En los últimos años, los equipos virtuales (aquellos formados por personas ubicadas en diferentes ubicaciones físicas) están empezando a ganar popularidad. Todos, desde las pequeñas empresas emergentes hasta las grandes corporaciones, tienen algún tipo de equipo distribuido.

Tal aumento en la popularidad de equipos virtuales plantea muchas preguntas, a saber: ¿cómo pueden las empresas gestionar los equipos virtuales y cuáles son algunos de los desafíos comunes a los que se enfrentan? En este artículo, exploraremos los 5 desafíos más comunes y cómo nosotros, como empresa que trabaja en remoto, podemos enfrentarlos y superarlos.

Desafío #1: Comunicación

Todos los equipos virtuales se comunican la mayor parte del tiempo, si no todo el tiempo, de una manera bastante única. La falta de interacción cara a cara significa que las señales visuales y el lenguaje corporal, que son canales muy importantes de comunicación no verbal, se pierden cuando la comunicación es virtual.

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La comunicación adecuada es muy importante, especialmente cuando se trabaja de forma remota, ya que de ello depende la entrega exitosa de todos los proyectos. Tener conversiones efectivas y eficientes es clave para el éxito de cualquier equipo, y mucho menos de uno remoto.

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Para superar este desafío, comience a utilizar la videoconferencia siempre que sea posible. Ver a tus colegas mientras hablas con ellos es una excelente manera de preservar al menos algo de comunicación no verbal.

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Desafío #2: Barreras lingüísticas y culturales

Tener trabajadores de diferentes orígenes culturales puede ofrecer a la empresa una gama más amplia de perspectivas. Una fuerza laboral diversa también puede resultar más difícil de gestionar al principio debido a las diferencias lingüísticas y culturales que existen. Estas diferencias suelen influir en la forma en que los empleados interactúan entre sí. La etnia o la nacionalidad son un ejemplo común de diferencias culturales en el lugar de trabajo, especialmente cuando la comunicación o la forma en que se llevan a cabo los negocios son diferentes.

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Por ejemplo, si bien es completamente normal que el lugar de trabajo de oficina en los EE. UU. sea informal, en Japón, algunas empresas insisten en un código de vestimenta formal. Además, en Japón, la mayoría no llama a sus compañeros de trabajo por su nombre de pila en el trabajo, lo cual es bastante común en los EE. UU. Por lo tanto, debes comunicar claramente lo que se espera de cada miembro del equipo en lo que respecta al comportamiento específico de una cultura determinada. Establece una especie de código y apégate a él.

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Debes asegurarte de que todos puedan transmitir sus puntos de vista, de que tu equipo pueda intercambiar ideas y tomar decisiones juntos. Al mismo tiempo, debes asegurarte de que todos se sientan cómodos los unos con los otros, de que todos se entiendan claramente y de que las interpretaciones erróneas se produzcan con la menor frecuencia posible.

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Una excelente manera de superar las barreras culturales y lingüísticas en un entorno laboral es alentar a todos a fomentar relaciones positivas y amistosas entre sí. Fomente una cultura de mente abierta que celebre las diferencias.

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Desafío #3: Problemas de confianza

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Cómo funciona la confianza en un equipo virtual es una pregunta común que se hacen muchas personas que están pensando en trabajar a distancia. Generar confianza dentro de un equipo virtual es un proceso largo, pero tiene que llevarse a cabo a medida que estudios como este de Harvard han demostrado que los empleados de organizaciones de alta confianza, aquellas con más colaboración, empatía, reconocimiento y crecimiento personal para todos, experimentan un 74% menos de estrés, un 106% más de energía en el trabajo y un 50% más de productividad.

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Para superar los problemas de confianza que puedan surgir en su empresa, intente conectarse con todos, ya que las interacciones sociales son una forma poderosa de generar confianza. Al crear intencionalmente oportunidades para interactuar con sus colegas, pueden conocerse fácilmente. Ser abierto y transparente sobre todo lo que sucede en su empresa también puede ayudar a que sus empleados confíen más.

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Desafío #4: Rendimiento

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Trabajar de forma remota a veces puede parecer una batalla con todas las distracciones que nos rodean, por lo que se requiere disciplina, una mejor organización y planificación para concentrarse en la tarea y entregar el trabajo.

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Para asegurarte de que tus equipos virtuales están haciendo realmente el trabajo por el que les pagas, considera invertir en un software que pueda ayudarte rastrear la actividad de la computadora de forma remota. Muchas empresas utilizan software de monitoreo de computadoras para empleados para ver exactamente cómo sus empleados dedican su tiempo de trabajo y qué tan productivos son.

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Al seguir las políticas y prácticas legales y éticas de supervisión de los empleados, te aseguras no solo de cumplir con la ley, sino también de demostrar a tus empleados que estás protegiendo sus datos y su privacidad.

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Desafío #5: Falta de estructura

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Fomentar un sentido de rutina y comunidad entre los empleados remotos que carecen de interacción con sus gerentes y colegas puede resultar difícil. Por eso es importante que los gerentes proporcionen a sus equipos virtuales la mayor estructura posible, ya que esto ayuda a los empleados remotos a sentir que sus esfuerzos individuales contribuyen a los objetivos generales de la empresa.

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Para ello, los gerentes de los equipos virtuales deben centrarse en implementar una estructura formal. La mejor manera de hacerlo es introducir políticas y procedimientos organizacionales, reuniones programadas y organigramas. Estos procesos suelen implementarse para ayudar a los empleados a sentirse más conectados con el resto de sus compañeros de equipo si saben que forman parte de un grupo que trabaja para lograr un objetivo común utilizando los mismos procesos y procedimientos.

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Conclusiones finales

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Con el aumento de la popularidad de los equipos remotos en los últimos años, muchos propietarios de empresas se preguntan cómo administrarlos y cómo superar algunos de los desafíos más comunes a los que se enfrentan los equipos virtuales.

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Al comunicarse adecuadamente, fomentar una relación positiva, abierta y amistosa con todos; al esforzarse por ser más abiertos y transparentes con respecto a todo lo que sucede en la empresa y, al mismo tiempo, garantizar una estructura adecuada y que todos hagan su trabajo, se asegura de que su empresa superará con éxito algunos de los desafíos que plantean los equipos virtuales.

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Este artículo fue escrito originalmente el 19 de agosto de 2019 por Aleksa Misic. Fue actualizado el 7 de abril de 2020 por Vojin Deronjic.

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