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¿Qué hace que algunas empresas destaquen mientras que otras luchan por mantenerse al día? La respuesta está en una gestión adecuada de la productividad, crucial para aumentar la productividad de los empleados.

A muchas empresas les resulta difícil mantener la productividad, lo que puede afectar significativamente a su fuerza laboral, su ventaja competitiva y sus resultados finales.

Este artículo se centra en los problemas que pueden surgir de una mala gestión de la productividad, el efecto dominó de las ineficiencias en toda la organización y lo que puede hacer al respecto.

Además, descubra cómo el análisis de la fuerza laboral de Insightful y en tiempo real monitoreo de empleados basado en la nube las capacidades pueden ayudarlo a superar los problemas de productividad comunes, mejorar la dinámica del lugar de trabajo, mejorar la productividad de los empleados y respaldar el crecimiento continuo y la satisfacción de los empleados.

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El problema: las operaciones ineficientes ralentizan su empresa

Las operaciones cubren todos los procesos necesarios para crear y entregar productos o servicios. Cuando los procesos no se diseñan o ejecutan correctamente, pueden obstaculizar las operaciones y provocar un efecto dominó en toda la organización.

¿Qué aspecto tienen las operaciones ineficientes?

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❗ Procesos redundantes: Las tareas o los procedimientos se repiten innecesariamente, o se utilizan varias herramientas para el mismo propósito sin añadir valor.

❗ Diseño de flujo de trabajo deficiente: Los flujos de trabajo que no están organizados de forma lógica pueden provocar cuellos de botella en los que las tareas se acumulan.

❗ Falta de estandarización: Los métodos y prácticas inconsistentes en toda la organización pueden provocar errores e ineficiencias.

❗ Tiempo de inactividad excesivo: Las máquinas o los empleados suelen estar inactivos debido a una mala programación, problemas de mantenimiento o cargas de trabajo desequilibradas.

❗ Altas tasas de error: Una alta incidencia de errores que requieren reelaboración, lo que supone una pérdida de tiempo y recursos, a menudo debido a instrucciones poco claras o sistemas mal diseñados.

¿Cómo afectan las operaciones ineficientes a su fuerza laboral?

Las ineficiencias suelen provocar tareas adicionales, reelaboración o horarios ampliados para cumplir con los plazos, lo que aumenta el estrés y el posible agotamiento de los empleados. Los empleados que con frecuencia experimentan cargas de trabajo excesivas debido a ineficiencias muestran una probabilidad 2,6 veces mayor de agotamiento.

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Cuando los sistemas están desorganizados y las tareas parecen inútiles, la moral y la satisfacción laboral de los empleados se desploman, lo que lleva a una falta de motivación y compromiso.

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Pero las consecuencias no terminan ahí: el impacto negativo en la fuerza laboral a menudo conduce a un mayor absentismo y a mayores desafíos de productividad de los empleados, sin mencionar las altas tasas de rotación.

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En un estudio realizado por el Instituto del Trabajo se informó de que las ineficiencias operacionales son las principales causas de la rotación de empleados, lo que representa alrededor del 11% de las renuncias voluntarias.

¿Cómo afectan las operaciones ineficientes a la competitividad?

El 66% de los clientes dice que valorar su tiempo es lo más importante que puede hacer una empresa para proporcionarles un buen servicio. Las empresas con operaciones ineficientes suelen quedarse cortas, lo que se traduce en tiempos de respuesta más largos y una menor satisfacción de los clientes.

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Las ineficiencias también retrasan la rapidez con la que puede responder a los cambios del mercado, lo que lo coloca en desventaja en comparación con los competidores más ágiles.

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Las ineficiencias operativas persistentes pueden provocar una mala calidad del producto o un servicio poco fiable, lo que empaña la reputación de la empresa y la hace menos atractiva para los posibles clientes y socios comerciales.

¿Cómo afectan las operaciones ineficientes a sus resultados finales?

