¡Los trucos de productividad están en todas partes! Seguimos buscándolos en Internet, buscando la forma más rápida y óptima de mejorar nuestra productividad, y utilizamos diferentes herramientas para mantenernos concentrados.

Un método que se está haciendo más popular entre los autónomos, los empleados a tiempo completo y los emprendedores es el timeboxing. Harvard Business Review probó 100 trucos de productividad diferentes y determinó que este era el mejor. Por lo tanto, pensamos que sería una buena idea explorar este método, explicar los detalles y mostrarle los beneficios de usarlo.

¿Qué es el Timeboxing?

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El timeboxing es un concepto utilizado originalmente en el desarrollo ágil de software. James Martin lo presentó en su libro Desarrollo rápido de aplicaciones. Y aunque parezca un método nuevo, ¡este concepto se presentó en 1991, hace casi 30 años!

Se podría decir que su popularidad aumentó cuando Elon Musk declaró que utiliza el timeboxing para crear tareas de 5 minutos a lo largo del día, alegando que este es el método que le permite dirigir dos empresas (trabajar más de 80 horas a la semana), pasar tiempo con los niños, tener pasatiempos y hacer ejercicio dos veces por semana.

Entonces, ¿qué es?

El timeboxing es una técnica de gestión del tiempo mediante la cual tú y tu equipo fijan una cantidad fija de tiempo para realizar una determinada tarea y luego la completáis durante ese tiempo. No es necesario completar la tarea por completo, pero debes establecer un objetivo y luego evaluar si este objetivo se ha alcanzado.

Como puede ver, el enfoque del timeboxing no tiene por qué estar relacionado con el desarrollo de software. Las empresas y los individuos de otros sectores también pueden usarlo, pero tú también puedes usarlo para organizar tu tiempo personal. Ahora, veamos cuáles son los beneficios del timeboxing.

Beneficios del timeboxing

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El timeboxing ha demostrado algunos beneficios asombrosos en todos los sectores y explicaremos cada uno de ellos con más detalle:

1. Gestión más sencilla del «panorama general»
2. Mejor priorización
3. Seguimiento del progreso
4. Aumento de la motivación
5. Evitar el perfeccionismo
6. Predicciones mejoradas
7. Mayor compromiso de los empleados

Administración «panorámica» más sencilla

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Gracias al timeboxing, será más fácil ver cómo cada tarea se incluye en el calendario y dónde se encuentra en comparación con otros proyectos de la empresa. Puedes ver claramente cuánto tiempo necesitará tu equipo para completar cada etapa del proyecto. A cambio, tu equipo puede visualizar los plazos y comprender mejor cómo lo que están haciendo se ajusta al «panorama general».

La visualización ayuda a las personas a centrarse en el trabajo (o en un objetivo si utilizas OKR) y a completar las tareas dentro de los plazos establecidos.

Priorización simplificada

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No todas las tareas son igual de importantes. Y si utilizas una lista clásica de tareas pendientes para tus actividades diarias, no tienes forma de mirarlas y saber de inmediato si son importantes o no.

Por otro lado, cuando compruebes el tiempo, tú y tu equipo podréis anteponer las tareas más importantes. Cuando el trabajo se hace de esta manera, los resultados llegan mucho más rápido, lo que les da a los empleados una sensación de urgencia que también se traslada a proyectos futuros.

A diferencia de las listas de tareas pendientes, el cronomeboxing mantiene a los equipos con energía y concentrados en lo esencial.

Seguimiento del progreso

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La forma más sencilla de seguir el progreso de un proyecto es, de nuevo, mediante la visualización. Los plazos definen claramente el alcance y la fecha límite de cada parte de tus tareas, por lo que el progreso se representa correctamente. Tanto usted como sus empleados están al tanto del progreso en un momento dado.

Además, será mucho más sencillo detectar cualquier posible problema o retraso. Además, informar a las partes interesadas es más eficaz mediante plazos que mediante las reuniones habituales de actualización de los proyectos.

Aumento de la motivación

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Se ha comprobado en diferentes estudios que las personas tienen más probabilidades de terminar una tarea si tienen una fecha límite para realizarla. Sin una fecha límite, seguimos retrasando las tareas, centrándonos en otros asuntos más urgentes.

El timboxing requiere que fije una fecha límite, lo que alienta a los empleados a tomar medidas y completar las tareas dentro de los plazos establecidos. Las fechas límite funcionan de esta manera porque nos dan una sensación de urgencia y nos hacen decidirnos a completar los proyectos.

Evitar el perfeccionismo

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Nada va a ser perfecto, cuanto antes te des cuenta, mejor. El timeboxing te ayuda a evitar trabajar en algo hasta que esté perfecto. Más bien, permite a los equipos crear buenas soluciones que pueden mejorarse en otra iteración.

