De vez en cuando te sientes abrumado en el trabajo; las tareas se acumulan, los hilos de correo electrónico se expanden y las notificaciones amenazan con inundar tu bandeja de entrada.

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A menos que encuentres más horas en el día, es poco lo que puedes hacer para mantenerte al tanto de una carga de trabajo que crece rápidamente. A menos, por supuesto, que externalice algunas tareas a un asistente virtual y emplee el seguimiento de los trabajadores con un software virtual de supervisión de empleados.

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Con un par de manos adicionales para aligerar su carga de trabajo, y software para asistentes virtuales para administrar sus VA, puede liberar tiempo para centrarse en lo que más le importa.

Pero, ¿a través de qué tareas puede asignar de manera realista a un asistente virtual? software de asistente virtual?

1. Administración de correo electrónico

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Con el tiempo, las bandejas de entrada de correo electrónico pueden empezar a parecerse a una habitación de la casa que ya no utilizas. Allí olvidas algo importante, está lleno de basura que no necesitas y, por lo tanto, no quieres pasar mucho tiempo allí.

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¿La solución?

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Haga que su VA vaya allí y lleve a cabo una especie de limpieza de primavera. Una vez que entregues las llaves de tu bandeja de entrada de correo electrónico, pasarás mucho menos tiempo preocupándote por la cantidad de correos electrónicos que hay actualmente sin organizar y sin leer.

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Esto es lo que un asistente virtual puede hacer con tu cuenta de correo electrónico:

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• Filtra los correos electrónicos según proyectos, equipos u otras categorías
• Cree carpetas que proporcionen una manera fácil de acceder a la información importante
• Le ayudan a lograr y mantener Inbox Zero, un enfoque productivo para la administración del correo electrónico que mantiene su bandeja de entrada vacía

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Además de estas tareas administrativas, también puede hacer que su VA escriba algunos correos electrónicos en su nombre para ahorrarle un tiempo valioso. Además, pueden leer los correos electrónicos entrantes y transmitir la información más importante si quieres evitar por completo el contacto con tu bandeja de entrada de correo electrónico.

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2. Programación

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Después de la mayoría de las reuniones o conversaciones relacionadas con el trabajo, tendrás que tomar algunas medidas. Cuando tengas prisa, puedes anotarlas rápidamente en una nota adhesiva o añadirlas rápidamente a tu solución de gestión de proyectos.

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Esto está bien, pero puede interrumpir sus tareas de alta prioridad, de las que puede tardar un tiempo en recuperarse.

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Por lo tanto, si su asistente virtual asiste a determinadas reuniones, intercambios de correo electrónico o llamadas de Zoom, pueden escribir cualquier elemento de acción y registrarlo en su solución de gestión de proyectos.

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Tu VA también puede ir un paso más allá y añadir las próximas tareas o eventos a tu calendario, que luego podrás compartir con otros usuarios si son relevantes para tu equipo.

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3. Entrada de datos

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La entrada de datos es una de esas tareas aburridas que pueden ocupar mucho tiempo. Además, existe un riesgo real de cometer un error humano, especialmente si, cuando estás introduciendo la información, te dedicas a tareas más urgentes.

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Las tareas que requieren el ingreso de datos deben subcontratarse siempre que sea posible, de modo que puedas dedicar más tiempo a las actividades que requieren un mayor esfuerzo cognitivo.

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Estas son algunas de las tareas de entrada de datos que puede delegar en su VA:

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• Actualización de hojas de cálculo con información de clientes
• Transferencia de datos de una fuente a otra
• Conversión de tipos de archivos
• Ingresar registros de contabilidad
• Digitalización de documentos en busca de errores

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4. Investigación

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Ya sea que estés a punto de publicar una entrada de blog extensa o necesites llevar a cabo un análisis de la competencia para identificar tu brecha en el mercado, el trabajo de investigación puede llevarte a la madriguera del conejo y consumir tus horas más productivas.

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Imagínese si la primera vez que abriera el documento de Google para una nueva entrada de blog ya hubiera varias fuentes listas para que las consultara.

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¿O cuando te sientas a averiguar cómo entrar en el mercado, recibes un correo electrónico con un desglose detallado de lo que están haciendo tus competidores?

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Con un asistente virtual, estos son dos escenarios en los que puedes vivir.

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Tu VA puede buscarte en Internet y recopilar estadísticas relevantes para tu entrada de blog, información convincente sobre tu competencia o los conjuntos de datos más recientes que puedes usar para crear una presentación persuasiva.

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5. Recordatorios

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Todos olvidamos cosas de vez en cuando, pero en los negocios, «lo olvidé» no es una razón aceptable para no cumplir con una fecha límite o una reunión.

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Además, tener varios recordatorios en la mente en un momento dado puede hacer que sientas ansiedad durante todo el día hasta el momento en que se lleve a cabo la reunión o el evento.

