Algunas empresas tienen más dinero que otras, algunas tienen un mayor número de empleados, otras tienen mejores herramientas y algunas de las buenas tienen ideas más impactantes. Todas estas cosas pueden servir para dar a una empresa una ventaja a la hora de intentar superar a la competencia. Pero hay una cosa que no puedes aprovechar más: el tiempo. El día tiene 24 horas, tanto para las grandes corporaciones globales multimillonarias como para las pequeñas empresas emergentes de 5 personas. Por eso es la forma en que se utiliza ese tiempo lo que con mucha frecuencia distingue a las empresas exitosas de las que tienen menos éxito.

Naturalmente, existen muchos obstáculos en esta búsqueda de una mayor eficiencia de los procesos empresariales, pero uno de los más citados es, sin duda, la ineficacia de las reuniones. Ahora, por supuesto, nunca se puede prescindir totalmente de ellas, pero muy a menudo desperdician más tiempo del que deberían. Y, por lo general, sin resultados valiosos al final que lo justifiquen.

Probablemente esta sea la razón por la que ves cada vez más consejos de productividad que van en la línea de «reducir el número de reuniones». Este es un consejo bastante bueno, pero cómo ¿puedes hacer esto sin sacar nada valioso del proceso de toma de decisiones?

Eso es exactamente lo que este artículo está aquí para ayudarlo a descubrir. Le daremos cinco consejos prácticos sobre cómo hacer que sus reuniones sean más eficientes y eficaces, incluidos lo que debe hacer para prepararse y cómo aprovechar el tiempo que dedica a ellas mediante un aplicación de seguimiento del tiempo, y un par más.

¡Así que pongámonos manos a la obra!

1. Tenga un objetivo claro

El mayor problema de gestionar las reuniones y no dejar que ocupen demasiado tiempo es el hecho de que son un hábito para muchos equipos. Tienes un día a la semana, por ejemplo, en el que solo es hora de reunirse. Todo con el pretexto de que necesitamos «ponernos al día», «revisar la estrategia», «ver dónde estamos», etc. Pero la verdad es que, en muchos casos, no es necesaria una reunión.

Por lo tanto, lo primero que hay que hacer es diseñar una nueva estrategia de gestión: celebrar una reunión solo cuando haya algo de lo que hablar. Por ejemplo, hay un problema que necesitas varios empleados para resolverlo, algo está cambiando radicalmente y necesitas que todo el mundo se ponga al día, hay un nuevo proyecto que tienes que planificar y organizar, o algo parecido. Todo lo que sea menos urgente que esto probablemente se pueda compartir de forma individual, en un texto grupal o en una nota de oficina. El punto es que cada reunión debe tener un objetivo claro al que merezca la pena dedicarle varias horas de trabajo.

2. Limitar el tiempo de reunión

Si dejas que tus reuniones sigan su curso indefinidamente o «el tiempo que sea necesario», casi siempre llevarán más tiempo del necesario y existe una posibilidad muy real de que eventualmente te salgas del tema (siempre que hayas tenido uno en primer lugar). Este tiempo se puede utilizar mucho mejor para trabajar en las tareas. Por lo tanto, el segundo consejo es establecer un cronograma claro para cada reunión y cumplirlo.

La aplicación de seguimiento del tiempo, como ya sabrá, se usa principalmente para tareas basadas en computadora, pero no hay ninguna razón por la que no deba usarla para rastrea tus horas no facturables también, como el tiempo de las reuniones en este caso, ya que puedes rellenar manualmente el tiempo fuera de línea o simplemente definir las reuniones como una de las tareas. Inicie el software y compruebe cuánto dura cada reunión. Cuando establezca la hora de finalización, trate de ceñirse a ella lo más cerca posible. Periódicamente, puedes revisar los datos de tu aplicación de seguimiento del tiempo para ver cuánto tiempo dedicas a ella y analizar si podría ser menor.

3. Haga que los participantes se preparen

El siguiente consejo útil para tener reuniones eficientes es hacer que todas las personas que van a participar en ellas, incluido usted, se preparen con antelación. Esto significa que todos deberían tomarse un tiempo antes de la reunión, tal vez incluso designar ese tiempo de preparación como una tarea en la aplicación de control del tiempo, para proponer ideas y soluciones. Anota tus sugerencias, investiga un poco si es necesario y llega preparado a la reunión.

De esta manera, las reuniones girarán en torno a sugerencias concretas e investigadas, por lo que estarán mejor estructuradas y será más probable que se centren en el tema. Tampoco tendrás que perder tiempo intentando intercambiar ideas y luego darles forma a todas, solo para terminar descartando la mitad. Comprobarás que llegar preparado a la reunión reducirá drásticamente el tiempo necesario y, al mismo tiempo, te permitirá sacar conclusiones valiosas de la reunión.

4. Llame solo a las personas necesarias

Un error común cuando se trata de organizar reuniones de equipo es llamar a demasiadas personas. El hecho de que necesites hablar sobre la estrategia de contenido de un proyecto determinado no significa que los desarrolladores de backend que trabajan en él también tengan que asistir a la reunión. Solo llama a las personas que absolutamente necesitan estar presentes, aquellas que pueden aportar o sacar provecho de ello.

Si reduces el número de personas que asisten a la reunión, ahorrarás mucho tiempo a las personas «no invitadas» y te ahorrarás mucho tiempo, ya que solo recibirás la opinión de las personas a las que realmente concierne el tema.

5. Programe reuniones en un momento improductivo del día

Este consejo puede sonar un poco extraño, pero si decides adoptar nuestro consejo de llegar preparado a las reuniones, verás que en realidad tiene mucho sentido. Si las reuniones son el momento en el que solo tienes que presentar tus sugerencias, soluciones y opiniones, no es necesario que seas más productivo para sacar el máximo provecho de las reuniones.

Consulta tu aplicación de seguimiento del tiempo para ver cuál es el momento menos productivo del día para el equipo que necesita reunirse y programa tu reunión para entonces. Esto forma parte del 'organiza tu día de acuerdo a tu productividad' estrategia, que hace hincapié en que debes dejar que tus empleados trabajen en tareas importantes y exigentes cuando estén experimentando un pico de productividad. Pero cuando tu aplicación de seguimiento del tiempo sugiere que la productividad está disminuyendo, es cuando puedes programar una reunión y utilizar el tiempo que dedicarías a navegar perezosamente por Facebook para discutir ideas.

Conclusión

Al contrario de lo que mucha gente cree, las reuniones no tienen por qué ser una pérdida de tiempo que solo tienes que hacer, que termina siendo totalmente inútil 9 de cada 10 veces. Si las organizas correctamente y tienes un objetivo y una estructura claros, pueden resultar no solo eficientes sino también verdaderamente valiosas para todos los miembros de tu equipo.