¿Cuándo fue la última vez que presenciaste un proyecto que ejecutaste sin problemas? Si la respuesta es otra que no sea «nunca», o has tenido una suerte increíble o te saludamos sinceramente.

Es un hecho que cualquier proyecto que dure un tiempo e incluya múltiples tareas y varios empleados que deban coordinarse es casi seguro que se encontrará con un problema técnico en algún momento. No importa cuánto te esfuerces. No importa lo bien que planifiques.

Pero no se sale victorioso confiando en tener la suerte de no tener problemas, sino aprendiendo a enfrentarlos, a replantearse estrategias y a superar cualquier obstáculo que se presente. Para poder hacerlo, necesitas una mente estratégica, habilidades para resolver problemas y una mente fría, pero también puedes usar esta pequeña ayuda externa: software de seguimiento del tiempo del proyecto.

Todo lo que debe saber sobre el software de seguimiento del tiempo de los empleados por ahora es que funciona rastreando las actividades informáticas en la máquina de cada empleado, incluidas las tareas que realizan y las aplicaciones que utilizan, y recopila datos sobre cuánto tiempo se necesita para cada actividad. Bastante práctico, ¿no?

Ahora, ¿qué tiene que ver esto con la gestión de proyectos y qué problemas potenciales puede tener un aplicación para rastrear el tiempo en el trabajo ¿ayudar a tu equipo con?

Nuevas tareas urgentes

No importa qué tan bien se prepare o qué tan exitoso sea en gestionar proyectos de forma eficaz, simplemente no puedes predecirlo todo. Uno de los problemas con los que te puedes encontrar es que tu cliente añada nuevas tareas al proyecto existente. Por lo general, son «soluciones rápidas» y «solo una pequeña característica adicional», pero el hecho es que lo son extra, lo que significa que no planeabas incluirlos en tu agenda.

Y si, además, la nueva tarea es urgente, realmente tienes un problema y necesitas averiguar cómo solucionarlo sin dañar todo el flujo del proyecto.

Aquí es donde el software de seguimiento del tiempo de los proyectos interviene para salvar el día.

El sistema de gestión del tiempo de los empleados tiene todos los datos sobre quién usa qué plataformas para realizar tareas específicas, ¿recuerdas? Bueno, esto te da una idea de quién es bueno en qué y quién es probable que sea la mejor persona para realizar la tarea adicional.

Una aplicación de control del tiempo, como su nombre indica, también te brinda un registro completo del tiempo de los empleados, donde puedes ver cuánto tiempo dedica cada empleado a tareas similares a las que acabas de recibir. De esta forma, sabrás quién es el candidato más rápido, de modo que puedas terminar la «misión secundaria» rápidamente y volver al flujo de trabajo principal.

Luchando con los plazos

Con suerte, si sabe cómo utilizar el software de seguimiento del tiempo del proyecto para estimar con precisión la duración del proyecto y establece los plazos adecuados, nunca te enfrentarás a este problema. Pero aunque lo hagas a la perfección, hay cosas que están fuera de tu control: las tareas adicionales de las que hablamos anteriormente se acumulan, tu cliente quiere añadir esto y cambiarlo, un empleado experto está de baja por enfermedad durante una semana y, de repente, te encuentras con dificultades para adaptar la carga de trabajo al cronograma que inicialmente acordaste.

Antes de empezar a negociar la extensión de la fecha límite, primero trata de resolver el problema de forma poco a poco. Hay dos cosas que puedes probar y la aplicación de reloj para empleados puede ayudarte con una de ellas.

Lo primero que hay que hacer es priorizar. Ten en mente tu objetivo final. ¿Qué pasos y tareas son absolutamente necesarios para lograrlo? Hazlos primero y luego preocúpate por las pequeñas cosas si aún es necesario.

Otra cosa que debe hacer es analizar los datos del software de seguimiento del tiempo del proyecto y analizarlos detenidamente. ¿Hay algún aspecto del rendimiento de tu equipo que puedas mejorar? Tal vez reduzcas las distracciones por un tiempo. O descubres que un software es mejor para una tarea determinada que para otro y decides cambiarlo. ¿Hay algún vacío en su agenda que pueda llenar con proyectos (lo más habitual es que se sospeche que las reuniones innecesarias son las más sospechosas)?

Utilice el seguimiento del tiempo del equipo al máximo de sus posibilidades y optimice su rendimiento para que se ajuste a los plazos. Pero también debes saber cuándo darte por vencido y pedir esa prórroga.

Desviarse por los problemas

Los problemas ocurren. A veces se trata de un problema técnico, a veces algo no funciona como debería, a veces al cliente simplemente no le gusta la forma en que realizaste una parte determinada del proyecto y tienes que volver a hacerlo. Lo importante es aprender a adaptarse a este cambio de ritmo y recuperar el impulso.

Una forma de evitar el desvío por los problemas consiste en tres pasos. En primer lugar, decide quién es lo suficientemente competente como para resolver el problema (de todos modos deberías saberlo, pero puedes consultar a tu administrador de tareas para que te ayude a controlar el tiempo) para obtener más información, por ejemplo, quién es el más competente en esa plataforma en particular.

En segundo lugar, consulta tu informe de seguimiento del tiempo para ver quién tiene tiempo para solucionarlo. Si el empleado al que querías asignar esta tarea ya está ocupado trabajando en otra cosa fundamental para el proyecto, tal vez piense en asignar la resolución del problema al siguiente mejor candidato.

Una vez que tengas al menos un empleado dedicado a la tarea, reorganiza el equipo para cubrir los huecos que queden para que el proyecto pueda seguir ejecutándose a pesar del problema.

Conclusión

Nadie ha dicho nunca que llevar a cabo un proyecto es pan comido. Planeas todo a la perfección, pero luego aparece un problema o la solicitud de otro cliente y tienes que cambiar tu plan. Esto no es malo y, desde luego, no es necesariamente tu culpa. Adaptarse a cada cambio y reorganizarse para dar cabida a la resolución de problemas a lo largo del camino es lo que realmente cuenta para el éxito.

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