El perfeccionismo innecesario puede provocar el incumplimiento de los plazos, el estrés y la insatisfacción de los empleados con el trabajo.

Predicciones mejoradas

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Comprobar los intervalos de tiempo antiguos es como comprobar los datos históricos de su software de seguimiento del tiempo. Puedes descubrir cuánto tiempo necesitaron tus empleados para completar un proyecto anterior similar a este, y es más fácil predecir cuánto tardará el siguiente.

Y no tiene que estar solo en proyectos completos, también puede estar relacionado con las tareas. La primera vez que empieces a cronometrar, es inevitable que dediques a tu equipo más o menos tiempo del que realmente necesita para completarlo. A medida que pase el tiempo, encontrarás el marco de tiempo óptimo para trabajar.

Mayor compromiso de los empleados

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Los empleados se sienten entonces llenos de energía y motivados para lograr más y mejorar sus habilidades; por lo tanto, su compromiso aumenta exponencialmente.

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Cómo usar el método Timeboxing

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De hecho, es bastante sencillo empezar. Necesitarás un temporizador y un calendario. Depende de tus preferencias, pero definitivamente te recomiendo usar tu calendario de Google o Outlook, combinado con un temporizador en tu teléfono o el temporizador mecánico de cocina. Para obtener más información sobre el tiempo empleado, combina el método de cronometraje con el software de seguimiento del tiempo de los empleados de tu elección.

Ahora, repasemos los 5 pasos básicos del timeboxing:

1. Configuración de tareas
2. Fijación de objetivos
3. Establecer el marco de tiempo
4. Trabaje y evalúe
5. Recompénsese a usted y a su equipo

Configuración de tareas

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Lo primero que debes hacer es compilar la lista de tareas pendientes de tu equipo para el próximo período. Esta lista de tareas debe incluir los proyectos grandes, las tareas desagradables y aquellas tareas a las que no quieres que tu equipo dedique mucho tiempo, como responder correos electrónicos (según el departamento).

Nuestra recomendación es que empieces poco a poco. El equipo tardará algún tiempo en adaptarse a esta forma de trabajar, por lo que no debes forzarlo.

Es importante que incluyas las tareas desagradables, ya que todo el mundo tiende a posponer la gestión de estas tareas y el tiempo limitado «hará» que se encarguen de esas tareas antes.

Establecer plazos para las tareas que podrían ocupar demasiado tiempo es crucial. Debes limitar el tiempo que dedicas a ellas, ya que no contribuyen esencialmente a los grandes objetivos que tienes, pero aun así deben completarse.

Fijación de objetivos

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Una vez que hayas seleccionado las tareas, piensa en lo que quieres lograr compaginándolas. Puede ser para aumentar la motivación inicial o para completar la tarea más rápido de lo habitual.

Sea cual sea el objetivo, asegúrate de que esté claro, porque volverás a él al final del día (o plazo) para evaluarlo.

Por ejemplo, querrás dividir las tareas más grandes en partes más pequeñas. Si tu equipo está trabajando en una aplicación nueva, es una buena idea establecer plazos diarios para cada parte de la aplicación. Así, cada día, tu equipo dedicará una cantidad determinada de sus recursos a completar tareas pequeñas hasta que terminen con la más grande. Esto realmente ayuda a abordar el gran problema y aumenta la motivación para seguir adelante.

Configuración del marco de tiempo

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Ahora, cuando haya establecido tareas y objetivos, es hora de pensar en un marco de tiempo. Sea cual sea la cantidad que creas que necesitará el equipo, dale un poco más. La gente suele olvidar incluir factores externos, como las interrupciones, en el tiempo que necesitan para completar una tarea. Tampoco debes exagerar y configurar tus plazos en plazos prolongados.

Puede ser difícil obtener el marco de tiempo óptimo al principio, pero mejorarás a medida que pase el tiempo. Anota este tiempo en el calendario para que ninguna otra obligación pueda absorberlo.

Trabajo y asnos

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Respete sus plazos y trabaje dentro del tiempo que les haya fijado. Puede resultar tentador seguir trabajando una vez que se te acabe el tiempo, pero no deberías hacerlo. Ese es el objetivo del timeboxing: limitar el tiempo que dedicas a las tareas.

Deja que tu equipo trabaje en cada tarea y, al final del día, puedes organizar una sesión informativa rápida para ver qué pasó durante el día. Compara el resultado con el objetivo y evalúa si el objetivo se ha alcanzado. Si la tarea no se completó, asegúrate de investigar lo que ocurrió y busca formas de evitar que esto suceda en el futuro.

Recompénsese a usted y a su equipo

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Este paso no es necesario, ¡pero sin duda es un buen motivador! Al completar la evaluación y darse cuenta de que las tareas se han completado y de que se han cumplido los objetivos, trate a su equipo.

