Hay momentos en la vida en los que estás trabajando duro, pero aun así sientes que estás siendo totalmente improductivo y como si estuvieras desperdiciando tu energía. Esto puede suceder con más frecuencia de lo que uno piensa y debería ser el momento de una profunda introspección. Tal vez se deba a la insatisfacción laboral general, tal vez se deba al estrés o a problemas personales, o tal vez simplemente a la falta de habilidades para administrar el tiempo. No importa cuál sea el motivo, lo peor que se puede hacer es no hacer nada y seguir viviendo con ese tipo de malestar.

Hace unos 100 años, Frederick Taylor hizo hincapié en la importancia de la eficiencia y, basándose en ella, desarrolló una ciencia completamente nueva, hoy conocida como gestión. Desde entonces, las organizaciones han evolucionado mucho, pero la productividad como KPI sigue proporcionándonos información importante para organizarnos tanto a las empresas como a nosotros mismos. Por eso, 100 años después, la productividad se sigue tomando muy en serio: se sigue, se mide y se gestiona adecuadamente.

Si bien existen numerosos consejos y trucos que te ayudarán a mantenerte concentrado y productivo, ninguno de ellos se puede implementar si no dominas los fundamentos, así que de eso hablaremos. ¿Cuáles son los cuatro componentes básicos que debes tener en cuenta antes de probar una nueva técnica de gestión del tiempo o una nueva técnica interesante aplicación para realizar un seguimiento de las horas de trabajo?

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1. Medio ambiente

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El diseño de su oficina, ya sea la de su casa o la del edificio de oficinas actual, afectará a la productividad de sus empleados y a la suya propia. Si tú y tu equipo trabajáis de forma remota, deberíais intentar tener un espacio de trabajo dedicado. Muchas empresas remotas ofrecen subsidios a los empleados para que puedan comprar un nuevo escritorio, una silla de oficina y otros equipos que puedan necesitar para crear un espacio de trabajo perfecto. Esta parte exclusiva del apartamento te ayudará a sentirte como si estuvieras trabajando y, dado que tu cerebro la asociará con el trabajo, te será más fácil concentrarte y mantener la productividad.

Cuando piense en el diseño de oficinas para equipos ubicados, debe considerar cuidadosamente si debe tener un plan abierto o no. Las oficinas de espacios abiertos se han vuelto cada vez más populares en los últimos años, y una de las principales razones es la reducción del costo de creación del espacio de oficina. Si bien los planes abiertos son excelentes para la colaboración, pueden ser una gran fuente de distracciones para los empleados.

Los colores que elija para las paredes, las sillas, los escritorios y las alfombras también afectan el estado de ánimo de los empleados y pueden repercutir en la productividad. El color verde suele asociarse con la naturaleza, que es relajante, y también es bueno si tus empleados pasan el día frente a sus ordenadores. Puedes incorporarlo a tu oficina añadiendo más plantas al espacio de trabajo, es una forma de llevar la naturaleza y la calma al interior. El azul también tiene un efecto calmante, porque normalmente lo asociamos con el cielo y con pasar tiempo al aire libre. Algunos estudios han demostrado que el azul y el verde ayudan a mejorar la eficiencia y la concentración.

El rojo está relacionado con altos niveles de energía y con una sensación de urgencia, por lo que no debes usarlo en los espacios principales, donde los empleados pasan mucho tiempo. Puedes usarlo en los pasillos, los baños y las salas de descanso; de lo contrario, podría hacer que tu equipo se sienta ansioso y estresado. El amarillo es ideal para mantener el ánimo y mantener a todos contentos en todo momento. Supuestamente, desencadena la innovación, por lo que deberías usarlo donde trabaje tu equipo de marketing y desarrollo.

Invierta en equipos ergonómicos: escritorios, sillas, ratones, teclados. Sus empleados pasan al menos 40 horas a la semana sentados detrás de ese escritorio, por lo que debe asegurarse de que sea cómodo. Una tendencia importante en este momento es un escritorio ajustable, que puede convertirse en un escritorio de pie, lo que ayuda a tus empleados a estirar un poco las piernas mientras siguen trabajando. Los equipos ergonómicos pueden prevenir lesiones y, por lo tanto, mantener a sus empleados felices y saludables.

No solo debes pensar en el espacio de trabajo, sino que también debes concentrarte en las salas de descanso. Los lugares para frenar deben ser habitaciones o patios separados, donde los empleados puedan relajarse de verdad mientras almuerzan, en lugar de comer con una mano y escribir con la otra. Los descansos nos ayudan a recuperar energías, nos hacen más productivos, nos ayudan a conectarnos con nuestro equipo y a sentirnos satisfechos con nuestro trabajo.

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2. Distracciones ‍

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Dado que las distracciones son una razón clave de la baja productividad, debes encontrar una manera de minimizarlas. Las oficinas en espacios abiertos no son realmente un lugar libre de distracciones, por lo que deberías invertir en auriculares con reducción de ruido y permitir que tus empleados se desconecten mientras trabajan usándolos.

