Con una posible recesión a la vuelta de la esquina, ahora es el mejor momento para actualizar su oferta tecnológica y crear una cultura de resiliencia en su empresa.

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Para prosperar a pesar de las circunstancias cambiantes, necesita adaptabilidad, pero también necesita las herramientas que le ayuden en la transición. Con las herramientas y los sistemas adecuados, puede mantener líneas de comunicación sólidas, supervisar el desempeño de los empleados y compartir información rápidamente entre equipos y departamentos durante los momentos de transición.

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Comunicación

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Cuando los tiempos son difíciles, puede haber una gran tensión en sus líneas de comunicación.

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Con la rápida transferencia de información, tanto en tiempo real como de forma asincrónica, es imprescindible contar con sistemas de comunicación confiables.

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Lo peor que puede ocurrir ante circunstancias cambiantes es perder el acceso a archivos o información importantes, o experimentar interrupciones en la comunicación interna.

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Hay dos tipos principales de comunicación que necesitarás para asegurarte de haberlos incluido en la actualización de tu paquete tecnológico: sincrónica y asincrónica.

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Sincrónico

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La comunicación sincrónica se refiere a las interacciones en tiempo real y es importante para transmitir la información de forma rápida y detallada.

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Si tienes mucha información específica del contexto para compartir con tu equipo y sería más fácil comunicarla verbalmente que a través de la palabra escrita, la comunicación sincrónica es la mejor opción.

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Estas son algunas herramientas tecnológicas que pueden ayudarlo con las interacciones en tiempo real:

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Videoconferencia

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Zoom creó una enorme base de usuarios durante la pandemia de la COVID-19, y es fácil entender por qué: sustituyó a las reuniones presenciales.

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Para el inicio de un proyecto importante o un nuevo resumen sobre un proyecto existente, la celebración de una videoconferencia suele ser la mejor opción en un entorno de trabajo remoto. Puedes compartir el contexto desde el principio y, dado que se trata de una interacción en vivo, puedes responder a las preguntas de los miembros del equipo en ese momento.

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Chat en vivo

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El chat y la mensajería en vivo pueden ser útiles no solo para recuperar rápidamente la información de los miembros del equipo, sino también para la comunicación cara a cara con los clientes.

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Los chatbots pueden reemplazar a los agentes de servicio al cliente en este aspecto y brindar una atención al cliente de alta calidad en tiempo real. Esto puede ayudarlo a reducir los costos y reasignar sus recursos a otros lugares, un proceso importante para superar tiempos económicos inciertos.

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Asincrónico

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Comunicación asincrónica es el elemento vital de muchas empresas que priorizan el trabajo remoto, ya que permite a los miembros del equipo de diferentes departamentos mantenerse al día sobre varios proyectos independientemente de la zona horaria o los horarios de trabajo.

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Estas son algunas de las herramientas tecnológicas asincrónicas esenciales que puedes añadir a tu pila:

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Grabaciones de vídeo

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Un software como Loom te permite grabar un vídeo corto para tu equipo, de modo que puedan verlo lo antes posible.

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Al igual que con Zoom, Loom te permite añadir todo el contexto que sea necesario a tus mensajes o incluso guiar a los miembros del equipo a través de un documento, sitio web o proceso. Sin embargo, la diferencia aquí es que los miembros del equipo no tienen que estar presentes, por lo que la interrupción del flujo de trabajo es mínima.

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Chat de gestión de proyectos

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La mayoría de las herramientas de gestión de proyectos tienen una comunicación asincrónica integrada.

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Esto significa que los miembros del equipo pueden coordinar varios aspectos de las tareas y los proyectos con etiquetas, comentarios y etiquetas.

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De esa manera, puede hacer que varios departamentos diferentes trabajen juntos de manera armoniosa en un proyecto. Se puede etiquetar a cada miembro del equipo cuando se requiere su contribución, y los comentarios y las etiquetas ayudan a proporcionar orientación sobre lo que hay que hacer.

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Intercambio de información

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Los canales de chat y las videoconferencias pueden resultar útiles para proporcionar contexto sobre los proyectos e informar a los miembros del equipo, pero no son ideales para compartir archivos o documentos.

