Al implementar soluciones de PC con seguimiento del tiempo, el primer consejo que debe tener en cuenta es hacer un seguimiento con razón. Lo que esto significa es que, aunque el software de programación y seguimiento del tiempo puede tener muchas funciones atractivas, nunca debes rastrearlo todo por el simple hecho de rastrearlo. Para cada métrica que decidas tener en cuenta, debes preguntarte: «¿Por qué necesito saber esto?»

Las cosas no son diferentes cuando usas un rastreador de tiempo para proyectos. Al instalar uno, descubrirás que puedes medir y realizar un seguimiento de muchas cosas, como el tiempo dedicado a las tareas, las aplicaciones utilizadas, la asistencia, las horas extras, las capturas de pantalla, los datos en tiempo real, los informes diarios, etc.

Si haces un seguimiento de todo esto de forma indiscriminada, acabarás desperdiciando mucho tiempo y recursos en recopilar los datos que no sabrás cómo utilizar.

Afortunadamente, hemos recopilado una lista de cuatro características de un rastreador de tiempo para proyectos que son esenciales para cualquier empresa y cualquier proyecto que se esté supervisando, junto con las razones por las que deberías considerar estas métricas y cómo utilizarlas en beneficio del proyecto y de tu empresa en general.

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1. Quién hace qué

Incluso un simple registro del tiempo te dará una idea de quién está trabajando en qué parte del proyecto. Las principales herramientas de seguimiento del tiempo te proporcionarán esta información en tiempo real, así como en forma de informe o resumen. Se trata de una función básica pero potente, ya que puedes averiguar qué empleado de un equipo diseña en Photoshop, cuál hace presentaciones en PowerPoint y quién se encarga de la divulgación por correo electrónico. Esto puede resultar especialmente útil si tienes miles de empleados y, de lo contrario, no puedes conocer la dinámica de su equipo.

Pasemos ahora a la verdadera pregunta: ¿cómo puedes usar estos datos de tu rastreador de tiempo para proyectos?

Bueno, en primer lugar, resuelve la cuestión de la rendición de cuentas. Si se produce un problema en un proyecto, podrás saber a quién acudir exactamente para explicarle lo sucedido e intentar solucionarlo.

Y en segundo lugar, los datos de este software de seguimiento de horas pueden ayudarlo a tomar decisiones futuras sobre la delegación de trabajo. Como sabes qué empleado es eficiente y estás acostumbrado a trabajar en determinadas aplicaciones o en determinados tipos de tareas, podrás asignar tareas y proyectos futuros en consecuencia para lograr una eficiencia óptima.

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2. Tiempo para tareas específicas

Otra funcionalidad básica del software de seguimiento del tiempo de uso de la computadora es, bueno, el seguimiento del tiempo. Puede mostrarle exactamente cuánto tiempo trabajó cada empleado en una tarea específica dentro de un proyecto.

Esta información puede ser útil para muchas razones. La más obvia es rastrear el progreso. El cronómetro de los proyectos te dirá cuántas tareas se han realizado y cuántas están en curso, lo que te dará una estimación bastante precisa de lo cerca que está el equipo de completar el proyecto.

Puedes controlar gran parte del flujo de trabajo estableciendo hitos y midiendo cuánto tiempo tarda tu equipo en alcanzarlos. Esto también puede ayudarte a decidir cómo establecer plazos razonables y apropiados para proyectos similares en el futuro.

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3. Horas facturables

Algunos tipos de software de programación y seguimiento del tiempo de los empleados, como Insightful, te permiten combinar la funcionalidad de seguimiento del tiempo que mencionamos en la sección anterior con la tarifa por hora que puedes establecer manualmente para cada empleado o proyecto de forma individual. Esto crea una cuenta precisa y exacta de las horas facturables.

Este informe proporcionado por un aplicación de seguimiento de horas trabajadas es una excelente manera de presentar el progreso y los costos del proyecto a su cliente. Es automático, preciso, ordenado y personalizable.

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4. Software utilizado

Otra de las características principales del software empresarial de seguimiento del tiempo es detectar qué programas utilizan sus empleados y cuánto tiempo les dedican, así como qué sitios web visitan.

Tener estos conocimientos puede indicarle qué recursos son necesarios para cada tipo de proyecto, incluso si no está familiarizado con los procedimientos. Puedes usar esta información para decidir en qué suscripciones de software y sitios web debes seguir invirtiendo y en qué recursos usar y ahorrar algo de dinero. Esto tiene el potencial de hacer que los proyectos futuros sean más fáciles de rastrear y más prácticos en términos de costo.

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Consejo adicional para el seguimiento de proyectos

Como beneficio adicional, te contaremos un pequeño secreto: puedes usar algo llamado mapeo de tiempo automático para facilitar mucho el seguimiento de los proyectos.

No todos los rastreadores de horas de los empleados tienen esta función, pero Insightful es uno de los que sí la tienen. Seguimiento automático del tiempo funciona detectando el nombre del archivo en el que está trabajando un empleado y asigna ese tiempo a un proyecto específico. El sistema es inmune a los errores y es completamente manual, por lo que es perfecto para hacer un seguimiento de los proyectos.

Hará que la medición de todas las demás métricas que hemos analizado sea mucho más fácil, por lo que podría valer la pena considerarla.

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Conclusión

Realizar un seguimiento preciso de los proyectos y teniendo en cuenta los objetivos empresariales es simplemente algo responsable. Pero si realmente quieres llevar la eficiencia de tu empresa al siguiente nivel y optimizar tus procesos empresariales, usar un rastreador de tiempo para los proyectos es la mejor manera de hacerlo. Y es de esperar que ahora sepa cómo hacerlo al comprender qué hacer un seguimiento y por qué.

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