El campo del seguimiento del tiempo y la supervisión de los empleados avanza constantemente. Lo que parecía nuevo y emocionante hace cinco años puede que no sea lo suficientemente bueno para los usuarios de hoy. Por eso necesitamos mejoras todo el tiempo.

Una de esas mejoras, que data de hace bastante poco, es rastreador de tiempo automatizado.

Como su nombre indica, esta tecnología se creó para ser un poco más automática y, en última instancia, convertirse en la sucesora de las herramientas «tradicionales» de seguimiento del tiempo. Pero si esos dos fueran uno contra uno ahora mismo, ¿cuál ganaría?

No tiene sentido crear suspenso porque, en este caso, lo nuevo realmente es mejor y la respuesta es, sin duda, lo automatizado aplicación de seguimiento del tiempo de trabajo.

¡Felicidades, rastreador de tiempo automatizado! ¡Una victoria bien merecida!

Ahora que lo obvio está fuera del camino, analicemos la pelea y veamos exactamente por qué le hemos dado una victoria tan fácil y rápida a esta versión automática de la herramienta de seguimiento del tiempo.

Sin embargo, antes de comenzar oficialmente, recapitulemos cuál es la principal diferencia entre estos dos tipos de herramientas de seguimiento del tiempo para proyectos. Hemos escrito en profundidad sobre qué es el seguimiento automático del tiempo y cómo funciona, pero en pocas palabras, rastrea los proyectos en función de los nombres de los archivos en lugar de exigir a los empleados que hagan clic en los botones de «iniciar» y «detener», como es el caso de una herramienta de gestión de proyectos normal con seguimiento del tiempo.

Y ahora estamos listos para analizar las cinco razones por las que el rastreador de tiempo automatizado es mejor que el normal.

1. Proceso de entrenamiento más sencillo

Muy bien, para que quede claro, capacitar a los empleados para que usen un software básico de seguimiento del tiempo de los empleados no es nada difícil. Solo tienes que presentarles el software, explicarles para qué sirve y decirles cuándo deben abrirlo y hacer clic en los botones para indicar en qué proyecto están trabajando.

Pero la cuestión es que «capacitar» a los empleados para que usen el software de registro automático del tiempo es aún más fácil. En el tercer paso, todo lo que tienes que pedirles es que se aseguren de que nombran todos los archivos del proyecto de forma lógica y coherente. Cosa que probablemente ya estén haciendo.

Por lo tanto, está cerca, pero el rastreador de tiempo automatizado gana la ronda de incorporación.

2. Es completamente automático

La automatización viene en grados. El programa regular de seguimiento del tiempo es automático en algunos pasos: registra el tiempo, detecta las aplicaciones utilizadas, compila las hojas de asistencia, calcula las horas extras y las facturables, todo ello de forma automática. Solo hay una pequeña parte manual en la que los empleados tienen que hacer clic en esos botones para saber a qué proyecto debe asignar el tiempo el sistema.

Pero esta pequeña cosa es suficiente para quedar totalmente aplastados por una solución automatizada que, mereciendo su nombre, es completamente manos libres, los empleados no tienen que interactuar con ella de ninguna manera y, sin embargo, generará los mismos datos.

O mejor dicho, le proporcionará mejores datos porque, a medida que se elimina el factor humano, también lo hace la posibilidad de error humano.

3. Máxima precisión de los datos

Sin intervención humana, sin errores. Tan simple como eso. Hay varias cosas que pueden salir mal cuando tienes que confiar en que tus empleados marquen manualmente los puntos de interrupción del proyecto. Es posible que se den cuenta de que no pusieron en marcha el rastreador de tiempo del ordenador una hora después de iniciar el proyecto. O puede que se olviden de hacer clic en «detener» cuando pasen a la siguiente tarea. O puede que se olviden por completo de usarla.

Nada de esto puede suceder con el control automático del tiempo de los empleados. Esto significa que los datos e informes que obtenga siempre serán exactos y precisos.

4. Confianza del cliente

Lo que se deduce de un conjunto de datos preciso es una mayor credibilidad para sus clientes. Puede presentar los informes a sus clientes con mucha más confianza al saber que los resultados son inmunes a cualquier grado o posibilidad de olvido, error o, en el peor de los casos, manipulación intencional.

Todos los informes proporcionados por el sistema automatizado de seguimiento del tiempo de los empleados son 100% precisos y confiables, incluidas las horas facturables, el seguimiento de las tareas y todos los demás factores que son importantes para gestión de clientes y proyectos. En realidad, este voto es de los clientes.

5. Es mucho menos intrusivo

Y, por último, también es mucho más probable que los propios empleados voten a favor del software de cronometraje automático.

Lo que pasa con tener que hacer clic en el botón es que puede distraer. Los empleados tienen que interrumpir su flujo de trabajo y, posiblemente, incluso su inspiración creativa para indicar en qué proyecto se encuentran.

Pero con una solución automática, como hemos dicho, no tienen que hacer nada. Pueden concentrarse en su trabajo y pasar de una tarea a otra tantas veces como quieran sin preocuparse por el sistema de cronometraje de los empleados.

Conclusión

El software de reloj horario de los empleados es una gran herramienta. Pero si fuera perfecto, el rastreador de tiempo automatizado no tendría por qué existir. Y, sin embargo, existe. Tendremos que esperar a ver si sustituirá por completo a la solución tradicional, pero una cosa ya está perfectamente clara: se trata, sin duda, de una mejora en muchos aspectos.

‍