Claro, aplicación de seguimiento de empleados tiene muchos beneficios que ofrecer a su empresa. Probablemente hayas tenido la oportunidad de leer sobre cómo se puede utilizar para optimizar los procesos empresariales y aumentar la productividad de los empleados, cómo proporciona informes precisos sobre las horas facturables y facilita el seguimiento de la asistencia y las horas extras.

Pero basta de hablar de los profesionales.

Casi nada es perfecto tal como viene. Lamentablemente, la aplicación de seguimiento de empleados no es una excepción. También tiene un par de defectos e inconvenientes menores.

Sin embargo, todas las desventajas y los posibles efectos secundarios del uso del software de reloj de oficina que vamos a mencionar pueden eliminarse de hecho. El truco, como pronto descubrirás, es utilizar el software de horario de los empleados de la manera correcta.

Inconveniencia

Así es como funciona el software tradicional de registro del tiempo de los empleados cuando se trata de medir el tiempo que sus empleados dedican a un proyecto en particular: cuando los empleados comienzan a trabajar en ese proyecto, hacen clic en un botón que se encuentra dentro seguimiento de empleados aplicación que dice «Iniciar» y cuando terminan con ella por el momento, hacen clic en «Detener».

Suena bastante simple, pero esto puede resultar extremadamente inconveniente para los empleados. Imagina a alguien trabajando en 4 proyectos diferentes al mismo tiempo e intentando realizar varias tareas a la vez. Pierden mucho tiempo simplemente haciendo clic en los botones. O imagina que tu diseñador acaba de recibir una oleada de inspiración para un proyecto: en lugar de abrazar este flujo creativo, ¡primero tiene que recordar hacer clic en el botón de su software de control del tiempo de trabajo! Y, por supuesto, también está el olvido.

¿Solución? ¡Mapeo temporal automático!

Algunos sistemas de registro del tiempo de los empleados, como Insightful, tienen la tecnología que registra automáticamente el tiempo y lo asigna a proyectos específicos en función de los nombres de los archivos. No es necesario que sus empleados hagan clic en nada, el programa simplemente funciona silenciosamente en segundo plano y todos los inconvenientes desaparecen.

Falta de confianza percibida

Esta es una queja muy común entre los empleados al enterarse de que se realizará un seguimiento de su tiempo de trabajo. ¿Es porque mi jefe no confía en mí?

No se trata de ninguna aplicación de seguimiento de empleados en particular ni de ninguna función. Hay algo en tu decisión de llevar un registro del tiempo por medios externos que hace que los empleados duden de si confías en ellos lo suficiente como para hacer su trabajo.

La única forma de lidiar con este concepto erróneo es presentar adecuadamente a los empleados el software de seguimiento y programación del tiempo. Esto debe incluir mucho más que un simple «De ahora en adelante, se hará un seguimiento de su tiempo en la oficina».

Tienes que explicar por qué supervisarás el desempeño de los empleados, cómo funciona el sistema, cuáles son tus expectativas, qué métricas analizarás y cómo la gestión del control del tiempo va a ayudar a su desempeño (e incluso reducir el estrés). Una vez que comprendan tus motivos, se darán cuenta de que la desconfianza no forma parte de ello.

Intrusión de privacidad

Otra posible manifestación de no entender los motivos por los que implementas una aplicación de tiempo para empleados podría ser pensar que tu objetivo es espiar las conversaciones privadas de tus empleados, las redes sociales y cualquier otra actividad que realicen durante los descansos. Esto puede ser una preocupación especialmente importante para los trabajadores remotos, que también pueden estar usando sus ordenadores fuera del horario laboral.

Además de explicar todos los entresijos de tu motivación para usar el rastreador de tiempo, como mencionamos anteriormente, también deberías pensar en crear una política de seguimiento a la que tus empleados tengan acceso y que tú respetes en todo momento.

Esto podría incluir cosas como no rastrear nada fuera del horario laboral, no tomar capturas de pantalla cuando los empleados acceden a medios privados, etc. Y, una vez más, asegúrate de que no es solo para mostrar y seguir las reglas.

Cantidad abrumadora de datos

A veces, las mejores funciones crean los mayores problemas. La aplicación de seguimiento de empleados puede ofrecerte una gran cantidad de datos diferentes para cada uno de tus empleados, no solo el tiempo dedicado a las tareas, sino también las aplicaciones utilizadas, la asistencia, las horas extras, el tiempo improductivo, etc.

Si tiene una empresa grande, esto puede volverse abrumador rápidamente. Tienes tantos datos para tantos empleados que ni siquiera puedes echarle un vistazo a todos ellos, y mucho menos utilizarlos de manera eficaz para lograr tus objetivos. Sin mencionar que si te apresuras y no lo haces de la manera correcta, los datos pueden incluso ser engañosos.

También hay una solución para esto: la agregación de datos. Casi todos los sistemas de cronometraje de los empleados ofrecen múltiples opciones para agrupar datos y compilar informes agregados. Esto puede ser a nivel de equipo, departamento o incluso de empresa. Cuando tienes una visión global nítida y te tomas tu tiempo para analizarlo todo con cuidado, la cantidad de datos es mucho menos aterradora y mucho más útil.

Objetivación

Tener todos estos datos y saber cómo usarlos será una gran ventaja para usted. Pero esto conlleva el peligro de confiar demasiado en la aplicación de seguimiento de empleados. No estamos hablando solo de eliminar las tarjetas de acceso, porque su aplicación de registro de tiempo diario es muy conveniente para el seguimiento de la asistencia. No, estamos hablando de llegar al punto de mirar los números de tal manera que te olvides de las caras de tus empleados.

Y se darán cuenta de esto rápidamente y probablemente antes que tú. Si creen que son solo un número para ti, su motivación disminuirá porque piensan que ya no los consideras valiosos.

No te permitas llegar a este punto. Analice siempre los datos de las aplicaciones de gestión del tiempo de los empleados junto con la calidad del trabajo y la iniciativa que están tomando los empleados. Solo esta visión holística puede proporcionar una imagen real y completa del desempeño de los empleados. Y hazles saber que consideras a cada uno de ellos como un activo valioso ofreciéndoles comentarios y evaluaciones personalizados.

Conclusión

Software de monitoreo del tiempo de los empleados tiene muchas ventajas, pero ahora puedes ver que incluso las mejores aplicaciones de seguimiento del tiempo tienen algunas desventajas. Afortunadamente, puede eliminarlos si está bien informado y toma las precauciones necesarias. Esperamos que este artículo te haya demostrado que solucionar los problemas no es difícil y que la solución perfecta para controlar el tiempo pasa solo por algunas consideraciones importantes.

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