Las herramientas de optimización empresarial son una industria en auge con un número creciente de funcionalidades y soluciones de software específicas. Hay una aplicación para prácticamente cualquier cosa que puedas imaginar que se pueda medir. Sin embargo, la gestión empresarial es mucho más que una herramienta o una métrica.

Dado que un programa que hace 10 cosas es mucho mejor y más práctico que 10 sistemas que hacen una cosa cada uno, la tendencia predominante parece ser hacia soluciones más integradas. Este debe ser el principio subyacente que hay que tener en cuenta a la hora de elegir las herramientas para su empresa.

Esto nos lleva a elegir entre un aplicación de rastreo de computadoras con funciones de reloj y la que se usa principalmente para monitorear a los empleados. Estamos a punto de ver qué funciones puedes obtener y, lo que es más importante, cuáles no, a la hora de decidirte por cualquiera de las opciones, y por qué podría ser una buena idea conseguir una solución con ambos tipos de funcionalidades.

Sin embargo, antes de empezar, vamos a analizar brevemente los principales diferencias entre estas aplicaciones en cuanto a su funcionalidad y uso típico.

El objetivo y la función principal del software de seguimiento del tiempo es brindarle información sobre los proyectos y las tareas, incluido el tiempo que los empleados tardan en completar sus tareas, cuándo entran y salen, qué tan cerca se ajusta usted a su presupuesto y otras estadísticas similares. Por otro lado, el software de monitoreo de empleados es un tipo de aplicación de seguimiento informático que te permite rastrear el desempeño de los empleados de manera un poco más directa en términos de aplicaciones y sitios web utilizados, niveles de productividad, etc. También te brinda cierto grado de seguridad de los datos al permitirte tomar capturas de pantalla, registrar la actividad de los empleados en la pantalla y funciones similares.

Sin embargo, como hemos mencionado, también hay sistemas que en realidad son una combinación de estas dos aplicaciones diferentes. En este texto, trataremos de analizar su poder real identificando algunas de las mayores deficiencias de cada software de forma aislada.

Centrarse en el seguimiento del tiempo: ¿qué se está perdiendo?

Entonces, el primer escenario: está optando por un rastreador de tiempo sin funciones de monitoreo de empleados. ¿Qué te permite hacer este tipo de aplicación de rastreo de computadoras y qué es lo que te deja deseando?

El mayor inconveniente es el hecho de que se deja demasiado en manos de los empleados. Por lo general, son ellos los que se encargan de indicar en qué tarea están trabajando y son los que informan al sistema cuando han empezado y cuando han terminado.

El primer problema con esto es que, si no tienes capturas de pantalla o, al menos, el uso de aplicaciones y sitios web, como muchas aplicaciones de seguimiento del tiempo no tienen, no hay forma de comprobar si tus empleados realmente están trabajando en esa tarea y con qué eficacia. Simplemente no tienes ninguna prueba de trabajo que no sea que los empleados hagan clic en el botón «Comenzar». No sabes qué herramientas han estado usando ni si se distrajeron en algún momento.

Como resultado, no tiene ningún dato de rendimiento que pueda medir de forma precisa y automática la productividad y la eficiencia de los empleados. Aún obtienes datos útiles sobre la duración de los proyectos, pero la información no te da pistas sobre cómo puedes optimizar la productividad.

Otro inconveniente de las aplicaciones que solo tienen funciones de seguimiento del tiempo es que no hay funcionalidades de seguridad que puedan ayudarlo a proteger sus datos, ni ningún modo sigiloso o automático que haga que el sistema sea más independiente de la interacción de los empleados.

La información que no obtiene cuando solo usa la supervisión de los empleados

La siguiente situación posible es utilizar una aplicación de seguimiento por computadora para monitorear a los empleados, pero sin funcionalidades de seguimiento del tiempo. Este tipo de aplicación tiene sus propias desventajas.

En primer lugar, aunque puedes ver qué aplicaciones y sitios web se están utilizando, no tienes una forma sencilla de saber a qué proyecto o, a veces, incluso a qué tarea están asociados. Esto hace que sea mucho más difícil obtener las estimaciones del proyecto que te puede ofrecer el seguimiento del tiempo. Tampoco puedes llevar un registro del presupuesto de diferentes proyectos, lo cual es otro factor importante a la hora de hacer estimaciones.

Y en segundo lugar, el software de monitoreo de empleados rara vez tiene hojas de tiempo claras y un seguimiento de asistencia. Puedes seguir haciendo un seguimiento de la asistencia por actividad informática, pero esto no es tan práctico y tampoco va a funcionar para los empleados remotos que utilizan sus ordenadores fuera del horario laboral. Esto está estrechamente relacionado con el hecho de que no es fácil integrar la calculadora de nóminas o horas facturables.

Todos estos son funciones extremadamente útiles que pueden ayudar significativamente con sus estrategias de gestión de proyectos. Tener una visión general de las tareas y los proyectos puede incluso sustituir al software de gestión de proyectos, y un sistema típico de supervisión de empleados simplemente no es suficiente.

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Solución 2 en 1

Por último, tenemos un tipo de aplicación de seguimiento informático que tiene funciones de seguimiento del tiempo y de supervisión de los empleados. Podría decirse que esta es la mejor solución para la mayoría de las empresas por la mera virtud de ser la más completa y completa en términos de características y capacidades. En pocas palabras, obtienes lo mejor de ambos mundos.

Por un lado, tiene las métricas de productividad y rendimiento que ofrece el software de monitoreo de empleados y, por otro lado, también obtiene todas las funciones de descripción general del proyecto y presupuestación o el sistema de seguimiento del tiempo. Tus empleados tendrán la opción de indicar en qué tarea están trabajando y tú podrás hacer un seguimiento del tiempo que dedican a esa tarea, pero también podrás ver qué aplicaciones y sitios web utilizan en el proceso. Lo que esto significa en la práctica es que puedes organizar tu flujo de trabajo en diferentes proyectos y hacer un seguimiento de los efectos de las distintas estrategias en la productividad y la eficiencia de los empleados.

Y, por último, este sistema combinado también es mucho más asequible que comprar dos programas separados. Es cuestión de aritmética simple: pagas por un software y obtienes dos conjuntos distintos de funcionalidades.

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Con este tipo de software, sin duda, aumentará la productividad.

Conclusión

En el competitivo mundo empresarial actual, la optimización de los procesos y el rendimiento puede marcar la diferencia entre las dificultades y el éxito. Es por eso que debe ser lo más simplificado posible. Para lograr el más alto nivel de eficacia, debe optar por la aplicación de seguimiento por computadora que tiene tanto el seguimiento del tiempo como monitoreo de empleados capacidades: de esa manera, obtiene más funciones y una visión general más completa de sus proyectos y del desempeño de sus empleados.

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