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Almacenamiento de archivos

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Para almacenar una gran cantidad de archivos a nivel de empresa, departamento o equipo, el almacenamiento en la nube puede ser la mejor opción.

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Una herramienta como Dropbox te permite guardar todos los archivos que necesites en un solo lugar y, luego, usar el acceso con permisos para proteger los datos confidenciales.

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De esa forma, en lugar de archivadores físicos o virtuales, puede organizar y clasificar toda la información relevante de la empresa en un único lugar en línea para recuperarla fácilmente.

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Bases de conocimiento

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Las bases de conocimiento le proporcionan una forma de almacenar contenido permanente y actualizado al que los miembros del equipo y los nuevos reclutas pueden necesitar acceder proyecto por proyecto.

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Cuando incorporas a nuevos empleados, debes dirigirlos a un único lugar para que dispongan de toda la información que necesitan, incluidos los detalles de inicio de sesión, los procesos de incorporación y los valores y directrices de la empresa. Con una base de conocimientos, puedes centralizar toda esa información y actualizarla cuando lo necesites.

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Edición de documentos en vivo

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La mayoría de las empresas trabajan con algún tipo de documentos o activos virtuales de forma regular.

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Colaborar en ellos puede ser un desafío, ya que sin las herramientas adecuadas, los miembros del equipo tienen que pasarlos de un lado a otro por correo electrónico u otro medio.

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Con una herramienta como Google Docs, por ejemplo, puedes eliminar esta pérdida de tiempo haciendo malabares con los documentos y editarlos en tiempo real. Con varios colaboradores, es fácil hacer que varios miembros del equipo colaboren y añadan sus comentarios para que puedan trabajar juntos en tiempo real.

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Operaciones del día a día

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Una vez que haya actualizado sus herramientas de comunicación e intercambio de información, es hora de centrar su atención en las operaciones diarias que hacen que su empresa siga funcionando.

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Relaciones con los clientes

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La gestión de las relaciones con su base de clientes es uno de los elementos más importantes de cualquier negocio orientado al cliente.

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Ya sea que el departamento de ventas intente cerrar un trato o que el departamento de marketing recopile información sobre posibles clientes potenciales, es importante utilizar una herramienta de CRM (gestión de relaciones con los clientes) para almacenar toda la información relevante de los clientes.

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Las mejores herramientas de CRM lo ayudarán a rastrear la información de los clientes y usarla para identificar oportunidades para mover clientes potenciales a lo largo de su embudo de ventas.

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Administración de contraseñas

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Las contraseñas se pierden fácilmente en el mejor de los casos, y cuando tienes equipos y departamentos enteros que necesitan acceder a las herramientas de software, es mejor encontrar una solución optimizada.

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Las herramientas de administración de contraseñas pueden ser precisamente eso: una forma de almacenar contraseñas de forma segura para que todos puedan acceder a las soluciones de software sin tener que recordar las credenciales de inicio de sesión ni rastrearlas en los documentos.

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Supervisión de empleados

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Las mejores herramientas de monitoreo de empleados pueden ayudar a las empresas que buscan crear un entorno de trabajo resiliente.

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Si se pregunta cómo hacer un seguimiento del uso de los ordenadores entre sus empleados y se pregunta: «¿Se puede supervisar el escritorio remoto?» Insightful tiene la solución para monitorización de ordenadores que estás buscando.

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Si anticipa que las circunstancias cambiarán en el futuro, lo cual es inevitable en el mundo de los negocios, necesita una forma confiable de rastrear a los trabajadores y la productividad individual antes y después de la entrada en vigor de los cambios.

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Con el software de supervisión de empleados para Mac Insightful, puede realizar un seguimiento de la productividad de la jornada laboral a través de datos e informes sobre el tiempo. Al usar un software para ver lo que hacen los empleados, puede habilitar una política de productividad lenta y céntrese en lo siguiente:

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• Crear una cultura de responsabilidad
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• Reducir el riesgo de robo de tiempo
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• Visualización de las tendencias de desempeño de la fuerza laboral

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