Algunas agencias confían en su instinto para administrar sus presupuestos, operaciones y el desempeño de sus empleados. Si bien técnicamente puede funcionar, no es lo ideal, especialmente si trabajas proyecto por proyecto. Una estimación adecuada del tiempo que tardarás en terminar un determinado proyecto requiere mucho esfuerzo y algo de suerte. Hacer un seguimiento manual de las horas de cada persona podría ser impreciso y es una forma mundana e insuficiente de pasar el tiempo en el trabajo.

Es por eso que las agencias deben confiar en un rastreador de eficiencia de los empleados en vez de eso. Hacer un seguimiento del tiempo y la eficiencia es una de las mejores cosas que puede hacer por su agencia. Cada hora que rastreas es otra hora en la que puedes facturar a tus clientes.

Funciona tanto para los proyectos que se cobran por horas como para los que se cobran a una tarifa plana, ya que en ambos escenarios no tendrá que realizar un seguimiento diligente del tiempo que sus empleados dedican a cada tarea, cliente y proyecto en el que están trabajando actualmente durante el día.

Para registrar tu tiempo, puedes usar una hoja de cálculo o un rastreador de tiempo. La mejor manera de evitar perder tiempo al hacer un seguimiento del tiempo es invertir en un rastreador de la eficiencia de los empleados.

Funcionan grabando toda la actividad web y de escritorio de cada uno de sus empleados sin interrumpirlos. Luego, puedes usar esos datos para medir la productividad y la eficacia de tus empleados y facturar a tus clientes, sin afectar al trabajo de tu equipo.

En este artículo, analizaremos algunos de los beneficios que el seguimiento del tiempo puede brindar a su agencia.

Mayor transparencia

En los últimos años, los clientes han empezado a exigir una mayor transparencia por parte de sus agencias. Los clientes dan mucho dinero a las agencias y es justo que sepan exactamente a dónde va ese dinero. Con un rastreador de la eficiencia de los empleados, puedes proporcionar toda la información sobre las horas y los gastos que requieren tus clientes al incluirlos en tus informes periódicos.

Si sus clientes le piden que les proporcione información sobre sus horarios, debe proporcionarlos rápidamente. Si tiene que recopilar toda la información de varias fuentes, puede llevar bastante tiempo, lo que puede hacer que su agencia parezca poco profesional o incluso reacia a proporcionar la información solicitada.

Con Insightful, por ejemplo, puedes crear cuentas de cliente de forma gratuita y darles acceso a los datos relacionados solo con sus propios proyectos. Pueden registrarse en cualquier momento, sin tener que molestar a ti ni a ninguno de los miembros de tu equipo.

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Mejor planificación y gestión de proyectos

En cualquier organización, especialmente en una agencia, es importante poder tener una visión general clara de todo lo que sucede dentro de la empresa en cualquier momento.

El seguimiento del tiempo te permite ver fácilmente cuánto tardan en completarse determinadas tareas. Esta información es útil para planificar proyectos futuros, ya sea para los que ya están en preparación o para los que estás proponiendo. También puede ayudarte a evaluar la eficacia de tus empleados con mucha más facilidad.

Administración remota más sencilla

Incluso antes del brote de coronavirus, ha habido un enorme crecimiento en el trabajo remoto y la contratación de trabajadores que se encuentran en el otro lado del mundo. Para las agencias, con las herramientas adecuadas y una conexión a Internet estable, la mayoría del trabajo se puede realizar desde casa o desde otros lugares, por lo que muchas agencias están recurriendo a la reserva de talento remoto. El trabajo remoto también permite a las agencias una flexibilidad mucho mayor que antes, ya que les permite elegir a la persona adecuada para cada proyecto.

Para gestionar con éxito el tiempo y la productividad de los trabajadores remotos, necesita un rastreador de la eficiencia de los empleados. Te permiten saber exactamente cuántas horas trabajan tus autónomos remotos y, al mismo tiempo, tener una visión general del progreso del proyecto. Esto le dará mucha más confianza, ya que sabrá que sus empleados remotos están haciendo el trabajo por el que les paga.

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Conclusiones finales

Para que una agencia sea eficaz en la gestión de sus operaciones, su presupuesto y el desempeño de sus empleados, se recomienda utilizar un rastreador de eficiencia de los empleados. Si bien es posible arreglárselas sin él, hay que confiar en muchas conjeturas para asegurarse de que todo se facture correctamente.

Con un rastreador de tiempo, puedes proporcionar a tus clientes datos transparentes que les permitirán ver exactamente todo lo que haces y cómo gastas su dinero. También le ayuda a planificar mejor cualquier proyecto futuro, así como a gestionar los proyectos en curso. Por último, el seguimiento del tiempo le permite administrar mejor a sus empleados remotos, ya sean sus empleados actuales que trabajan desde sus hogares o autónomos remotos.