El precio de un sistema de seguimiento de empleados es una de las preocupaciones más comunes e importantes para los posibles clientes y, sin embargo, la respuesta es menos sencilla de lo que piensa. En primer lugar, depende de muchos factores y hay varios esquemas de precios con los que te encontrarás en tu investigación, pero no debes olvidar otro aspecto del precio: lo que obtienes a cambio. Estos son todos los temas que trataremos en este artículo, y esperamos que obtengas suficiente información para poder evaluar el precio de diferentes programas en términos de su valor real una vez que llegue el momento de elegir el más adecuado para tu negocio.

Empecemos con una demostración sencilla. Si echas un vistazo a cualquier conjunto de opiniones de las plataformas de monitoreo de empleados, rápidamente se dará cuenta de que los precios de las diferentes soluciones varían. A veces bastante. Sin embargo, por lo general oscilan entre 6 y 10 dólares por empleado al mes.

Entonces, ¿qué hace que un sistema de seguimiento de empleados valga 6 dólares y otro casi el doble? ¿Y qué significa «por empleado y mes»?

Empecemos por la última pregunta.

Esquemas de precios

Existen diferentes formas y dinámicas de pago por la solución de monitoreo de empleados que elija. Aquí abordaremos tres de las más comunes: el pago por suscripción, los pagos únicos y las versiones freemium.

Pago por suscripción

Este es, con mucho, el esquema más común entre los programas de monitoreo. Lo que esto significa es que tiene que pagar una tarifa por cada uno de los empleados que desea supervisar. Por ejemplo, si esta tarifa es de 6$ y tienes 50 empleados, tendrás que pagar 300$ al mes por usar ese sistema de seguimiento de empleados.

Básicamente, lo que estás pagando es por agentes. Un agente es un programa informático que se instala en el ordenador de un empleado para que pueda realizar un seguimiento de su actividad y enviar los informes a su panel de control.

Hasta ahora, siempre hemos mencionado el pago mensual. Esto se debe a que esta es la frecuencia de pago más popular. Sin embargo, no es la única. Algunos proveedores de rastreo te cobran anualmente. De hecho, muchos de los que ofrecen suscripciones mensuales también te dan la opción de pagar el precio anual, que en la mayoría de los casos es más bajo que el mensual, pero requiere un compromiso un poco más a largo plazo.

La principal ventaja del esquema por persona es el hecho de que el costo depende del equipo y se adapta a él. Esto significa que un equipo de 10 personas pagará un precio mucho más bajo que una empresa que desee rastrear 2000 ordenadores.

Pagos únicos

Los sistemas de monitoreo por computadora que ofrecen pagos únicos fijos son relativamente raros. También te cobran por licencia (o por ordenador corporativo que quieras rastrear), pero solo requieren que realices un único pago antes de implementar el software y luego puedes usarlo durante el tiempo que desees.

Este método de compra puede ser una excelente manera de obtener un software altamente funcional a un precio bajo si planeas comprometerte con él durante un período más largo. Por otro lado, si después de dos meses decides que no estás satisfecho con el software, no puedes simplemente descontinuar tu suscripción porque el pago ya se ha realizado. Otro problema con este esquema de precios es que las actualizaciones de tu versión suelen interrumpirse al cabo de un año, a veces también junto con el servicio de atención al cliente.

Versiones freemium

Finalmente, una cosa más que vale la pena señalar cuando se habla de diferentes sistemas de precios es el hecho de que algunas soluciones de monitoreo ofrecen versiones gratuitas, que, en la mayoría de los casos, van acompañadas de la opción de actualizar a un plan de pago para obtener más funciones, mejor soporte, etc.

Aunque parezca una opción increíblemente asequible, la principal problema con el software libre es que es en su mayoría limitado en al menos un aspecto. La mayoría de las veces, esta limitación se refleja en la cantidad de empleados que puede admitir la versión gratuita, que suele ser inferior a 5. Además, es probable que tengas menos funciones para usar y tal vez incluso tengas un acceso restringido al soporte prioritario, del que hablaremos un poco más adelante.

En general, un sistema gratuito de seguimiento de empleados puede ser una buena opción para autónomos o equipos extremadamente pequeños que solo necesitan funcionalidades básicas, pero en otros casos, puede ser una inversión más inteligente obtener un software de pago completamente funcional.

Notas adicionales sobre los precios

Hay un par de cosas más que debemos mencionar cuando hablamos de precios. En primer lugar, muchos sistemas de monitoreo ofrecen un par de niveles de precios diferentes, empezando por el básico, que es el más económico pero también el más limitado en términos de funcionalidad, y terminando con el nivel profesional, que normalmente incluye todas las funciones de ese software. Por otro lado, hay sistemas que ofrecen un solo precio fijo, lo que significa que lo obtienes todo automáticamente, por lo que no es necesario comparar el precio con las funcionalidades.

Y en segundo lugar, debe tener en cuenta que la gran mayoría de los programas de monitoreo ofrecen un período de prueba gratuito, que dura al menos una semana, pero puede durar hasta un mes. Intente utilizar esta versión de prueba con prudencia para comprobar si es adecuada para su empresa antes de decidirse a comprarla.