Los procesos ineficientes conducen a mayores costos operativos debido al desperdicio de recursos, la repetición de tareas y el exceso de tiempo dedicado a corregir errores. Las empresas pierden aproximadamente el 20% de su capacidad productiva debido a las ineficiencias organizacionales.

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Los retrasos y los problemas de calidad también pueden provocar la pérdida de ventas y la insatisfacción de los clientes, lo que repercute directamente de forma negativa en los ingresos.

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Casi El 70% de los consumidores ha abandonado una transacción debido a un mal servicio de atención al cliente, que con frecuencia es el resultado directo de procesos ineficientes. Esto no solo conduce a una pérdida inmediata de ventas, sino que también puede afectar a los ingresos futuros de esos clientes.

La solución: automatización y optimización de procesos

En cualquier negocio próspero, los gerentes que se dedican a aumentar la eficacia operativa de su empresa reconocen la importancia de refinando sistemas complejos y maximizando el uso de los recursos.

Un desafío común es la presencia de cuellos de botella en los procesos. Estos obstáculos importantes ralentizan los flujos de trabajo, reducen la eficiencia del sistema y, en última instancia, aumentan los costos de producción.

Estas son algunas de las mejores prácticas para eliminar los cuellos de botella y mejorar la eficiencia operativa:
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• Implemente la automatización: Utilice la automatización para simplificar las tareas rutinarias y que requieren mucho tiempo, garantizando una finalización uniforme y oportuna. Esto ayuda a aumentar la productividad de los empleados al reducir la presión sobre los recursos humanos y eliminar los retrasos causados por los procesos manuales.
  
  
• Refinar los procesos: Lleve a cabo un exhaustivo revisión y rediseño de flujos de trabajo para eliminar pasos innecesarios e integrar tecnologías eficientes. La optimización de los procesos consiste en facilitar finalizaciones más rápidas y fluidas.
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Tras resolver los cuellos de botella, los estudios muestran que la utilización del sistema se puede mejorar al 87% con una tasa de eficiencia del sistema del 99%. Esto demuestra los beneficios tangibles de gestionar y resolver estratégicamente los cuellos de botella operativos.

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Problema: El mal bienestar de los empleados ahoga su negocio

El bienestar de los empleados es un pilar crucial de un lugar de trabajo próspero. Si se descuida, puede afectar gravemente tanto al desempeño individual como a la salud general de la organización.

¿Qué aspecto tiene el mal bienestar de los empleados?

❗Alto absentismo: Las ausencias frecuentes pueden indicar que los empleados tienen problemas de salud física o mental, o que simplemente están agotados y desconectados.

❗Baja productividad: Cuando los empleados no están bien, su capacidad para rendir al máximo se ve comprometida, lo que a menudo conduce a una disminución de la producción y a un ritmo de trabajo más lento.

❗Aumento de las tasas de error: La falta de bienestar puede provocar una falta de concentración y atención a los detalles, lo que lleva a más errores y a un trabajo de menor calidad.

❗Baja moral y compromiso: Los empleados que no se encuentran bien pueden parecer menos motivados, mostrar poco interés en su trabajo o en el éxito de la empresa y rara vez participar en actividades o debates en equipo.

❗Altas tasas de rotación: Una alta tasa de rotación puede ser un signo de insatisfacción generalizada y de un bienestar deficiente, ya que los empleados abandonan la organización en busca de mejores entornos.

¿Cómo afecta el mal bienestar de los empleados a su fuerza laboral?

El mal bienestar de los empleados deteriora la dinámica del equipo dentro de la organización. Cuando los empleados tienen problemas de salud mental o física, a menudo esto repercute en sus interacciones con los compañeros, lo que provoca tensiones en las relaciones y un aumento de los conflictos.

Esta interrupción del trabajo en equipo y la colaboración puede crear un entorno de trabajo tóxico. Una atmósfera tan negativa erosiona la cultura general del lugar de trabajo y obstaculiza la productividad y el éxito colectivos.

Las investigaciones muestran que el estrés y las emociones negativas pueden ser contagiosos en el entorno laboral. Las personas que trabajan en estrecha colaboración tienden a «captar» los estados de ánimo y los niveles de estrés de las demás, lo que puede provocar un deterioro colectivo.

