Tradicionalmente, la gestión de proyectos es un concepto relacionado con una misión temporal con un inicio y un final concretos.

La función del director del proyecto es guiar el proyecto específico hasta un punto final exitoso y concluyente. Esto significa que los directores de proyectos a menudo terminan asumiendo el ingrato papel de llenar ellos mismos los vacíos de sus equipos.

Los directores de proyectos más exitosos y codiciados del mundo buscan constantemente mejores formas de administrar. Absorben y analizan la información en tiempo real, utilizan las mejores herramientas nuevas, como el software para trabajar desde casa, e impulsan el proyecto con una disciplina férrea que hace caso omiso de las numerosas distracciones del mundo digital.

¿Gestiona proyectos en 2021? El siguiente artículo explorará los principales trucos de gestión de proyectos que debes conocer.

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#1: Elija sabiamente sus herramientas de gestión de proyectos

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Si solo tuvieras que ver todas las notificaciones de tu aplicación en un día ajetreado, tendrías tu propio espectáculo de fuegos artificiales con pings, campanillas, abolladuras y burbujas rojas que provocan ansiedad.

Es realmente sorprendente lo que cualquier empresa puede lograr con el conjunto de herramientas de gestión de proyectos y comunicación, ya sea que utilice un software de monitoreo de empleados o cualquier otro que tengas a tu disposición hoy.

La enorme variedad de herramientas está yendo en contra de lo que es saludable, y mucho menos posible, para que cualquier ser humano lo analice constantemente. Llega un umbral de rentabilidad decreciente, cuando demasiadas herramientas pueden crear una red desordenada que inhibe el flujo de trabajo de los proyectos.

Por lo tanto, al seleccionar las herramientas de tu kit de herramientas de gestión de proyectos, asegúrate de que cada una ocupe un lugar digno en tu flujo de trabajo de gestión de proyectos. Asegúrate de tener una forma objetiva de evaluar si una herramienta realmente está mejorando tu trabajo. Y resiste la tentación de adoptar cada nueva herramienta con la que escuchas hablar de Twitter.

#2: Explore una funcionalidad de software más profunda

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La mayoría de los gerentes de proyectos utilizan herramientas de software de gestión de proyectos y seguimiento del tiempo en la medida en que pueden realizar la tarea actual en cuestión. La mayoría de los productos SaaS suelen basarse en una propuesta de valor fundamental precisamente por este motivo.

Este enfoque de «funcionalidad básica» puede ser eficaz en un sentido general. Sin embargo, puede significar que está perdiendo oportunidades adicionales para optimizar la gestión de proyectos con las funciones que ya tiene al alcance de la mano.

Por ejemplo, la mayoría de los usuarios de Slack simplemente usan la aplicación para responder a los mensajes directos y del canal. Por supuesto, es increíblemente eficaz para esta funcionalidad. Pero, ¿también estás sacando el máximo partido a las aplicaciones de Slack?

Las aplicaciones de Slack se pueden conectar con Asana, Trello, Gmail y Google Hangouts. Con la integración de Google Hangout, puedes iniciar un Hangout escribiendo el comando de barra diagonal «/» en lugar de abrir tu cuenta de Google Hangouts.

Este es solo un ejemplo de una herramienta de gestión de proyectos con una profundidad de funcionalidad sin explotar por muchos.

Ya sea que utilices un software de seguimiento del tiempo de los proyectos o herramientas de supervisión de los empleados, vale la pena conocer la funcionalidad más profunda de una aplicación. Y es fácil hacerlo...

Hay muchos tutoriales en vídeo explicativos en YouTube que describen cómo muchas herramientas populares de productividad y gestión de proyectos están repletas de ingeniosos trucos, automatizaciones e integraciones.

Comprenda sus herramientas lo suficiente como para ajustar su configuración para lograr sus objetivos específicos, como simplificar un proceso de 4 pasos en un proceso de 2 pasos o automatizarlo por completo.

#3: Llene los vacíos con asistentes virtuales y trabajadores remotos

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Las herramientas de gestión de proyectos más populares del mundo han invertido cientos de millones de dólares en I+D para facilitar la vida de los directores de proyectos. A pesar de lo inteligente que es el software, todavía hay algunos matices que se ven mejor con un toque humano.

