¿Está intentando mejorar la eficiencia de su empresa? Probablemente también lo sean todos los demás propietarios y ejecutivos de negocios. Y esto no tiene nada de extraño: trabajar más rápido significa poder aceptar más clientes y proyectos sin el costo adicional de tener que contratar más personal.

Y al igual que ocurre con tantas métricas empresariales, el primer paso para mejorar la eficiencia es medirla. Una forma muy fácil y precisa de hacerlo es usar un temporizador de tareas como Insightful.

Este tipo de rastreador de tiempo funciona detectando las aplicaciones y los sitios web que utilizan los empleados y hace un seguimiento del tiempo que dedican a estas tareas. Lo mismo se puede hacer con los proyectos. Insightful, por ejemplo, tiene una funcionalidad llamada mapeo horario automático que asigna el tiempo a un proyecto específico en función de los nombres de los archivos en los que están trabajando los empleados.

A estas alturas, debería ser obvio que un temporizador de tareas es una pequeña y poderosa herramienta que puede medir el tiempo con mucha precisión y que no requiere casi ningún esfuerzo por su parte. Sin embargo, el simple seguimiento del tiempo es solo una dimensión de la eficiencia del trabajo. Si bastara con una herramienta de seguimiento del tiempo para estimar el desempeño de una persona y tomar decisiones sobre cómo mejorarlo, no serían necesarios los gerentes ni el departamento de recursos humanos.

Sin embargo, aquí estás.

Estimar el tiempo es una parte importante de la evaluación de la eficiencia de sus trabajadores y no hay mejor manera de hacerlo que con un temporizador de tareas, pero usarlo sin tener en cuenta ningún otro factor puede llevarlo a caer en graves ideas erróneas.

Vamos a analizar cuatro casos en los que la primera impresión al mirar los datos de seguimiento del tiempo es incorrecta.

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Caso 1: Tomar demasiados atajos

No lo malinterpretes: ¡los atajos pueden ser una gran cosa! Los empleados que saben cómo realizar una tarea en el menor número de pasos posible y, al mismo tiempo, lograr el resultado requerido deben considerarse muy eficaces. Son aquellos que se saltan los pasos importantes que debes tener en cuenta.

Tomemos un ejemplo. Por ejemplo, asignas tareas similares a tres desarrolladores. Su rastreador de tareas muestra que dos de ellos lo completaron en 4 horas y uno de ellos lo logró en menos de 3. Además de eso, todo funciona como debería. ¿Conclusión lógica? El empleado rápido es mejor que los demás.

Pero si te tomas el tiempo de analizar todo el proceso y el código, te das cuenta de que el código no está comentado, que la mayor parte se copia de recursos en línea, que los nombres de las variables no tienen sentido en un contexto más amplio, que la tarea no pasó por los canales de prueba oficiales, etc.

Estas son las cosas que realmente no afectan a si algo funcionará o no, ni siquiera a su calidad. Sin embargo, sí afectan al cumplimiento.

Un empleado puede terminar una tarea rápidamente, pero si utiliza soluciones alternativas que no cumplen con los estándares, es muy probable que tenga que volver a esa tarea o, lo que es peor, que lo haga la siguiente persona que se encargue de su trabajo.

Medir este aspecto de la eficiencia puede resultar complicado si se basa exclusivamente en los datos del temporizador de tareas.

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Caso 2: Trabajo descuidado

Otro factor que los programas de seguimiento del tiempo no pueden medir es la calidad del trabajo.

Aunque tener en cuenta la calidad es bastante intuitivo, no es difícil dejarse llevar por todos los datos precisos que puede ofrecer un rastreador de tiempo de tareas y olvidarse de un aspecto tan fundamental del desempeño de una persona.

Aunque un empleado termine una tarea en la mitad de tiempo que sus colegas de una tarea similar, si su trabajo presenta deficiencias y errores graves, la rapidez no equivale a un mejor rendimiento.

No sacrifique la calidad para obtener mejores resultados con el temporizador de tareas. La eficiencia no debería ser una excusa para un trabajo descuidado.

Pero, ¿significa esto que el tiempo extra dedicado a una tarea siempre conduce a una mayor calidad?

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Caso 3: Perfeccionismo

Según los dos casos anteriores, decides que la calidad es lo único en lo que debes concentrarte y si ves a alguien que va muy lento según tu cronómetro de horas de trabajo, eso solo significa que presta más atención a los detalles y, por lo tanto, su trabajo será mejor. Deja que se tomen todo el tiempo que necesiten.

Odio tener que decírtelo, pero no deberías tirar el tiempo por la ventana y olvidarte de él todavía. Un empleado que se toma su tiempo también podría ser un caso de ser demasiado detallado.

Verificar dos veces tu trabajo es encomiable, pero verificarlo tres veces es muy probable que sea una pérdida de tiempo. Del mismo modo, revisar manualmente los datos recopilados automáticamente es una buena práctica, pero recopilar los datos de forma totalmente manual es simplemente ineficaz si existe una solución automática para ello.

Por lo tanto, en caso de que el seguimiento de horas y horas detecte a alguien que es particularmente lento, asegúrate de que no esté desperdiciando parte de ese tiempo en detalles y procesos innecesarios.

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Caso 4: Fuera de su profundidad

Nuestro último caso se referirá a un fenómeno que debería ser fácil de detectar, pero que, sin embargo, merece una mención como otro ejemplo de cómo centrarse estrictamente en un sistema de seguimiento de horas sin tener en cuenta todo lo demás puede resultar extremadamente engañoso.

Para ilustrar esto, supongamos que tienes un grupo de diseñadores jóvenes. Les asignas a todos una tarea similar un día y la mayoría la terminan en 2 horas, mientras que uno o dos lo hacen en tres y media. Piensas: «Deben haber hecho un trabajo exquisito con muchos detalles intrincados», pero cuando abres sus archivos lo único que ves son diseños muy básicos, muy parecidos a los de sus colegas mucho más rápidos.

Esto podría indicar que no dominan muy bien el software con el que están trabajando o el tipo de tarea que se les ha asignado. De cualquier manera, necesitan más capacitación y apoyo adicional. La detección temprana de esta necesidad mejorará la eficiencia en el futuro, por lo que esa es otra razón por la que, al medir la eficiencia, se debe tener en cuenta el trabajo real realizado y el tiempo necesario para ello.

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Conclusión

El temporizador de tareas es un software pequeño y poderoso que sin duda encontrarás extremadamente útil debido a su capacidad para medir el tiempo con mucha precisión. Sin embargo, si confías únicamente en él y haces caso omiso de la calidad del trabajo, es muy fácil que te engañen. La respuesta a la pregunta del título (más rápido, siempre mejor o más tiempo significa más calidad) demuestra claramente la importancia del pensamiento crítico en la gestión.

¿Y la respuesta? Depende.

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