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Externalizar los recordatorios a tu asistente virtual es una excelente manera de no olvidar nunca otro evento, pero también de quitarte la carga de la cabeza. Por supuesto, las soluciones de gestión de proyectos y los calendarios pueden enviarte recordatorios, pero también pueden perderse en la avalancha de notificaciones y mensajes que recibes todos los días.

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Un asistente virtual puede actuar como una red de seguridad, ya que te recuerda incluso cuando la tecnología te falla o se te olvida algo.

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6. Gestión de redes sociales

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Hoy en día, una presencia en las redes sociales puede contribuir en gran medida a crear autoridad. Puedes usar una plataforma de redes sociales para dar a conocer tus ideas, crear una audiencia y, potencialmente, generar clientes potenciales para tu negocio.

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Sin embargo, dedicar la cantidad de tiempo a las redes sociales necesaria para cautivar a los seguidores y mantener una presencia es suficiente para ocupar un trabajo a tiempo completo. Por lo tanto, a menos que planee contratar a un administrador de redes sociales, puede tomar la ruta más económica y subcontratar la administración de las redes sociales a su VA.

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Estas son algunas ideas sobre cómo su VA puede gestionar su presencia en las redes sociales:

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Escribe publicaciones en tu nombre

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Supongamos que estás trabajando en un nuevo y emocionante proyecto empresarial y quieres dar a conocer curiosidades a tu audiencia. Hacerlo tú mismo sería tomarte un tiempo para lograr un progreso significativo en el proyecto.

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Con un VA, puedes enviar notas de voz o correos electrónicos de vez en cuando y, a partir de esa información, pueden escribir publicaciones breves, tal vez acompañadas de una foto que hayas tomado.

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Programar publicaciones

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A partir de ahí, tu VA puede crear un cronograma para que cada publicación se publique en una fecha diferente. De esa manera, puedes estar al tanto del contenido de tus redes sociales durante las próximas semanas.

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Supervise la interacción

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Por último, al usar herramientas como Hootsuite, tu VA puede informarte sobre la interacción con la audiencia y otras métricas para ayudarte a generar el mayor interés y determinar qué funciona mejor.

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Puedes usar un programa de monitoreo de PC como Insightful para programar turnos para que tu VA se ponga al día con la interacción en las redes sociales. Con el software de actividad informática, no tienes que preocuparte tanto por monitorear de cerca a los empleados, ya que el seguimiento del tiempo se encargará de eso por ti.

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7. Atención al cliente

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Si tratas directamente con los clientes, puedes hacer que tu VA intervenga de vez en cuando para hacerse cargo y responder a las solicitudes o inquietudes básicas.

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Siempre que dispongas de una guía sobre cómo el VA debe hablar con los clientes, no hay motivo por el que no puedan reenviar las solicitudes al departamento correcto o responder a sus consultas.

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El servicio de atención al cliente consiste en estar atento, por lo que, incluso si tu VA solo está esperando para que los clientes sepan que están hablando con una persona, puede marcar una gran diferencia.

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8. Organización de archivos

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Su archivador digital puede terminar como su bandeja de entrada si no tiene cuidado: desordenado y sin ningún sentido de organización.

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Esto puede dificultar que usted y sus compañeros puedan localizar rápidamente la información importante.

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Si utilizas soluciones de administración de archivos digitales como Dropbox o Google Docs, puedes subcontratar el proceso de organización a tu VA. Pueden entrar y clasificar los archivos y documentos y crear carpetas para que todos los miembros de tu equipo puedan acceder fácilmente a la información relevante.

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9. Creación de transcripciones

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En esta era multimedia, es casi tan común que un cliente o superior envíe un vídeo rápido explicando lo que busca como un correo electrónico. Además, según el puesto que ocupes, puede ser tu responsabilidad ver las llamadas de ventas u otros tipos de vídeos para obtener información valiosa.

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En estos casos, a menos que quieras duplicar la velocidad del vídeo, lo mejor que puedes hacer para absorber rápidamente la información es con una transcripción. Cuando tengas una transcripción, puedes buscar instantáneamente en el texto con «Ctrl+f» (en Windows) y encontrar la estadística, la cita o el dato que necesitas.

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Su VA puede ser la persona que redacte una transcripción de cualquier clip de vídeo o audio que envíe.

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10. Actas de la reunión

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Del mismo modo que los asistentes virtuales pueden crear elementos de acción y programarlos en su calendario, también pueden escribir las actas de sus reuniones. Si se pregunta cómo mejorar el desempeño de los empleados, una posible solución podría ser que su asistente virtual se encargue de la programación.

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La productividad de los empleados generalmente es mejor cuando todos saben lo que se supone que deben hacer en cada momento.

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Cuando asiste a cada reunión con un asistente virtual a su lado, no tiene que preocuparse por perder información clave o por preguntarse quién propuso qué idea. Esto se debe a que su asistente virtual puede tomar notas todo el tiempo y, a continuación, elaborar las actas de las reuniones que puede distribuir entre todos los asistentes a la reunión.

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