2023 representa una excelente oportunidad para actualizar y revitalizar su estrategia de gestión de proyectos. Hay varios factores que hacen que este año pueda marcar la diferencia.

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Existe el meteórico auge del trabajo remoto y su impacto en la administración y el monitoreo virtual de los miembros del equipo. Sin mencionar que hay un torrente de herramientas de gestión de proyectos que están entrando en el mercado para casos de uso específicos y que permiten optimizar los procesos actuales.

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Luego está el elefante en la habitación: la IA. Tras el exitoso lanzamiento de la herramienta OpenAI ChatGPT en 2022, hay un sinfín de conversaciones sobre cómo la IA puede automatizar los procesos e impulsar eficiencia operativa.

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Entonces, ¿cómo puede aprovechar al máximo las diversas herramientas a su disposición y el clima actual para actualizar su estrategia de gestión de proyectos de cara a 2023?

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Haga un balance de la situación actual

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Antes de que puedas sumergirte en las interesantes innovaciones que 2023 tiene para ofrecer para la estrategia de gestión de proyectos, debes hacer un balance de tu situación actual.

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Una actualización solo funcionará si puedes diagnosticar con precisión los problemas actuales dentro de tu estrategia de gestión de proyectos e identificar las áreas de mejora.

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Probablemente, uno de los mayores desafíos a los que se haya enfrentado recientemente es modificar sus flujos de trabajo y procesos para adaptarlos a un entorno de trabajo remoto. Incluso si tu equipo ya está de vuelta en la oficina, es probable que haya habido un período de tiempo en el que tuviste que adaptarte a la dinámica del trabajo desde casa.

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En algunos sectores, es solo cuestión de tiempo hasta que un modelo remoto o híbrido se convierta en la forma predominante de trabajar, por lo que esto debería servir de base para analizar su estrategia actual de gestión de proyectos.

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Entonces, ¿cómo lleva a cabo exactamente una auditoría de su estrategia de gestión de proyectos?

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1. Enumere y evalúe las herramientas que utiliza actualmente

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No es cierto que un gerente de proyecto sea tan bueno como sus herramientas, pero es razonable sugerir que las herramientas tienen el poder de tener un impacto significativo en la forma en que realizan su trabajo.

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Las herramientas no solo ayudan al gerente de proyectos a simplificar y agilizar, sino que también permiten a los miembros del equipo ser más productivos y dedicar más tiempo a actividades significativas.

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Por lo tanto, el primer paso en la auditoría de su estrategia de gestión de proyectos debe ser enumerar las herramientas en las que confía actualmente y evaluar su eficacia de la mejor manera posible.

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¿Cómo?

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Una forma de medir la utilidad de una aplicación sería utilizar el tiempo como métrica. Cuando monitorizas la actividad web, los datos sobre el tiempo que recopilas sobre los empleados no solo son útiles para medir la productividad laboral, sino que también pueden ayudarte a identificar qué aplicaciones ofrecen el mejor ROI.

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Perspicaz, un rastreador de tiempo para el trabajo, le permite ver qué aplicaciones utilizan las personas y los equipos más tiempo y, desde allí, puede ver si el tiempo dedicado a una aplicación se traduce en una mayor productividad. Los gerentes que supervisan a los empleados pueden realizar experimentos con varias aplicaciones y utilizar el tiempo como métrica para supervisar el impacto que tiene cada aplicación en el equipo o en el individuo.

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Puedes clasificar en términos generales las aplicaciones que utilizas de la siguiente manera:

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• Pérdidas de tiempo que ofrecen poco retorno de la productividad
• Potenciadores de productividad que ayudan a tu equipo a lograr más en menos tiempo

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2. Revise la colaboración en equipo

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La forma en que colaboran los miembros de su equipo es la piedra angular de cualquier estrategia de gestión de proyectos. Si quieres explorar cómo puedes actualizarla para 2023, vale la pena explorar cómo interactúan los miembros de tu equipo, se transfieren las tareas entre sí y trabajan juntos para acelerar la finalización de los proyectos.

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La colaboración es una faceta de gestión de proyectos eso ha cambiado mucho en los últimos años.

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Mientras que antes los equipos se reunían en la sala de reuniones para intercambiar ideas sobre los proyectos y pegar post-its en una pizarra, ahora es más común comunicarse y colaborar a través de soluciones de chat multicanal y herramientas de gestión de proyectos.

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Estas son algunas maneras de auditar tus medidas de colaboración actuales y evaluar si son eficaces o no:

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• Encuesta a tu equipo - La forma más fácil de averiguar si tu equipo colabora bien es hacerles la pregunta. Pregunta a los miembros del equipo si creen que pueden resolver problemas con facilidad, contactar con la persona adecuada cuando lo necesitan y obtener la opinión de sus compañeros de trabajo cuando la necesitan.
  
  
• Evalúe los procesos de aprobación y dependencia de tareas - La burocracia a menudo puede ser un gran obstáculo para una colaboración eficaz. Si una tarea tiene que pasar a manos de varias personas antes de pasar a la siguiente fase, examina tus procesos actuales para ver si hay aprobación y cuáles son las dependencias entre las tareas, ya que podrían ralentizar a tu equipo.
  
  
• Comprueba si los miembros del equipo son productivos al mismo tiempo - Con software de monitoreo de PC, puede empezar a hacer un seguimiento de los empleados que trabajan desde casa e identificar las tendencias de productividad dentro de los equipos. Si observas que los empleados rara vez son productivos durante los mismos períodos de tiempo, es posible que no puedan colaborar eficazmente en los proyectos y que algunos miembros del equipo se queden esperando a que otros comiencen a trabajar.

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3. Analice la gestión de tareas y las métricas de productividad

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La forma en que administras y priorizas las tareas es crucial para completar los proyectos de manera oportuna e identificar los niveles de rendimiento de tus equipos. Con esta información, puede mejorar el desempeño de los empleados desde una perspectiva basada en los datos.

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Haz un balance de tu sistema de gestión de tareas actual y de las métricas que utilizas para medir la productividad individual y de equipo.

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Estos son algunos marcos de administración de tareas como referencia:

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• Tableros Kanban
• Matriz de Eisenhower
• Técnica Pomodoro
• Eat That Frog (céntrate primero en las tareas de mayor prioridad)
• Listas de tareas

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Y estas son algunas métricas de productividad:

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• Hora
• Proyectos o tareas finalizados
• Tasa de conversión
• Satisfacción del cliente

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Si siente que su sistema actual no está dando resultados que se alineen con sus objetivos estratégicos, podría ser el momento de experimentar con diferentes ideas y marcos.

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Cómo el software de monitoreo de empleados apoya la gestión eficaz de proyectos

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Independientemente de las medidas que decida tomar para actualizar su estrategia de gestión de proyectos para 2023, necesita una forma de hacer un seguimiento de su impacto en la fuerza laboral.

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Por ejemplo, cambiar tu sistema de gestión de tareas de la matriz de Eisenhower a un tablero Kanban puede ser una transición difícil.

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Si bien podría producir mejores resultados en términos de productividad, también existe la posibilidad de que no funcione. La única forma de saberlo con certeza es hacer un seguimiento de los datos sobre el tiempo de los empleados y aprovecharlos para tener una imagen clara de la productividad individual y de los equipos.

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Con el software de seguimiento para PC y Mac Insightful, puedes hacerlo. Como software para hacer un seguimiento de la productividad de los empleados, puedes usar Insightful para aprovechar todos los datos que recopilas durante todo el tiempo y determinar si un cambio implementado ha tenido éxito.

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