Aumentar la productividad en el lugar de trabajo se está convirtiendo, de forma lenta pero segura, en la meta de todos los gerentes en estos días. Hay demanda de empleados productivos. ¿Y qué es lo que no se puede amar? Estos trabajadores terminan los proyectos de manera más eficiente, lo que a su vez genera más dinero.

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Pero incluso con todos los consejos de productividad para trabajar desde casa, necesita las herramientas y los sistemas adecuados para alcanzar sus objetivos.

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La evidencia sugiere que la eficiencia no es algo con lo que nacemos, sino algo que se debe crear y fomentar en la oficina.

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Con eso en mente, hemos compilado una lista de consejos de productividad para trabajar desde casa sobre la base de nueve consideraciones generales y ajustes que puede hacer para llegar al fondo de la antigua cuestión de cómo aumentar la producción:

1. Organice la carga de trabajo
2. Fomentar la colaboración
3. Ajusta tu entorno
4. Deje tiempo para los descansos
5. Mantenga a sus trabajadores felices y saludables
6. Establezca metas claras y expectativas razonables
7. Rastrea, mide y ajusta
8. Apoye los arreglos de trabajo flexibles
9. Promover una cultura laboral positiva

Alcanzar la máxima productividad en el lugar de trabajo no es fácil, pero si tienes en cuenta estos siete consejos, estarás mucho más cerca de lograrlo. Además de explicarte con más detalle en qué debes pensar exactamente cuando se trata de estas cosas, también te lo diremos cómo aumentar la productividad mediante el uso de Insightful o un software similar para supervisar el uso de la computadora y, de esa manera, estar más informado al realizar algunos de estos ajustes.

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1. Organice la carga de trabajo

Todo comienza con la planificación. Si a tus empleados se les asignan proyectos mal diseñados, con tareas poco claras y plazos poco razonables, no podrán terminar nada, porque primero tratarán de encontrarle sentido a todo. Por no hablar de lo devastadora que es la confusión de tareas para la motivación.

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Por eso, el primer paso para decidir cómo aumentar la productividad debe ser dividir los proyectos en tareas pequeñas y precisas y establecer plazos apropiados. De esa manera, todos saben lo que se supone que deben hacer y cuándo deben hacerlo.

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Un software de gestión del tiempo para PC como Insightful puede ayudar con esto. Como registra todas las actividades y hace un seguimiento de su duración, siempre dispondrá de datos anteriores que le ayudarán a decidir la duración de los plazos y cómo dividir la carga de trabajo.

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Y no olvides dedicar algo de tiempo al principio de cada proyecto a la planificación. Permitir que tus equipos dediquen este tiempo a diseñar lo que tienen que hacer y organizar su tiempo antes de empezar a ejecutar ayudará a centrar su productividad.

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2. Fomentar la colaboración

Además de organizar el tiempo, siempre debes tratar de organizar a las personas y establecer una buena colaboración en la oficina. La primera parte de esto es la asignación adecuada del trabajo. Saber quién es bueno en qué te permitirá delegar de manera efectiva y, por lo tanto, aumentar la productividad general del equipo.

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El software de gestión de proyectos y seguimiento del tiempo puede darte información sobre quién dedica más o menos tiempo a una tarea, lo que te dirá exactamente cuáles son las fortalezas y debilidades de cada empleado. Puedes usar estos datos sólidos del monitor de personal para asignar las tareas con la máxima eficiencia.

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Otra cosa a tener en cuenta es fomentar la colaboración entre equipos y dentro de ellos. Esto incluye la organización de sesiones de intercambio de ideas en las que los empleados puedan intercambiar ideas entre sí. Esto no solo creará una atmósfera de cordialidad, sino que también ayudará a eliminar cualquier bloqueo creativo que pueda estar frenando la productividad.

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3. Ajusta tu entorno

Otra forma de abordar el problema de cómo aumentar la productividad es reconsiderar el espacio en el que trabajan sus empleados, ya sea en la oficina o en casa.