¿Cómo afecta el mal bienestar de los empleados a la competitividad?

El mal bienestar de los empleados puede debilitar gravemente la capacidad de la empresa para competir. Cuando los empleados no se encuentran bien, por lo general no pueden trabajar tan rápido ni tan bien, lo que significa que la empresa tiene dificultades para mantenerse a la altura de los competidores que cuidan mejor a sus trabajadores.

Las altas tasas de rotación también pueden ser un problema, ya que los cambios constantes de personal interrumpen el trabajo y ralentizan las cosas. A las empresas conocidas por no apoyar a sus empleados les resulta más difícil atraer a trabajadores cualificados, que prefieren a los empleadores que valoran su bienestar.

El informe Tendencias Globales del Talento 2020 de LinkedIn encontró que El 69% de los profesionales no aceptaría un trabajo en una empresa que tiene mala reputación con antiguos empleados, incluso si están desempleados.

Los empleados estresados también tienen menos probabilidades de buscar oportunidades de innovación y cambio, lo que dificulta aún más que la empresa destaque y tenga éxito en el mercado.

¿Cómo afecta el mal bienestar de los empleados a sus resultados?

Cuando los empleados no se encuentran bien, la reducción de su productividad puede provocar una finalización más lenta del proyecto y una menor calidad de los resultados, lo que requiere costosas modificaciones y ajustes.

Las empresas se enfrentan a un aumento de los costos de atención médica debido al aumento de las reclamaciones y las primas de seguro. Los lugares de trabajo con altos niveles de estrés informan costos de atención médica que son casi un 50% más altos que en lugares de trabajo menos estresantes.

Las altas tasas de rotación también aumentan la presión financiera, ya que los costos de reclutar, contratar y capacitar al nuevo personal se acumulan. Reemplazar a un empleado puede costar hasta un 33% del salario anual de ese trabajador.

Además, el absentismo y el presentismo, en los que los empleados están ausentes o tienen un rendimiento inferior debido a una enfermedad, provocan mayores pérdidas de productividad. Las pérdidas de productividad vinculadas a el absentismo cuesta a los empleadores estadounidenses 225,8 mil millones de dólares al año, aproximadamente 1.685 dólares por empleado.

La solución: medidas eficaces para mejorar el bienestar

El bienestar de los empleados está directamente relacionado con su productividad y el desempeño general de la empresa. Un entorno de trabajo propicio conduce a un menor absentismo, a una mayor satisfacción laboral y a una mayor retención de los empleados.

Mantener el bienestar de los empleados puede ser un desafío, especialmente en entornos de mucho estrés; los empleados que se sienten sobrecargados de trabajo o infravalorados experimentan niveles más altos de estrés y agotamiento.

Estas son algunas de las mejores prácticas para mejorar el bienestar de los empleados:
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• Programas de bienestar: Ofrezca programas que incluyan evaluaciones de riesgos para la salud, incentivos para el acondicionamiento físico y apoyo a la salud mental para mejorar la salud física y psicológica de los empleados, lo que se traduce en un aumento del compromiso y la productividad.
  
  
• Programación flexible: Proporcione a los empleados horarios de trabajo flexibles o la opción de trabajar de forma remota para reducir drásticamente los niveles de estrés y mejorar el equilibrio entre la vida laboral y personal, lo que mejora la satisfacción y la lealtad en el trabajo.
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El 63% de las empresas notaron un aumento en la productividad de los empleados y el 66% informó que sus empleados estaban más satisfechos debido a la participación en los programas de bienestar.

Además, un estudio de la Universidad de Stanford encontró que productividad de los trabajadores remotos fue un 13% más alta en comparación con sus homólogos en la oficina, lo que demuestra una clara ventaja de las opciones de programación flexibles a la hora de aumentar la productividad y la satisfacción.