Estas golosinas no tienen que ser monetarias ni grandes. Podría ser tan simple como que todos los miembros del equipo tomen un café juntos en el balcón.

Las recompensas son un factor de motivación: seguirán empujando al equipo a alcanzar con éxito los objetivos establecidos y se incumplirán menos plazos.

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Consejos adicionales para Timeboxing

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¡Ya estás listo para comenzar tu primer día de timeboxing! Pero antes de continuar, nos gustaría comentarte algunos consejos adicionales relacionados con este método de gestión del tiempo.

Cómo funciona Timeboxing con OKR

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Wikipedia define el OKR (objetivos y resultados clave) como un marco para definir y rastrear los objetivos y sus resultados. Este enfoque fue adoptado primero por Intel, luego por Google, y luego por otros gigantes: LinkedIn, Twitter, Uber, AirBnB, lo que sea.

El método OKR ayuda a todos los miembros de la empresa a mantenerse en sintonía y alinea los objetivos departamentales (e individuales) con los objetivos corporativos. Al combinar el timeboxing con el OKR, estás alentando al equipo a alcanzar estos objetivos de manera oportuna.

Las empresas que utilizan estos métodos, especialmente combinados, pueden avanzar más rápido que los competidores y convertirse en líderes en sus mercados.

Software de cronometraje y seguimiento del tiempo

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Una forma excelente de aumentar la producción de su caja de tiempo es agregarle un software de seguimiento del tiempo. Dado que este software se suele utilizar para medir el tiempo dedicado a tareas y proyectos, tus empleados pueden añadir tareas en forma de intervalos, de forma que sepan cuánto tiempo dedican a cada uno de ellos.

Otro beneficio de esta combinación es el hecho de que puede ayudar a minimizar las distracciones. Es un hecho que ninguno de tus empleados se concentrará al 100% durante su tiempo, pero serán más conscientes de cómo dedican su tiempo.

Estos análisis son excelentes para la etapa de trabajo y evaluación del timeboxing. Si no se alcanzó el objetivo, los análisis mostrarán que el empleado pasó 20 minutos leyendo las noticias, en lugar de escribir ese nuevo artículo.

Además, al utilizar un software de seguimiento del tiempo, usted y su equipo pueden comprender en qué momentos del día su productividad alcanza su punto máximo. Debes usar esta información para reorganizar tus horarios y dejar las tareas más difíciles para el momento más productivo del día.

Establecer el tiempo máximo de Timebox

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Los plazos pueden tener diferentes longitudes y dependerán de la complejidad de la tarea, así como de otras obligaciones que puedan tener sus empleados.

Las investigaciones han demostrado que no podemos concentrarnos en una tarea durante más de 90 minutos, por lo que debes crear intervalos de tiempo que duren más. De lo contrario, provocarán agotamiento, incumplimiento de plazos e insatisfacción.

Tómate descansos

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Asigne tiempo entre intervalos de tiempo para los descansos. Cuantos más descansos puedas incluir, mejor. Incluso los microdescansos tienen un increíble efecto en la productividad!

De esta forma, puedes asegurarte de que tu equipo se está despejando la cabeza, apartando la vista del ordenador y de que se refrescan cuando se enfrentan a un nuevo horario.

Intenta pasar el menor tiempo posible detrás de la pantalla mientras estás de descanso. Te ayudará a recargar las pilas y a prepararte para otra sesión de Timebox.

Dos tipos de cajas de tiempo

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Podemos distinguir dos tipos de cajas de tiempo.

La primera categoría se denomina «intervalos de tiempo flexibles» y se refieren a los intervalos de tiempo que pueden prolongarse hasta que la tarea se complete realmente. Estos son un poco arriesgados, ya que las tareas pueden prolongarse cada vez más. Sin embargo, es útil usarlas al principio, mientras sigues averiguando cuánto tiempo es óptimo para cada periodo de tiempo.

El segundo grupo son los «tiempos difíciles» y, una vez que se les acabe el tiempo, debes dejar lo que estás haciendo, tomarte un descanso y pasar a la siguiente caja de tiempo. Esto puede provocar que tu equipo se queje de que aún no ha terminado o de que necesita tiempo. Sin embargo, después de algunas situaciones similares, esto también cambiará. El equipo será más eficiente y puedes esperar que dejen de quejarse.

Tal vez sea bueno anunciar que el tiempo se acabará pronto, para que puedas minimizar el pánico.

Concluir

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Los beneficios del timeboxing son innegables: un flujo de trabajo más eficiente y una fuerza laboral comprometida y motivada son solo algunas de las razones por las que su empresa debería empezar a implementar esta estrategia. Sin embargo, le recomendamos que no la utilice como una forma independiente de aumentar la productividad. Confíe en los rastreadores del tiempo de trabajo, el software de supervisión, las herramientas de gestión de proyectos y la estrategia de OKR para maximizar los resultados.

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