La búsqueda de mejorar la productividad de los empleados en el trabajo es probablemente tan antigua como la idea de una empresa. A lo largo de los años, los gerentes de empresas de todas las formas y tamaños se han sumado a esta búsqueda y, como resultado, tenemos casi innumerables tácticas y consejos diferentes sobre cómo lograr que sus empleados sean más eficientes y utilicen su tiempo de oficina de la manera más productiva posible.

Las ideas van desde organizar sus tareas de una manera particular hasta cambiar la forma en que se distribuye o equipa el espacio de la oficina, hasta comprar un software para llevar un registro del tiempo dedicado a los proyectos. Todo esto con el fin de aumentar la productividad.

Sin embargo, lamentablemente, a lo largo de este intento de encontrar la respuesta, han surgido algunos conceptos erróneos sobre la productividad en el lugar de trabajo y, lo que es peor, se han mantenido.

Este artículo está aquí para acabar con seis mitos muy comunes sobre la productividad que son perjudiciales para el progreso y la mejora y, muy a menudo, pueden terminar siendo totalmente contraproducentes.

1. Es posible trabajar cada minuto de oficina

No hay nada más perjudicial para la satisfacción de los empleados y los resultados a largo plazo que tratar de obtener esta imagen idealista de un empleado perfecto: ser productivo cada minuto de su jornada laboral.

Lo primero que hay que hacer, y la razón por la que esta afirmación está en nuestra lista, es que simplemente no es posible trabajar durante tanto tiempo. Nuestra atención y concentración duran hasta dos horas en el mejor de los casos. A partir de ahí, todo va cuesta abajo.

De hecho, puedes ver esta tendencia con bastante claridad si utilizas un rastreador de tiempo. Solo un par de días después de descargar el software de seguimiento del tiempo, la trayectoria debería revelarse: un poco de calentamiento al principio, un pico de productividad, una pausa para comer, otro pico de productividad y luego una larga pendiente descendente hasta el final de la jornada laboral. Y los datos de seguimiento no mienten.

Ahora, no lo malinterpretes, deberías intentar que los empleados sean lo más productivos posible, pero ten en cuenta que esto nunca va a ser de ocho horas al día. Al menos no por mucho tiempo.

2. La multitarea es tu mejor amiga...

Sin duda, lograr que los empleados hagan diez cosas a la vez es el mejor atajo para mejorar la eficiencia. ¡Incorrecto! De hecho, solo alrededor del 2% de las personas son capaces de realizar lo que nos gusta denominar multitarea, y la otra abrumadora mayoría acaba pasando de una tarea a otra y desperdiciando tiempo y energía en el medio.

Resulta que, tal vez de manera un poco contradictoria, la multitarea en realidad está haciendo que sus empleados menos productivo. En cambio, es mucho mejor dejar que se concentren en una sola tarea durante el tiempo que les sea posible de forma natural. Monitor de tiempo de trabajo es una gran herramienta para evitar la multitarea. Puede mostrarle lo que están haciendo sus empleados en cualquier momento para que pueda evitar molestarlos durante su trabajo. Cualquier tarea adicional puede esperar su turno.

El uso del software de control del tiempo de trabajo de esta manera para eliminar las posibilidades de superposición de tareas hará que la distribución del trabajo sea mucho más propicia para la productividad.

3.... Y los descansos son tu enemigo

Como hemos dicho anteriormente, no se puede esperar que los empleados trabajen sin parar, no es así como funciona la productividad. Y ver esa tendencia a la baja en su aplicación de seguimiento del tiempo de trabajo debería ser suficiente para que se dé cuenta de que los descansos son realmente necesarios para el funcionamiento diario normal.

Asegúrese de que sus empleados tengan descansos regulares a lo largo del día. Esto asegurará que regresen al trabajo renovados y con una concentración recuperada. Piénsalo de esta manera: nadie puede trabajar eficazmente cuando está cansado, ¿verdad? Y los empleados no tardarán mucho en volver a ser productivos. Es tiempo bien invertido.