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¿Cree que favorece la productividad?

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Si trabajan en escritorios abarrotados, rodeados de paredes blancas, con olor a comida de la cocina de la oficina cercana y con teléfonos que suenan sin cesar, la respuesta negativa es una apuesta bastante segura.

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En primer lugar, ordene el entorno de trabajo.

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¿Para qué sirven los armarios y cajones?

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Eso debería dejar espacio en los escritorios para plantas, pequeños adornos o fotos familiares. Se ha demostrado que un entorno agradable mejora la productividad. Lo mismo ocurre con los colores brillantes, así que, si es posible, pinte las paredes de verde o amarillo.

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Si has adoptado un modelo de trabajo híbrido o remoto, piensa en cómo puedes apoyar a los miembros del equipo en la búsqueda de la productividad.

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Asegúrese de que tienen la tecnología que necesitan (ya sea un ordenador desde el que trabajar o unos auriculares con cancelación de ruido para evitar las distracciones) y configúrales el software adecuado para fomentar la comunicación y la colaboración eficaces.

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4. Deje tiempo para los descansos

Sí, lo creas o no, los descansos son realmente buenos para la productividad.

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Ahora, dejemos algo claro: las distracciones son algo completamente diferente. Ocurren mientras trabajamos y nos alejan del trabajo. Por lo tanto, aunque no puedas eliminarlos por completo, deberías intentar reducirlos al mínimo.

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Por otro lado, los descansos cortos regulares cuidadosamente planificados deberían ser algo que aliente a los trabajadores a hacer. Esto ayudará a tus empleados a volver al trabajo renovados, con una concentración recuperada y menos propensos a las distracciones. En otras palabras, son más productivos.

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Para programar los descansos a la perfección, puedes usar Insightful u otro software para hacer un seguimiento de la productividad de los empleados y detectar caídas regulares en el nivel de compromiso laboral (es decir, un mayor uso de aplicaciones y sitios web improductivos). Es muy probable que sea una señal de que se necesita un breve descanso.

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5. Mantenga a sus trabajadores felices y saludables

La base para aumentar la productividad en el lugar de trabajo es el bienestar de sus empleados. Si se sienten estresados todo el tiempo, obligados a venir a trabajar, enfermos y, en general, insatisfechos con las condiciones laborales, puedes tirar por la borda la motivación y cualquier posibilidad de productividad.

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Hay un par de cosas a tener en cuenta. Una, evitar obligar a los empleados a trabajar horas extras. Especialmente si no se paga. Organizar tu carga de trabajo correctamente debería solucionar este problema.

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En segundo lugar, permitir la licencia por enfermedad sin consecuencias, como tener una enorme cantidad de tareas pendientes cuando regresen al trabajo. Tenga siempre a otro trabajador suplente para que se encargue de las tareas más urgentes. Los empleados enfermos, incluso si están físicamente presentes, no van a ser productivos.

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Y en tercer lugar, considere la posibilidad de permitir algún tipo de flexibilidad, ya sea en forma de horarios de trabajo flexibles o trabajo remoto. La demanda de estas oportunidades entre los empleados está aumentando considerablemente, por lo que ofrecerlas puede hacer que sus trabajadores estén más felices y estén más preparados para ser productivos. Y no tiene que preocuparse por los problemas de gestión: puede implementar la supervisión remota de los empleados y utilizar un software informático para hacer un seguimiento de la actividad a fin de registrar la asistencia, realizar un seguimiento de la finalización de las tareas, la productividad, etc., incluso si sus empleados trabajan desde casa o en horarios diferentes.

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6. Establezca expectativas claras y razonables

Para que cualquier persona sea productiva, necesita tener una dirección clara. El simple hecho de esforzarse día a día sin un final a la vista no impulsa la motivación para esforzarse por terminar las cosas de manera eficiente. Por lo tanto, los objetivos claros y alcanzables y los hitos regulares son imprescindibles si quieres una fuerza laboral productiva.

