No se puede negar que el trabajo remoto tiene sus ventajas y desventajas, y afecta a todo, desde la gestión de proyectos hasta la comunicación básica del equipo.
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El trabajo remoto incluso afecta a la forma en que las personas y el equipo en su conjunto administran el tiempo en el día a día. Dado que la gestión del tiempo es fundamental para una colaboración eficaz, es necesario encontrar soluciones en un entorno de trabajo remoto.
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En esta guía, analizaremos el impacto del trabajo remoto en la gestión del tiempo y cómo puedes garantizar que sea positivo. Además, descubre cómo Insightful monitoreo del centro de llamadas y las herramientas de monitoreo remoto de la productividad de los empleados pueden ayudar.

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Más control sobre los horarios

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En el entorno de trabajo remoto, los empleados suelen experimentar mayores niveles de autonomía de los que podrían haber tenido mientras trabajaban en una oficina.

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Trabajar desde casa implica que parte de la responsabilidad de organizarse y cumplir con un horario de trabajo recae en el empleado. Como tal, muchos trabajadores remotos tienen al menos cierto grado de control sobre su forma de trabajar.

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Esta mayor autonomía tiene dos implicaciones importantes para la gestión del tiempo:

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La necesidad de estructura

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En primer lugar, trabajar desde casa invita a los empleados a crear, o al menos a cumplir, un horario de trabajo que se adapte a su estilo de vida.

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A diferencia de estar en la oficina, los empleados no tienen las mismas señales visuales y sonoras que pueden ayudarlos a adoptar una mentalidad laboral desde el momento en que llegan. Cualquier cosa, desde la charla de los compañeros de trabajo a primera hora de la mañana hasta el sonido de los teléfonos o la visión de los cubículos de la oficina, puede despertar esa sensación de familiaridad y ayudarte a tener el estado mental adecuado para el trabajo.

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En casa, es poco probable que los empleados tengan las mismas indicaciones para ponerse al día con su trabajo. Por eso es tan importante encontrar una forma útil de estructurar el tiempo que explique el aumento de la autonomía.

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Por ejemplo, es posible que algunos empleados trabajen mejor si imitan su viaje matutino al trabajo dando una vuelta a la manzana antes de ir a trabajar. A otros les puede ir bien con una pausa para comer un poco más corta para no quedar demasiado ocupados en actividades de la casa que no estén relacionadas con el trabajo.

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Mayor alcance para las técnicas de gestión del tiempo

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El otro problema que plantea el aumento de la autonomía es que puede resultar difícil para los empleados sentarse y concentrarse en el trabajo durante largos períodos de tiempo.

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Además de la falta de indicaciones relacionadas con el trabajo, los empleados remotos también suelen tener que enfrentarse a configuraciones de trabajo más o menos ensambladas y a un nuevo entorno en el que desarrollar una mentalidad centrada en el trabajo.

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Si bien la autonomía adicional puede ser gratificante, la desventaja es que los empleados remotos a menudo tendrán que experimentar con varias técnicas de administración del tiempo para ver qué funciona mejor para ellos.

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Cuando el típico horario compartido de 9 a 5 ya no está en juego, algunos empleados pueden recurrir a la agrupación de tareas para terminar su trabajo del día de acuerdo con el contexto, mientras que otros pueden trabajar con un sistema de priorización para asegurarse de que primero resuelven las tareas importantes.

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Introducir a su equipo remoto a una variedad de técnicas de administración del tiempo, como las siguientes, puede ayudarlo en sus silos de trabajo:

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• El método Pomodoro
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• La matriz de Eisenhower
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• Procesamiento por lotes de tareas
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• Bloqueo de tiempo

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Aumento de la distracción

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Las distracciones en el trabajo están en todas partes, independientemente de la ubicación.

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Sin embargo, puede parecer que las distracciones que se encuentran en el hogar son más difíciles de superar que las de la oficina.

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¿Por qué?

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Porque la oficina genera un cierto nivel de previsibilidad, al que con el tiempo puedes acostumbrarte e incluso sentirte cómodo. Los distintos sonidos, imágenes y olores de la oficina tienden a ser los mismos y, después de un tiempo, es fácil que se ahoguen en forma de ruido blanco.