Si tienes una variedad de tareas que parecen rutinarias o repetitivas, pero que siguen siendo lo suficientemente valiosas como para necesitar la supervisión humana, como la entrada de datos, vale la pena explorarlas asistentes virtuales o trabajadores remotos.

En lugar de asignar este tipo de tareas a un miembro altamente capacitado de su equipo o, lo que es peor, hacerlo usted mismo, podría contratar uno o varios asistentes virtuales por una fracción del costo y un ancho de banda exponencialmente mayor.

Este enfoque se combina mejor con la administración remota de la fuerza laboral. Porque el talento remoto puede añadir una capa adicional de complejidad a la gestión de proyectos.

La administración de los trabajadores remotos se puede simplificar con un software de monitoreo para empleados como Insightful. El software de trabajo remoto como Insightful automatiza el proceso de análisis del rendimiento, lo que puede identificar y eliminar los cuellos de botella en el flujo de trabajo de gestión de proyectos.

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#4: Implemente una cultura empresarial de urgencia

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La cultura de tu empresa puede ser tu mayor truco de gestión de proyectos. Al unir a los miembros de tu equipo actuales y futuros bajo la bandera de la iniciativa y la urgencia, promoverás una cultura impulsada por la acción.

Un gran ejemplo de esta actitud de «hacer las cosas» es Zapier, una empresa totalmente remota con más de 300 empleados. La empresa incluye la «adopción de medidas por defecto» entre sus valores fundamentales.

¿Qué aspecto tiene este valor en términos de trabajo diario?

Piense en todo el tiempo que se pierde dando codazos a compañeros de trabajo que estaban cómodamente sentados sin hacer nada esperando instrucciones.

Una cultura empresarial basada en la urgencia insta a las personas a encontrar lo que necesitan, a comunicar los cuellos de botella y, de lo contrario, a ponerse a disposición para resolver los problemas en lugar de quedarse a la espera por defecto.

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No utilices de forma predeterminada «Trabajo ocupado»

Actuar de forma predeterminada no significa realizar tareas sin rumbo fijo para satisfacer la sensación de estar ocupado.

Por el contrario, es una cultura en la que los procedimientos adecuados se crean y se respetan instintivamente para evitar cuellos de botella e impulsar el progreso de forma continua.

Por ejemplo, supongamos que un miembro de tu equipo está realmente inactivo y no puede pasar a la siguiente tarea, según la política de la empresa.

Con un sesgo hacia la acción, se sentirían capacitados para utilizar este tiempo para educarse mejor sobre los roles y las tendencias de la industria, o investigar cómo su organización puede mejorar.

El software de trabajo desde casa, como Insightful, puede mapear automáticamente dónde pasa un empleado su tiempo de inactividad, lo que le ayuda a definir si algunas actividades son más productivas que otras.

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Reflexiones finales: El futuro del director de proyectos

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El truco de gestión de proyectos más valioso es adoptar eso su papel está en un estado constante de cambio y evolución. 

Por ejemplo, el informe «El pulso de la profesión» del Project Management Institute (PMI) reveló que las habilidades de liderazgo se han vuelto casi tan valiosas como las habilidades técnicas a los ojos de las empresas de contratación.

Este argumento se ve reforzado aún más por el informe «El futuro del empleo» del Foro Económico Mundial, según el cual las habilidades sociales son uno de los principales conjuntos de habilidades que buscan los empleadores.

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Los «trucos» de hoy son las «mejores prácticas» de mañana.

La mejor manera de prepararse para la demanda de habilidades más blandas es dominar la capacidad de aprovechar el software moderno de gestión de proyectos y seguimiento del tiempo para optimizar los aspectos técnicos de su función.

Además, las herramientas de seguimiento del tiempo de los empleados, como Insightful, pueden generar información valiosa que lo ayudará a lograr el objetivo finito actual de su función de gestión de proyectos. Además de ayudar a toda su organización a convertirse en una fuerza laboral más productiva y eficaz.

No faltarán proyectos innovadores que gestionar, pero siempre habrá escasez de gerentes de proyectos de élite que puedan lograr objetivos a menudo increíblemente difíciles y, al mismo tiempo, preservar los valiosos recursos de la empresa.

Y con los trucos que acabas de aprender, te encaminarás hacia una gestión de proyectos de primera línea.