Te guste o no, es probable que tus empleados no trabajen tanto como crees que trabajan o tanto como te gustaría que lo hicieran. Ahora que todo el entretenimiento y la comunicación que necesitamos están prácticamente al alcance de la mano (y, por un desafortunado accidente, también hacemos nuestro trabajo), puede resultar difícil resistirse. Y las oficinas de planta abierta con un montón de personas a veces tampoco ayudan.

Un par de minutos en Facebook, una charla casual en el pasillo con Mark de Contabilidad (oye, ha pasado mucho tiempo), un vistazo rápido al último artículo de Forbes, oh, espera, un mensaje de un amigo, no tardará mucho... Antes de que te des cuenta, las horas de trabajo han terminado y tus empleados han desperdiciado la mitad de ellas en nada.

Por suerte para ti, hay formas en las que puedes luchar contra esta tendencia sin confiscar los teléfonos de los empleados ni bloquear sitios web y hacer que tus empleados sean más productivos de forma orgánica. Vamos a analizar cinco consejos prácticos, además de cómo software de seguimiento informático puede ayudarte a lo largo del camino.

1. Establezca plazos claros

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Tener un cronograma ayuda a centrar los esfuerzos de los empleados y evita que pierdan tiempo. Si tienen el tiempo suficiente para hacer lo que se supone que deben hacer, no tendrán otra opción que ir a trabajar. El truco consiste en saber cuánto tiempo asignar a cada tarea.

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El software de rastreo de computadoras puede brindarle suficiente información para estimar esto con precisión. Al hacer un seguimiento de las horas de los empleados con un rastreador de tiempo de trabajo puede ver cuánto tiempo suelen tardar en realizar tipos específicos de tareas y, a continuación, establecer plazos futuros de acuerdo con sus capacidades.

Y una cosa más: asegúrese de que los plazos sean razonables y no sea demasiado indulgente con las ampliaciones de plazos sin justificación.

2. Asigne tareas diarias

En otras palabras, asegúrese de que sus empleados tengan algo que hacer todos los días. Es posible que las tareas semanales o los sprints más largos no sean la mejor manera de acelerar productividad en el lugar de trabajo porque la fecha límite está muy lejos y la postergación es la reacción natural a este hecho.

Por lo tanto, es mejor dividir cualquier proyecto en tareas más pequeñas y establecer metas e hitos diarios. Realiza un seguimiento del progreso con un software de seguimiento informático para asegurarte de que no les has asignado una tarea imposible o una tarea demasiado pequeña como para que el compromiso sea marginal. El seguimiento de los empleados puede ayudarte a lograr este equilibrio perfecto.

Tener tareas y objetivos diarios hará que los empleados trabajen para lograr algo tangible todos los días y serán productivos para cumplir con esta cuota. Este sistema puede crear buenos hábitos en ellos.

3. Dale una oportunidad al trabajo remoto

Se ha demostrado que los trabajadores remotos son en realidad más productivos que el personal de la oficina. ¿Por qué no experimentar con esto durante un tiempo? Ofrezca a los empleados la oportunidad de trabajar desde casa uno o dos días a la semana y ver qué pasa.

El software de seguimiento informático también funciona de forma remota, por lo que podrás seguir rastreando la productividad de los empleados y comparar sus resultados con los del trabajo en la oficina. Si descubres que su desempeño es mejor cuando trabajan a distancia y que utilizan su tiempo de manera más productiva, tal vez deberías considerar ofrecerles más oportunidades para hacerlo.

4. Haga públicos los datos del software de seguimiento informático

Bueno, no público público, pero puede mostrar los resultados de forma sutil pero pública en la oficina. Y solo hazlo con datos como el de productividad, en los que lo único que pueden ver los demás empleados es la proporción entre actividad informática productiva e improductiva. Este aspecto del seguimiento del tiempo de los empleados es una forma perfecta de fomentar el efecto observador.

Al saber que sus gerentes y colegas pueden ver la información directa sobre su desempeño, sus empleados adquirirán un sentido renovado de responsabilidad y rendición de cuentas que hará que quieran parecer productivos ante los demás. Lo que significa que ya no perderás demasiado tiempo.

5. Deje que los empleados se centren

Un último consejo para que los empleados dejen de perder su tiempo es mantenerse alejados de su camino. Se necesita mucho tiempo para recuperar la concentración después de estar interrumpido mientras está haciendo algo. Y los culpables más comunes de hacer precisamente eso son la microgestión y las reuniones innecesariamente frecuentes.

Puede supervisar la actividad de sus empleados en la estación de trabajo a distancia, pero no los interrumpa cada minuto, ya sea para programar una reunión «urgente» o simplemente para comprobar lo que están haciendo. Ten fe en que el trabajo estará terminado y deja que se concentren sin interrupciones.

Conclusión

El factor que define la alta productividad en el lugar de trabajo es una gran cantidad de tiempo de calidad dedicado al trabajo real. Ahora que hemos analizado un par de consejos para que tus empleados dejen de perder el tiempo mientras trabajan, puedes empezar a experimentar. Y es de esperar que consigas empleados productivos y trabajadores en poco tiempo.

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