Permita que los miembros de su equipo desactiven sus notificaciones por correo electrónico o mensajería instantánea durante un par de horas al día, para que puedan concentrarse realmente en lo que están haciendo en lugar de revisar su bandeja de entrada todo el tiempo. Crea una regla general para que los empleados notifiquen a los demás miembros del equipo cuando quieren estar libres de distracciones y asegúrate de que todos respetan ese tiempo.

Algunas personas prefieren tener sus escritorios limpios cuando trabajan, mientras que otras sienten que están haciendo su mejor trabajo cuando tienen cuadernos, bolígrafos, rotuladores y notas adhesivas a su alrededor. Alienta a los empleados a mantener sus escritorios de la forma en que les ayudan a mantenerse concentrados, y ten en cuenta que no todos trabajan de la misma manera que tú.

En caso de que tu equipo trabaje de forma remota, las posibilidades de distraerse son mucho mayores. Si bien no hay compañeros de trabajo paseando o charlando sobre su fin de semana, hay niños, compañeros de habitación o animales que pueden distraerlos. Es imposible deshacerse de todas estas distracciones, por lo que cada persona debe encontrar la manera de lidiar con ellas de la mejor manera posible.

3. Organización

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Usa una herramienta de gestión de proyectos para crear y delegar tareas entre los miembros del equipo y anímalos a consultar a tus compañeros de trabajo cuando no estén seguros de cómo proceder. Asegúrate de tener un sistema de priorización y de que todos los miembros del equipo sepan qué tareas deben ser prioritarias. Anima a todos a crear sus propios horarios y a cumplirlos. Haz saber a tu equipo que está bien probar diferentes técnicas de gestión del tiempo y productividad que pueden ayudarlos a mejorar en lo que hacen.

Planifica todas las actividades, ponlas en un calendario o en tu lista de tareas pendientes y cúmplelas. Promueve esta forma de organizarse en tu equipo. No todas las herramientas o métodos funcionarán de la misma manera para todos, pero eso no debería impedir que tus empleados prueben otra técnica que pueda ser mejor para ellos.

Le recomendamos encarecidamente que utilice algún tipo de software de seguimiento del tiempo o un monitoreo remoto de empleados herramienta para estar al tanto de las actividades de todos sin tener que interrumpirlos e interrumpir su flujo de trabajo.

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4. Estado mental ‍

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Si bien el estado de nuestra mente y nuestro cuerpo no afectan a nuestra productividad de una manera obvia y mensurable, ciertamente tienen un gran impacto en ella. Un estudio realizado en el Reino Unido ha descubierto que se toman más de 15 millones de días por enfermedad al año debido al estrés, la depresión o la ansiedad. Lo que haces como gerente y propietario de una empresa, y la forma en que actúas afectan en gran medida a la forma en que se sienten tus empleados, lo que a su vez afecta a su productividad.

El mismo estudio encontró que el compromiso de los empleados aumenta en un 31% si un trabajador cree que su empleador se preocupa por su bienestar. Esto nos muestra que los empleadores deben prestar más atención a la salud mental de los empleados. Todavía estamos trabajando para superar el estigma que la rodea, y muchos trabajadores no se sienten cómodos hablando de estos temas con sus jefes. Por ejemplo, los ejercicios de formación de equipos que están relacionados con los objetivos de la empresa son una excelente manera de hacer que los empleados se sientan mejor y más comprometidos.

Por otro lado, nuestra salud física también afecta la forma en que trabajamos. Hacer ejercicio reduce el estrés y nos ayuda a desahogarnos después de un duro día de trabajo. Los empleados con malos hábitos alimenticios suelen ser un 66% menos productivos que los que prestan atención a lo que comen.

Fomente hábitos saludables pagando las membresías del gimnasio de sus empleados, abasteciendo la cocina con refrigerios saludables u organizando almuerzos de empresa con una selección de comidas saludables. También puedes organizar partidos de baloncesto o fútbol en equipo; además de ser una excelente actividad para fomentar el espíritu de equipo, los mantendrá a todos sanos y felices. Si eso no es lo que le gusta a tu equipo, puedes organizar una clase de yoga en la oficina u otros eventos similares que fomenten el movimiento.

Reflexiones finales

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No importa cuánto nos esforcemos, seguiremos distrayéndonos con cosas pequeñas, no siempre nos centraremos y nuestra productividad aumentará y disminuirá a diario. Como gerente o empleador, debes entender que esto es normal, pero también debes tratar de organizar el entorno de trabajo de tal manera que promueva la productividad, la eficiencia y la eficacia de todo el equipo.

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Este artículo fue escrito originalmente el 3 de mayo de 2016 por Marija Grgur, y fue actualizado el 18 de mayo de 2020 por Bojana Djordjevic.