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Problema: La asignación ineficaz de recursos paraliza la eficiencia organizacional

La asignación eficaz de los recursos es vital para la eficiencia de las operaciones empresariales. Cuando se administra mal, puede interrumpir significativamente el flujo de trabajo y obstaculizar tanto el rendimiento individual como la productividad general de la organización.

¿Qué aspecto tiene la asignación ineficaz de recursos?

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❗Recursos subutilizados: Algunos equipos o departamentos pueden tener más recursos de los que pueden usar de manera efectiva, lo que lleva a que los equipos estén inactivos, el espacio de oficina no se utilice o los miembros del personal no tengan suficientes tareas.

❗Equipos sobrecargados: Es posible que algunas áreas de la empresa estén demasiado agotadas y carezcan del personal, las herramientas o el presupuesto necesarios para realizar sus tareas de manera eficiente.

❗Conjuntos de habilidades no coincidentes: Las tareas se pueden asignar a los empleados que carecen de las habilidades o la experiencia necesarias.

❗Ajustes presupuestarios frecuentes: Si su organización tiene que cambiar constantemente los presupuestos de un departamento a otro para cubrir los déficits, es una señal de una mala planificación inicial y asignación de recursos.

❗Proyectos retrasados o fallidos: La asignación ineficaz a menudo lleva a que los proyectos no cumplan con los plazos o fracasen por completo debido a la insuficiencia de recursos.

¿Cómo afecta la asignación ineficaz de recursos a su fuerza laboral?

La asignación ineficaz de recursos interrumpe la dinámica de la fuerza laboral, trabajo remoto y productividad. Los empleados agobiados por cargas de trabajo excesivas debido a la insuficiencia de recursos experimentan un mayor estrés y agotamiento. El estrés laboral es una de las principales causas de la disminución de la productividad en el lugar de trabajo.

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Las herramientas o el apoyo del equipo inadecuados dificultan la capacidad de los empleados para realizar las tareas de manera eficiente, lo que provoca una frustración persistente y una baja moral. Este entorno frena el crecimiento profesional y contribuye a las altas tasas de rotación.

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La investigación del Instituto de Trabajo indica que la insatisfacción laboral debido a las malas condiciones del lugar de trabajo impulsa el 34% de la facturación anual. Esta mala asignación crónica da como resultado una fuerza laboral menos productiva y menos cohesionada.

¿Cómo afecta la asignación ineficaz de recursos a la competitividad?

Cuando los recursos están mal distribuidos, se reduce la eficiencia y la productividad, ya que las operaciones se ralentizan y la producción disminuye. Esta situación dificulta la capacidad de responder con rapidez a las demandas del mercado, lo que coloca a la empresa en desventaja frente a los competidores que administran sus recursos de manera más eficaz.

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Si los recursos inadecuados conducen a productos o servicios de mala calidad, la reputación de su empresa puede verse afectada. Este daño a la reputación dificulta la captación de nuevos clientes y la retención de los existentes, lo que repercute aún más en la posición competitiva.

¿Cómo afecta la asignación ineficaz de recursos a sus resultados finales?

La mala asignación de recursos puede generar gastos innecesarios, como un exceso de personal en algunas áreas y descuidar otras, lo que infla los costos operativos sin mejorar la productividad.

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Cuando los recursos son insuficientes, la productividad se ve afectada, ya que los empleados carecen de las herramientas o el apoyo necesarios, lo que ralentiza las operaciones y disminuye la producción. Un estudio de PwC descubrió que las empresas ágiles que pueden ajustar la asignación de recursos rápidamente tienen 2,5 veces más probabilidades de superar a sus pares en términos de crecimiento de ingresos.

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Según una encuesta de NewVoiceMedia, EE. UU. las empresas pierden 75 000 millones de dólares al año debido a un mal servicio al cliente vinculado a una asignación inadecuada de recursos. La mala administración constante de los recursos también puede aumentar la rotación de empleados, y los costos de reemplazar al personal reducen aún más los resultados finales.

La solución: gestión eficaz de los recursos

Cuando haces coincidir cuidadosamente tus recursos (como el personal, los materiales o el dinero) con los objetivos principales de tu empresa, te aseguras de que todos los activos funcionen eficazmente para lograr esos objetivos.