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En casa, las distracciones son mucho más impredecibles y, como resultado, pueden tener un impacto mucho mayor en la gestión del tiempo.

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Hasta que no se decidan por una configuración perfecta para trabajar desde casa, si es que alguna vez lo hacen, muchos empleados remotos tienen que lidiar con cualquier cosa, desde miembros de la familia que se mudan hasta perros del vecindario que ladran y paquetes que se entregan.

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Los sonidos y las imágenes pueden variar enormemente en un entorno de trabajo desde casa, y este nivel de imprevisibilidad hace que sea difícil administrar el tiempo de manera eficaz.

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La mejor manera de contrarrestar esto es hacer que tu equipo remoto configure sus estaciones de trabajo en casa para silenciar las distracciones a su alrededor.

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Estas son algunas maneras de minimizar las distracciones de WFH:

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• Amortigua el sonido con auriculares con cancelación de ruido
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• Usa lámparas para crear una iluminación uniforme
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• Informe a todos los demás miembros de la casa sobre sus horas de trabajo

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Los ejemplos de monitoreo de empleados a menudo mitigan este problema, ya que las empresas implementan un software de monitoreo corporativo para supervisar el trabajo desde casa de los empleados y visualice el tiempo que dedican a crear informes de productividad.

Los dispositivos y herramientas de monitoreo de los empleados pueden ayudarlo a brindar soporte a sus equipos remotos y garantizar que aprovechen al máximo el tiempo que están trabajando.

Falta de coordinación

En un equipo remoto, lo que importa no es solo la forma en que los empleados trabajan solos, sino también la forma en que se coordinan y colaboran juntos.

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La gestión del tiempo en el contexto de un equipo remoto a menudo implica planificar y coordinar diferentes zonas horarias para cumplir con los plazos y trabajar juntos de forma eficaz en tiempo real.

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Si no estás seguro de en qué están trabajando tus compañeros de trabajo o miembros del equipo remoto en cualquier momento, puede resultar difícil colaborar en una tarea o proyecto y llevarlo a cabo hasta su finalización.

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La cuestión de quién está trabajando en qué se puede resolver con soluciones de supervisión de empleados como Insightful, que proporcionan información sobre cómo todos dedican su tiempo. Con una vista del panel de control en tiempo real, puedes supervisar los proyectos de forma remota y ver qué aplicaciones y sitios web utilizan los miembros del equipo a lo largo del día.

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Puede usar estos datos de tiempo para detectar las tendencias de productividad e identificar los mejores momentos para la colaboración en función del momento en que cada miembro individual trabaja mejor.

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Mayor dependencia de la tecnología

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Debido a la creciente prevalencia del trabajo remoto, ha habido un nueva ola de herramientas tecnológicas y soluciones de software eso puede resolver muchos problemas creados por la distancia física entre los empleados.

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Si desea fomentar que los empleadores supervisen eficazmente el trabajo desde casa en su equipo remoto, debe fomentar el uso de diversas herramientas tecnológicas, como:

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• Software de gestión de proyectos - El software de gestión de proyectos permite a los miembros del equipo colaborar de forma sincrónica o asincrónica. Las etiquetas y los comentarios permiten la coordinación entre zonas horarias, mientras que las videollamadas y la mensajería instantánea permiten la comunicación en tiempo real.
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• Soluciones de monitoreo de empleados - Con el mejor software de vigilancia informática, puede monitorear el desempeño laboral para informar sobre la productividad de la empresa. Utilizando el herramientas y técnicas de gestión del tiempo y los informes de productividad que generas permiten encontrar fácilmente los horarios de trabajo que funcionan para cada persona.
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• Herramientas de comunicación - Las herramientas de comunicación ayudan a cerrar la brecha creada por la distancia física que separa a los miembros del equipo remoto. Pueden ayudar a evitar problemas relacionados con el tiempo, ya que todos pueden estar en sintonía.

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Actualizado el 4 de junio de 2024

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