¿Es seguro el software de seguimiento del tiempo?

En una palabra, sí. Todas las empresas acreditadas de seguimiento del tiempo, como Insightful, almacenan tus datos en su nube segura, donde están absolutamente a salvo de cualquier ataque de terceros o de malware. La protección de datos se toma muy en serio en este sector: una empresa que fracasa en este sentido no puede retener a sus clientes, es así de sencillo.

Incluso si, por alguna razón, no confías en sus servidores, algunas empresas de aplicaciones de reloj horario te dan la posibilidad de almacenar los datos en tus propios servidores para que todo el control esté en tus manos.

Estas aplicaciones también son perfectamente seguras en el sentido más general de la palabra. Por ejemplo, no cambian tus documentos y archivos ni la configuración del sistema. De hecho, ni siquiera ralentizan las computadoras de sus empleados. Puede estar seguro de que este ligero programa hará exactamente lo que quiere que haga y mantendrá sus datos protegidos durante el proceso.

7. ¿Qué tipo de software de seguimiento del tiempo está disponible?

Hemos explicado qué son las aplicaciones de seguimiento del tiempo en general y qué funciones pueden tener. Naturalmente, no todos los sistemas son iguales y, aunque oficialmente no hay clasificaciones estrictas de los tipos de software, podemos agruparlos aproximadamente según su enfoque principal.

El software de seguimiento de tareas y proyectos se centra en el análisis del flujo de trabajo del proyecto y del tiempo de las tareas. Aunque todos los rastreadores de tiempo tienen alguna forma de esta funcionalidad, hay otros que van un paso más allá y ofrecen el seguimiento automático del tiempo, la gestión de proyectos, la entrada manual del tiempo, etc.

Además, tenemos las aplicaciones de facturación y facturación, que cuentan con una cantidad especialmente grande de funciones relacionadas con el cliente, como informes de horas facturables, creación de facturas, nóminas, acceso de clientes, tarifas personalizables, etc.

Otro tipo es la aplicación de hoja de horas de los empleados, que se centra en gran medida en el seguimiento de la asistencia en la medida en que raya en software de seguimiento de tiempo y asistencia.

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Las soluciones de seguimiento de las hojas de tiempo le proporcionan informes de asistencia, horas de trabajo basadas en los niveles de actividad, seguimiento de horas extras, entradas y salidas, y su objetivo general es reemplazar la práctica, a menudo ineficiente, de utilizar una plantilla de hoja de horas en Excel para realizar un seguimiento de las horas de trabajo de sus empleados.

Por último, tenemos esos rastreadores de tiempo con funciones de monitoreo de empleados que hemos mencionado en varias ocasiones. Se caracterizan por funciones como los niveles de actividad, el uso de aplicaciones y sitios web, las capturas de pantalla, el seguimiento de la productividad, etc.

No hace falta decir que las aplicaciones pueden tener cualquier combinación de estas características y, de hecho, la mayoría de ellas las tienen. Pero el objetivo principal de una aplicación debería ser bastante fácil de descubrir.

8. ¿Cuánto cuesta el software de seguimiento del tiempo?

El precio de los rastreadores de tiempo varía según el software, a veces bastante. Sin embargo, hay algunas prácticas generales en esta industria con las que es muy probable que te encuentres.

Lo que queremos decir es principalmente el hecho de que la gran mayoría de las aplicaciones de seguimiento se pagan mensualmente por empleado, lo que básicamente significa que el tamaño de su equipo determinará el precio total del software en la mayoría de los casos. Esta cuota mensual por empleado puede oscilar entre 5 y 20 dólares. Por lo general, depende no solo de la marca y la empresa, sino también de la gama de funciones que obtenga, ya que muchas aplicaciones tienen un par de niveles de precios que determinan qué funcionalidades obtiene.

Es importante tener en cuenta que también hay versiones freemium de muchas aplicaciones de seguimiento del tiempo, pero aunque parezca una buena forma de mantener tu presupuesto intacto, estas versiones vienen con muchas limitaciones importantes que terminan siendo un factor decisivo para muchas empresas.

