Lograr que tu equipo utilice un software de cronometraje en línea no es fácil. Decirles que necesitan llevar un registro del tiempo es fácil, pero lograr que lo hagan (y que lo hagan de manera constante) es un gran desafío.

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Para motivar a tus empleados a usar la aplicación Track my hours, debes abordar sus inquietudes, hacer que el proceso sea muy simple y alentarlos a que adquieran el hábito.

Por qué la gente se resiste al seguimiento del tiempo

La razón número uno por la que la mayoría de la gente se resiste al seguimiento del tiempo es el hecho de que es extremadamente agotador e improductivo. La ironía es que, para hacer un seguimiento del tiempo que dedicas a diferentes tareas y actividades, debes perder el tiempo llenando hojas de tiempo y otros trámites.

Pero, es todo por el bien común. Incluso usted, como gerente, necesita hacer un seguimiento, digamos, de sus ingresos. Y perderás tiempo haciéndolo, pero al final del día, obtendrás información valiosa sobre tu empresa.

El seguimiento del tiempo es el mismo. Lleva tiempo, no hay forma de evitarlo. Sin embargo, dedicar tiempo a recopilar estos datos no es un precio terrible si se obtiene información valiosa. Es una compensación justa: hoy en día está sacrificando un poco de productividad para obtener información útil que ayude a su empresa a largo plazo.

Y, sinceramente, no hay forma de hacer que el seguimiento del tiempo sea una actividad divertida. Así son las cosas y todo el mundo lo sabe. Y esa es otra razón por la que a sus empleados no les gusta. Además de ser improductivo y agotador, también es aburrido. A la gente no le gusta mucho y trata de terminarlo lo más rápido posible.

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Qué puede hacer al respecto

Por lo tanto, la pelota está ahora en tu campo. Ya sabes por qué es importante el seguimiento del tiempo y todos sus beneficios. Tienes que transferir ese conocimiento a tus empleados y explicarles por qué es tan importante ser coherente y cambiar tus sentimientos al respecto.

Explica por qué

Explícales por qué necesitan registrar el tiempo. Varía de una empresa a otra, pero en algunas ocasiones, el control del tiempo literalmente pone comida en la mesa (piense en situaciones en las que a los empleados se les paga por hora o cuando a los clientes se les cobra por horas).

Además, dígales por qué el seguimiento del tiempo es importante para ellos personalmente. Con su ayuda, obtendrán una idea sobre cómo funcionan, cuánto tiempo dedican a las diferentes tareas y subactividades de un determinado proyecto. Más adelante, podrán reorganizar su carga de trabajo si descubren que han dedicado demasiado tiempo a tareas irrelevantes.

Monitorización

La gente tiene que entender que no se quiere controlar personalmente quién hace qué. Tendrás que comunicarle a tu equipo que el control del tiempo no consiste en espiar a las personas, controlar quién dedica demasiado tiempo a los descansos o establecer objetivos poco realistas. Por el contrario, se trata de averiguar a qué dedican su tiempo los empleados y de tratar de optimizarlo buscando formas de dedicarlo de forma más productiva.

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Lo último que quieres es hacer que la gente se sienta mal.

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Para establecer confianza, dé confianza. Deje que las personas decidan si quieren registrar el tiempo con un temporizador o introducir la hora manualmente al final del día. Al permitir que las personas informen por sí mismas sobre las horas trabajadas, les das el control. Al dar a las personas el control, eliminas la ansiedad y la desconfianza.

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Hazlo fácil

Cuanto más fácil sea para sus empleados controlar el tiempo, más les gustará. Y la manera perfecta de hacerlo es implementar software de seguimiento del tiempo de escritorio. Es práctico, fácil de usar y muy efectivo. No consumirá tanto tiempo como llenar las hojas de tiempo manualmente.

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Lo bueno del rastreador de horas en línea es el hecho de que, por lo general, hace todo por sí solo y requiere una participación mínima de sus empleados. En la mayoría de los casos, simplemente encienden el ordenador y hacen clic cuando comienzan a trabajar en una nueva tarea. Y pueden olvidarse de ello. La aplicación funcionará en segundo plano y recopilará toda la información necesaria.

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No lo uses contra ellos

Si se dieron cuenta de la importancia real del seguimiento del tiempo y empezaron a utilizar una aplicación para registrar las horas de trabajo, el siguiente paso es asegurarles que sus datos están en un lugar seguro y que nunca se utilizarán en su contra. Debes hacer hincapié en que los datos recopilados son únicamente para su bienestar y el de la empresa en la que trabajan.

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Conclusión

El seguimiento del tiempo puede ser tu mejor amigo o tu peor pesadilla. Si haces todo correctamente, tus empleados ni siquiera lo notarán y no dedicarán mucho tiempo a papeleo aburrido. Y fíjate en el reloj de los empleados en el software. Haga la vida más fácil tanto para usted como para sus empleados.

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