Como gerente o alguien que se encarga de organizar la fuerza laboral, la carga de trabajo y el tiempo de trabajo, es posible que tengas una idea perfecta de cómo debe ser un día perfectamente organizado. Sin embargo, es probable que la experiencia te haya enseñado que no todo lo que diseñas cuidadosamente en tu cabeza, aunque sea perfectamente razonable en teoría, funciona en la realidad.

La triste verdad es que no se puede planificar la productividad ni se puede forzar. Pero no todo está perdido, porque todavía hay una cosa que puedes hacer: ¡puedes predecirlo!

Después de eso, puedes evitarlo, dirigirlo y moldear tu jornada laboral para aprovechar al máximo cada minuto de esta cosa apenas tangible que llamamos productividad.

Y hoy en día, hay una pequeña cosa llamada software de gestión del tiempo que pueden hacer que la cuantificación y el análisis de la productividad sean tan sencillos como hacer clic en un botón. Todo lo que realmente le queda por hacer es utilizar esta información para organizar el día de la manera mejor y más eficaz.

¿Cómo? Pues bien, dado que la aplicación de productividad del tiempo hace un seguimiento del uso de diferentes aplicaciones y sitios web clasificados como «productivos» e «improductivos», puede proporcionarte estadísticas, cronogramas, tendencias y biorritmos que muestran los momentos en los que la productividad tiende a alcanzar su punto máximo o a disminuir para cada persona o equipo.

Hay un par de categorías generales de actividades que quizás quieras decidir cuándo asignar para aprovechar al máximo cada día: tareas importantes, reuniones, descansos y tareas menos importantes.

Ahora veamos cómo el software de gestión del tiempo puede ayudarte a encontrar la mejor franja horaria para cada una de ellas.

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Tareas más importantes

Obviamente, las tareas prioritarias deben cronometrarse cuidadosamente para que se realicen con el máximo enfoque y atención. Esto significa que sus empleados deben estar despiertos, alertas y preparados para invertir todo su esfuerzo mental. En otras palabras, deben estar en la cima de su productividad.

El software de gestión del tiempo es útil aquí por varias razones. En primer lugar, no importa si la tarea prioritaria se asigna a todo un equipo o solo a un empleado en particular: el software de productividad del tiempo puede ser específico para una persona o puede agregar datos para equipos y departamentos.

En segundo lugar, se le proporcionan plazos muy claros que hacen que sea increíblemente obvio cuando la productividad está en su punto máximo. Piensa en el punto verde más alto del gráfico: sí, eso sencillo. Estos obstáculos que se ven en el software de gestión del tiempo son los momentos del día que son los mejores candidatos para realizar tareas de alta prioridad.

Es muy probable que encuentre estos picos por la mañana, poco después de que los empleados hayan llegado a la oficina. Estudios han demostrado que este es el período comprendido entre las 8 de la mañana y las 2 de la tarde, es decir, cuando nuestra memoria a corto plazo es óptima, cuando incluso nuestras emociones son más positivas y la cognición y la confianza tienden a alcanzar su punto máximo. Es el momento perfecto para las tareas importantes, ¿no crees?

Sin embargo, esto no está exento de variaciones. Por ejemplo, el estado de alerta suele alcanzar su punto máximo por la mañana para las personas mayores, pero más tarde por la tarde para las más jóvenes. Esta es solo otra razón para usar un software de gestión de relojes si quieres datos precisos para tus empleados.

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Reuniones

Puede que no lo sepas, pero las reuniones tienen la capacidad mágica de arruinar el flujo de la jornada laboral si no se programan con especial cuidado.

Supongamos que necesitas programar una reunión de equipo semanal y decides que las 9 de la mañana es un momento tan bueno como cualquier otro. Pero lo que puede ocurrir es que la mitad de tus empleados estén medio dormidos y necesiten desesperadamente esa taza de café matutina que les has robado. Si tienes horarios de trabajo flexibles, tal vez la mitad de ellos ni siquiera vayan a estar allí.

Vale, entonces las 12 de la noche parecen una apuesta segura, ¿verdad? Tal vez, pero imagina, por ejemplo, a tu redactor publicitario que está justo en medio de su flujo creativo, la inspiración y la concentración abundan, y luego lo llaman para unirse a una reunión. Confía en nosotros, recuperar este impulso es casi imposible.

Pero con solo echar un vistazo a su software de gestión del tiempo le dirá todo lo que necesita saber para poder programar reuniones cuando menos interfieran con el flujo de productividad. La aplicación de seguimiento del horario te indicará cuándo todos están en la oficina si trabajas de forma flexible, así como cuándo la productividad ha ganado terreno y no debes detenerla abruptamente.

Por lo tanto, la solución óptima es programar las reuniones de oficina justo después de que todos se hayan presentado a trabajar, pero antes del período de máxima productividad. ¿Cuándo es este momento? Solo la aplicación de horarios de los empleados puede decírtelo.

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Pausas

Incluso antes de que tengas la oportunidad de llegar a esta conclusión, «nunca» no es una opción. La asignación de tiempo para los descansos tiene muchos beneficios para la productividad. Y sí, lo has leído bien, pausas, plural.

Si echas un vistazo a los gráficos de seguimiento del tiempo y al biorritmo de tus empleados, verás al menos algún nivel de fluctuación. Esto se debe a que no podemos concentrarnos durante más de dos horas seguidas.

Por lo tanto, permita pausas breves durante las dos o tres caídas más importantes de la productividad. Sus empleados se lo agradecerán y su productividad también mejorará.

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Tareas serviles y menos importantes

Por último, ¿qué debes hacer con las tareas no tan importantes o las que se basan en copiar y pegar que realmente no requieren mucha inspiración o estado de alerta?

Bueno, hemos asignado la reunión justo antes del pico de productividad, luego hemos asignado las tareas prioritarias cuando los empleados son más productivos y los descansos durante los períodos de caída de los plazos de productividad. Aparentemente, las tareas menos críticas deberían asignarse a los períodos restantes del día.

Vuelva a consultar los informes de productividad del software horario y podrá observar que hay una ligera pendiente por la tarde, que muy probablemente comience alrededor de las 2 o 3 de la tarde y continúe bajando hasta el cierre del reloj. Ese período de disminución constante de la productividad es el momento perfecto para realizar tareas menos importantes o repetitivas y mecánicas.

Ocupar este tiempo y terminar el día con algo que no sea tan exigente es una excelente manera de garantizar que sus empleados no trabajen demasiado, lo que podría provocar errores.

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Conclusión

Administrar el tiempo y organizar la carga de trabajo para otras personas está lejos de ser fácil y sencillo. Pero puede hacerlo mucho mejor si confía en las mediciones de productividad precisas que ofrece el software de gestión del tiempo. De esta forma, puede cronometrar determinados tipos de actividades y tareas de acuerdo con la productividad real medida, lo que garantizará la eficiencia, una mejor organización general y la satisfacción de los empleados. Y todo ello con un gráfico sencillo.

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