Factores que determinan el precio

Ya sea que hablemos de la diferencia entre dos compañías de monitoreo diferentes o entre dos niveles de precios diferentes dentro de una sola, hay una serie de factores que determinan cuánto vas a pagar por un sistema de seguimiento de empleados. Mencionaremos los cuatro más importantes.

Despliegue

Hay dos opciones en términos de implementación y almacenamiento de datos: en la nube y en las instalaciones (autohospedado). Algunas compañías de software de monitoreo ofrecen solo una u otra, pero otras le dan la opción de elegir si desea una solución en la nube o local. Por lo general, la opción de alojamiento propio es más cara, porque implica el coste adicional de implementar el sistema de seguimiento de empleados en tus propios servidores.

Características

Como hemos insinuado anteriormente, un sistema o una versión que tenga más funcionalidades suele ser más costoso. Ahora bien, esto no implica en absoluto que una opción más asequible sea siempre peor. De hecho, la decisión debe basarse en sus necesidades: si el software de monitorización tiene todo lo que necesita, su bajo precio simplemente significa que ha encontrado la relación calidad-precio óptima.

Soporte

A veces, las soluciones muy baratas o gratuitas solo ofrecen atención al cliente a través de formularios en línea o chatbots. Esto no es óptimo si necesitas una atención al cliente rápida a través de una conexión humana. Por esta razón, puede valer la pena contratar canales de soporte adicionales, como el teléfono, el correo electrónico prioritario o incluso un agente dedicado.

Número de empleados

Este punto no debería sorprendernos a estas alturas, ya que ya hemos hablado de diferentes esquemas de precios. En cualquier caso, tanto si optas por un pago único como por una suscripción continua, el precio que vas a pagar será diferente si tienes 10 empleados y si tienes 1000 empleados, porque estás pagando por instancias individuales del software.

Sin embargo, otra cosa útil que debes saber es que no es raro que las empresas de monitoreo de empleados ofrezcan descuentos especiales para las empresas, lo que podría ser algo que valga la pena buscar si tienes una gran cantidad de empleados.

Qué aporta el software de seguimiento de empleados

Es importante tener en cuenta cuánto cuesta el software de seguimiento, pero no debes olvidar calcular la cantidad de dinero que puedes ahorrar si lo usas. En algunos casos, esto puede ser incluso más de lo que pagas por el software. Veamos algunas maneras en las que esto puede suceder (para obtener más información sobre la utilidad de la supervisión de los empleados, puedes consultar este artículo).

Optimización del trabajo

Dado que el software de seguimiento de empleados se puede usar para medir y cuantificar directamente la productividad y el tiempo en diferentes tareas y en varias aplicaciones, está claro que su uso es un camino claro para optimizar la carga de trabajo y mejorar la eficiencia.

Por lo tanto, puede esperar que sus empleados puedan terminar más tareas en menos tiempo, lo que a su vez generaría más proyectos y, por lo tanto, más ganancias. Además, poder completar todas las tareas a tiempo significa que habrá menos necesidad de contratar personal adicional.

Informes de asistencia y clientes

Otra posible oportunidad para ahorrar dinero proviene de la automatización de algunos procesos, como la compilación de las hojas de asistencia. El sistema de monitoreo de empleados lo hace automáticamente en función de la actividad de la computadora, lo que significa menos tiempo para crear hojas de horas. Teniendo en cuenta su precisión y confiabilidad, el uso de este software puede incluso eliminar la necesidad de otros métodos de seguimiento de asistencia, como tarjetas de teclado o lectores biométricos, que pueden resultar bastante caros.

Otro beneficio similar es la creación de informes de clientes. Garantizar la rendición de cuentas puede ser un proceso poco gratificante, y contar con una solución de monitoreo por computadora, especialmente si incluye funciones de seguimiento del tiempo, como el seguimiento de proyectos, puede ser de gran ayuda para facilitar esta tarea y, al mismo tiempo, producir mejores resultados.

Robo de tiempo y violación de datos

Por último, el software de monitoreo de empleados también puede ser útil para evitar los enormes costos incurridos por el robo de tiempo y la violación de datos. Hemos mencionado la capacidad de este sistema para rastrear la asistencia. Como lo hace analizando la actividad de la computadora, no hay lugar para golpear a un amigo, denunciar el tiempo de manera deshonesta y otros tipos de robo de tiempo. Sabes exactamente cuánto ha trabajado cada empleado y cuánto debes pagarle.

Gracias a sus funciones de captura de pantalla y detección de aplicaciones y sitios web, el software de monitoreo de computadoras también puede desempeñar un papel a la hora de prevenir o, al menos, desalentar las violaciones de datos. Cuando se sabe que, según los últimos informes, el coste medio de una violación de datos puede llegar a los 3,9 millones de dólares, el software de monitorización se convierte en una herramienta empresarial aún más valiosa.

Conclusión

Como hemos visto, hay muchos factores que influyen en el precio del software de monitoreo de computadoras, desde la cantidad de empleados de su equipo hasta si se trata de una solución en la nube o local. Por supuesto, siempre debes tener en cuenta que no siempre se trata del precio. En primer lugar, debes tratar de lograr tus objetivos comerciales con este software, y solo después pensar en cuál es la mejor relación calidad-precio en tu caso en particular. Una vez que elija el sistema que se adapte a sus necesidades, pronto se dará cuenta de que es solo cuestión de tiempo y de aprovechar sus beneficios justo antes de que valga la pena.

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