La asignación de recursos requiere una planificación cuidadosa y una comprensión clara de cómo estos recursos se ajustan a sus planes a largo plazo. Sin embargo, alinear los recursos con los objetivos empresariales en constante cambio es complicado. Las demandas dinámicas y las prioridades cambiantes en el mundo empresarial moderno pueden hacer que la tarea sea un poco difícil.

Estas son algunas de las mejores prácticas para una administración eficaz de los recursos:
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• Previsión avanzada: Utilice herramientas que analicen datos pasados y actuales para predecir las necesidades futuras. Esto le ayuda a prepararse mejor al ajustar sus recursos (como el personal y el inventario) en función de las próximas tendencias del mercado. Por ejemplo, una tienda puede usar los datos para predecir una temporada festiva ajetreada y contratar personal adicional con antelación.
• Planificación estratégica: Cree planes detallados que vinculen sus recursos directamente con sus objetivos principales. Esto significa decidir cómo utilizar mejor a las personas, la tecnología y el dinero para respaldar lo que la empresa quiere lograr a largo plazo. Por ejemplo, si su objetivo es expandirse a nuevos mercados, planifique invertir más en marketing e investigación de clientes en esas áreas.

La investigación de Bain & Company muestra que las organizaciones con una asignación estratégica de recursos pueden lograr hasta un 30% más de rentabilidad de la inversión. Al vincular los recursos con los objetivos a largo plazo, las empresas se aseguran de que cada inversión se dirija al crecimiento estratégico.

Por qué es importante una buena gestión de la productividad

Apropiado gestión de la productividad es clave para evitar los problemas que ralentizan su empresa y la hacen menos competitiva. Cuando las operaciones no se llevan a cabo correctamente, se pierde tiempo, se aumentan los costos y los empleados no están satisfechos y, con frecuencia, se van.

El uso de estrategias inteligentes como la automatización y una buena planificación ayuda a garantizar que todo funcione sin problemas, mantiene a los empleados contentos y mantiene la capacidad de la empresa para competir y tener éxito en el mercado. La gestión eficaz de la productividad garantiza que una empresa sea eficiente y rentable, por lo que es crucial para cualquier empresa exitosa.

Cómo puede ayudar Insight

Pero no tienes que hacerlo solo. Perspicaz software de monitoreo remoto de escritorio para empleados es una plataforma integral de análisis de la fuerza laboral y monitoreo de empleados que mejora la productividad empresarial al:

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Abordar las operaciones ineficientes

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Insightful está automatizado software de seguimiento remoto del tiempo y las funciones de supervisión de la actividad ayudan a identificar las ineficiencias. Al rastrear cómo y dónde se gasta el tiempo, Insightful puede identificar las áreas en las que se desperdician los recursos. Sus estadísticas de productividad en tiempo real y sus informes detallados sobre el uso de aplicaciones y sitios web proporcionan los datos necesarios para agilizar las operaciones, eliminar los cuellos de botella y reducir las tasas de error.

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Mejorar el bienestar de los empleados

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Insightful reconoce la importancia del bienestar de los empleados y su impacto en la productividad; sus herramientas permiten una programación flexible, monitoreo remoto de empleados y gestión del trabajo. Al monitorear los patrones de trabajo, Insightful ayuda a garantizar que los empleados no estén sobrecargados.

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Mejora de la asignación de recursos

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Con funciones como hojas de tiempo detalladas e información sobre la asignación de recursos, Insightful software de monitoreo de computadoras portátiles proporciona a los gerentes la información necesaria para optimizar el despliegue del personal y el uso del presupuesto. La capacidad de la plataforma para rastrear los datos en tiempo real de varios proyectos y tareas permite una mejor planificación estratégica y una mejor asignación de los recursos humanos y técnicos.

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Al integrar Insightful en su estrategia operativa, no solo puede prevenir estos problemas, sino también impulsar el crecimiento y el éxito sostenidos.

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