Así que usa los datos de seguimiento del tiempo de gestión de proyectos para saber cuándo tus empleados necesitan un descanso y deja que se relajen durante un par de minutos.

4. El seguimiento de las tareas es una pérdida de tiempo

Hemos mencionado la utilidad de que una empresa haga un seguimiento del tiempo de los empleados en todos los puntos anteriores hasta ahora. Por lo tanto, a estas alturas, debería ser obvio que esta práctica empresarial no es una pérdida inútil de tiempo y dinero. Puede medir la productividad de sus empleados y trazar su ritmo natural. Puede hacer lo mismo para equipos enteros. Basándose en estos datos, puede detectar y abordar las distracciones, identificar las debilidades, averiguar qué áreas o el desempeño de los empleados pueden mejorarse y mucho más.

No tiene que buscar el mejor software de seguimiento del tiempo para organizaciones sin fines de lucro o el software de seguimiento del tiempo de CPA perfecto. Tener las funcionalidades básicas puede ser suficiente para empezar a mejorar la productividad. Y no olvides probarla: explora las diferentes funciones e informes, ajusta tu forma de trabajar y comprueba si puedes hacer un seguimiento con la plataforma, volver a evaluar los resultados de su uso y, si no quieres comprometerte de inmediato, aprovecha al máximo el período de prueba gratuito del software de monitorización de la productividad.

5. Solo los perezosos posponen las cosas

La procrastinación se ha considerado durante mucho tiempo como una cualidad muy indeseable en un empleado. Si vienen a trabajar y no comienzan a ser productivos de inmediato, se les considera perezosos y desinteresados. De hecho, la verdad es que la mayoría de las personas son propensas a procrastinar.

Resulta que empezar a trabajar es un poco más difícil de lo que parece. Nuestros cerebros necesitan adaptarse al hecho de que hay una larga tarea por delante. Y no hay mucho que los empleados puedan hacer al respecto y, desde luego, eso no significa que, en general, sean perezosos. La tendencia a postergar las cosas no elige a sus víctimas. Sin embargo, la duración de este período puede ser un buen indicador de qué empleados son más productivos que otros.

Una forma de combatir la procrastinación es asignar tareas cortas y sencillas al principio de cada día. De esa manera, los empleados estarán más dispuestos a esforzarse y acabar con esto de una vez.

6. La productividad no se puede entrenar

Por último, una de las ideas erróneas más dañinas es que la productividad es algo que no se puede aprender: los empleados son productivos por naturaleza o no lo son, y debes utilizar el máximo de los que sí lo son, cuando en realidad no hay nada que puedas hacer con los que no lo son. Esta actitud genera injusticia en la distribución del trabajo y, por lo general, es errónea.

De hecho, hay muchas cosas que puedes hacer para mejore la productividad de sus empleados. Hemos mencionado un par de cosas a lo largo de este artículo, pero hay muchos más recursos que podrían darte algunas ideas.

Uno de los trucos que puede utilizar es el seguimiento de la productividad con una aplicación de seguimiento del tiempo. Estos datos le darán ideas sobre lo que puede mejorar. ¿Qué distracciones puedes limitar? ¿Cuál es el mejor momento del día para realizar tareas exigentes? ¿Cuándo debes asignar descansos? ¿Quién debe hacer qué? ¿Cómo se pueden dividir los proyectos en tareas? ¿Qué plazos debes establecer? Estas oportunidades de administración del tiempo pueden ser una base excelente para mejorar la productividad. No olvide hacer un seguimiento de sus resultados y ajustar su estrategia según sea necesario.

Conclusión

Mejorar la productividad es un objetivo empresarial importante, por lo que debe mantenerse alejado de los juicios rápidos. Esperamos haber conseguido acabar con algunos de los mitos más extendidos sobre la productividad en el lugar de trabajo y acercarte a la mejora de la eficiencia de tu equipo.

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