Por lo tanto, lo que debe hacer es pensar detenidamente qué funciones necesita y obtener un programa que se adapte a sus planes. Pagar de más por una solución solo porque tiene muchas funciones, que a menudo ni siquiera son útiles para ti, es tan malo como pagar menos para ahorrar dinero y darte cuenta de que no puede proporcionarte todos los datos necesarios.

9. ¿Cuál es el mejor software de seguimiento del tiempo?

Esto, al igual que muchas otras cosas, depende de para qué pretendas usarlo. El mejor software de seguimiento del tiempo de los empleados para alguien cuyo objetivo principal es hacer un seguimiento de la asistencia no es el mejor para alguien que quiere gestionar las expectativas de los clientes en relación con los proyectos. El punto es que no existe la mejor aplicación de gestión de tareas para todos, de lo contrario, su competencia quebraría rápidamente.

Sin embargo, hay ciertas soluciones que se consideran universalmente más funcionales, confiables y sofisticadas que otras. Dado que el mercado es bastante competitivo, esta lista es bastante largo y nunca puede ser del todo exhaustivo, por lo que solo mencionaremos algunos aquí.

Por ejemplo, Insightful es una de las soluciones de seguimiento del tiempo más asequibles pero altamente funcionales. Cuenta con seguimiento de proyectos y tareas, funciones de monitoreo, mapeo automático del tiempo, acceso de clientes y mucho más. Es especialmente bueno para grandes equipos y empresas, ya que es muy escalable y ofrece la opción de implementación local.

Otra de las mejores aplicaciones de gestión del tiempo es Hubstaff. Al igual que Insightful, tiene algunas funcionalidades de monitoreo de empleados además del seguimiento básico del tiempo, pero es más popular entre los equipos pequeños o las empresas cuyos empleados trabajan en el campo debido a sus capacidades de seguimiento de geolocalización.

Otros populares software de monitoreo para empleados incluyen Toggl, Harvest, Time Doctor, TimeCamp, etc. Si está buscando la solución adecuada para su empresa, lo mejor es investigarlas todas a fondo y utilizar su versión de prueba gratuita para tener una mejor idea de lo que es usarlas realmente.

10. ¿Cómo hacer trampa con el software de seguimiento del tiempo?

A pesar de que los rastreadores del tiempo son cada vez más sofisticados y menos propensos a la manipulación, todavía existen algunos métodos clandestinos que los empleados pueden utilizar para engañar al sistema.

El seguimiento manual del tiempo, que requiere que los empleados hagan clic en el botón de inicio/parada y registra el tiempo en función de eso, es especialmente propenso a la manipulación por parte del usuario por razones obvias. Los empleados pueden poner en marcha el cronómetro antes de empezar la tarea, o pueden darse un chapuzón en el mundo de las redes sociales en mitad de la tarea y no avisar de ello a la aplicación de cronometraje. Por supuesto, este patrón de comportamiento se detecta fácilmente con solo observar el historial de tareas completadas por los empleados: si no terminan tantas como deberían, es evidente que algo no va bien. Sin embargo, la mejor manera de evitar este problema por completo es buscar la solución de asignación automática del tiempo.

Incluso si el seguimiento del tiempo se realiza en función de los niveles de actividad, hay otros trucos que los empleados podrían intentar utilizar para acumular más horas de las que realmente dedicaron a trabajar. Los ejemplos incluyen mover el ratón de forma aleatoria mientras juegas a un juego móvil con la otra mano, o escribir tonterías en una aplicación productiva como Word mientras chateas con tus compañeros. Sin embargo, ninguna de estas tácticas funciona a largo plazo. Tarde o temprano, los culpables serán descubiertos mediante capturas de pantalla o por no terminar sus tareas a tiempo.

Conclusión

Nuestra larga sesión de preguntas frecuentes sobre las soluciones de seguimiento de las horas de trabajo de los empleados ha llegado a su fin, pero eso no significa que su investigación también deba hacerlo. Ahora que estás familiarizado con algunos datos básicos sobre este software de gestión empresarial cada vez más relevante, puede que sea más evidente por qué este sistema tiene más demanda que nunca y por qué vale la pena considerarlo también para tu empresa.

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