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Los objetivos son el objetivo final del esfuerzo. No es mala idea ofrecer algún tipo de recompensa a los empleados cuando los alcancen; por ejemplo, conseguir un día libre adicional si terminan un proyecto largo con éxito. Los hitos deberían ser más cortos y no son más que hojas de ruta para mantener a los empleados en el buen camino. Alcanzar el quinto de los siete hitos es una prueba concreta de que están avanzando.

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Puedes usar normal evaluaciones de empleados como complemento de este sistema. Al elogiar y ofrecer orientación, te asegurarás de que los empleados sepan para qué están trabajando. Este sentido de orientación impulsará la productividad.

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7. Rastrea, mide y ajusta

El último paso para mejorar la productividad en el lugar de trabajo es mantenerse al tanto de los resultados. Ya sea que utilices un registro del tiempo de productividad, tus propias observaciones o los comentarios de los clientes, es importante que nunca dejes de medir cómo tus decisiones y ajustes afectan a la productividad.

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Si descubres que algo funciona, hazlo parte de la cultura de tu empresa. Pero si ves que algo no produce los efectos que querías, cámbialo, vuelve al sistema anterior o prueba con otra cosa.

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Independientemente de lo que diga una entrada de blog que haya leído en línea, la única manera de saber cuál es la mejor manera de aumentar la productividad será probando diferentes métodos y viendo si se adaptan o no a su empresa y a sus empleados.

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Y una última cosa: dé a sus empleados la posibilidad de opinar a la hora de decidir cómo aumentar la productividad. Es posible que tengan algunas ideas que se te hayan escapado. Conseguir una perspectiva nueva, especialmente la que viene «desde dentro», podría resultar inestimable para avanzar.

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8. Apoye los horarios de trabajo flexibles

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A veces tienes que pensar más allá de las mejores prácticas y mejores procesos para ayudar a los miembros de tu equipo a lograr más cada día.

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La forma en que trabaja tu equipo puede tener un gran impacto en su capacidad de ser productivos semana tras semana.

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Para algunos, un horario de trabajo totalmente remoto es lo que necesitan para trabajar sin distracciones. Para otros, lo ideal es un acuerdo híbrido en el que puedan ir a la oficina para conversar en persona algunos días a la semana.

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Con una solución de seguimiento del tiempo como Insightful, puedes ver cómo (y dónde) los miembros de tu equipo dan lo mejor de sí. Con la nueva oficina v remota función, puede ver los niveles de rendimiento tanto en la oficina como en los hogares de los empleados.

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De esa manera, puede tomar decisiones respaldadas por datos que respalden el aumento de los niveles de productividad en todos los ámbitos.

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9. Promover una cultura laboral positiva

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¿Alguna vez ha considerado que la productividad podría ser un subproducto de una cultura laboral positiva?

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Porque puede.

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Si puedes crear una cultura de trabajo sólida en la que todos los miembros del equipo se sientan valorados, escuchados y apreciados, es un hecho que querrán darlo todo todos los días.

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Crear una cultura laboral positiva puede implicar:

• Respaldar el trabajo remoto y los modelos de trabajo flexibles
• Brindar oportunidades para el desarrollo profesional continuo
• Mantener a los compañeros de trabajo conectados con eventos virtuales o presenciales

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Cuanto más se esfuerce por hacer crecer su cultura laboral, es más probable que obtenga la aceptación total de su fuerza laboral.

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Aumente la productividad de su equipo hoy

Es de esperar que ya tenga algunas ideas sobre dónde centrar sus esfuerzos cuando se trata de hacer que sus empleados sean más productivos. Ya sea que decidas usar un software de control del tiempo de tu ordenador para ayudarte o no, es importante mantener la mente abierta: probar diferentes métodos y medir los resultados. ¡Merece la pena! Hacerlo bien llevará a su empresa a nuevos niveles de éxito.

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