Conclusiones clave:

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• La creación de una fuerza laboral virtual en 2024 tiene ventajas estratégicas.
• La IA puede desempeñar un papel fundamental en tu capacidad de digitalizarte sin ralentizarte.
• Soluciones de software, que incluyen software de asistencia que también funciona como rastreador de información, puede ser la clave para gestionar su fuerza laboral en un entorno digital.

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Tiempo de lectura: 7 minutos

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El año 2020 fue un torbellino que dispersó a miles de equipos centralizados en la oficina a puestos remotos. En 2021, las soluciones de software como «Zoom» y «Slack» que facilitaban la comunicación en un entorno remoto fueron omnipresentes en las empresas de todo el mundo.

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Los años 2022 y 2023 generaron debates sobre si los empleados deberían volver a la oficina en masa, y muchas empresas se enfrentaron al desafío de compaginar el trabajo remoto con el trabajo en la oficina.

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Lo que nos lleva a 2024.

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Las empresas están haciendo recortes en todos los ámbitos, decididas a abordar 2024 con una fuerza laboral lo más racionalizada posible. LinkedIn, por ejemplo, eliminó 668 puestos de trabajo de la empresa a finales de 2023.

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Con la amenaza constante de otra recesión económica, hemos sido testigos de una tendencia hacia la reducción de los equipos y la contratación estratégica.

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Lo que nos lleva a la pregunta: ¿es necesario tener una fuerza laboral virtual en 2024?

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Descentralización de la fuerza laboral

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‍ El mundo solo tardó unos meses incómodos en pasar de reuniones con pantalones de traje en las salas de juntas a reuniones en pijama y pantalones de yoga, reuniones virtuales y oficinas improvisadas en casa en 2020.

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La idea de descentralizar su fuerza laboral no es completamente nueva, pero ahora más que nunca se ha convertido en un tema candente de discusión.

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Durante el año pasado, trabajar desde (y administrar) se convirtió en la norma para millones de empleadores y empleados por igual. Gran parte de la fuerza laboral mundial ahora se comunica y colabora exclusivamente a nivel digital.

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Como resultado, muchos ejecutivos y fundadores se encuentran ante un dilema demasiado conocido: ¿cómo escalar las operaciones sin aumentar drásticamente los gastos generales?

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Una fuerza laboral virtual puede abordar ambos problemas.

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Cuando un equipo virtual forma parte de una estructura organizativa bien definida y cuenta con el respaldo de la tecnología adecuada, cualquier empresa puede reinventarse para convertirse en una versión más eficiente, ágil y eficaz.

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La descentralización se ha ido acumulando con el tiempo. La tendencia de las empresas a convertirse en empresas virtuales, y con frecuencia totalmente remotas, ha estado a la zaga de la adopción de Internet y ha evolucionado durante más de dos décadas.

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Las empresas emergentes, que suelen ser el primer grupo de empresas en adoptar nuevas tecnologías rudimentarias, han encontrado grandes beneficios al crear una fuerza laboral virtual a partir de una oficina virtual.

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Por ejemplo, eche un vistazo a Zapier, una plataforma de integración de software. Zapier se ha enorgullecido durante mucho tiempo de ser 100% remoto desde su fundación, lo que acredita la simplicidad y la facilidad de un estilo de vida totalmente virtual.

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Mientras sus competidores quemaban capital para oficinas y beneficios internos, Zapier construía un imperio según su propio calendario, en camino a alcanzar una valoración reciente de 4.000 millones de dólares (The Information). Zapier es una de las muchas historias de éxito que han marcado el camino para las empresas que buscan crecer sin tener que invertir mucho en instalaciones propias.

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Doist es otro gran ejemplo de una empresa que prioriza el trabajo remoto, que se ha convertido en un éxito rotundo y se ha construido sobre la base de la colaboración virtual.

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En estos días, dondequiera que mire, verá señales de que el mundo empresarial está cambiando:

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• Muchas ofertas de trabajo hablan sobre el trabajo remoto o las posibilidades de trabajo híbrido
• Cada vez más profesionales que trabajan se mudan de las grandes ciudades
• Las tiendas físicas se dirigen a Internet para encontrar talento

Las ventajas de un lugar de trabajo virtual

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Al explorar los beneficios de una fuerza laboral virtual, muchos ejecutivos y fundadores terminan preguntándose por qué no siempre lo hacían desde el principio. Y es fácil entender por qué.

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Una oficina virtual puede ser ventajosa de muchas maneras:

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1. Menores gastos generales - Cuando trasladas tu espacio de trabajo al ámbito digital, puedes deshacerte de importantes gastos que agobian tu presupuesto, como el espacio de oficina y las facturas de servicios públicos.

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2. Dotación de personal más asequible - Al digitalizarse, puede ampliar sus horizontes de contratación para incluir otras ciudades, regiones e incluso países. De esa manera, puede encontrar opciones asequibles para las funciones empresariales principales.

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3. Acceso a una mayor reserva de talento - Si bien es posible que tengas la suerte de formar un equipo estelar de tu zona local, es muy probable que encuentres a alguien más adecuado para determinados puestos en tu empresa si abres tu búsqueda a la reserva de talentos de todo el mundo.

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4. La adición de conocimientos especializados no disponibles internamente - Con acceso al talento internacional, también puede cubrir las brechas de habilidades en su fuerza laboral y encontrar especialistas con quienes trabajar.

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5. Zonas horarias adicionales para operaciones ininterrumpidas - Si depende únicamente de las contrataciones locales, su empresa duerme mientras sus empleados lo hacen. Si contratas a personas de otro lugar, puedes configurar tu empresa de manera eficaz para que funcione las 24 horas del día, los 7 días de la semana, lo que puede resultar enormemente beneficioso en una época en la que los clientes quieren tener acceso a tus servicios las 24 horas del día.

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6. La capacidad de ofrecer servicios bilingües - Existe una gran oportunidad de atender a una base de clientes más amplia con una fuerza laboral virtual, ya que puede cubrir las brechas lingüísticas y ayudar a los clientes a solucionar problemas en su lengua materna.

Externalización de procesos empresariales: la vía rápida para la virtualización

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Para las empresas de todos los tamaños, la subcontratación de procesos empresariales (BPO) es la base de muchas de las fuerzas de trabajo virtuales actuales. Hoy en día, existe una enorme industria de BPO para brindar a las empresas el talento especializado que necesitan para administrar una fuerza laboral virtual.

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Es posible que esté más familiarizado con la BPO en el contexto del soporte técnico. Esto se debe a que, de los 300 000 puestos de trabajo que subcontratan los Estados Unidos cada año, aproximadamente el 60% está compuesto por trabajadores de TI.

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¿Por qué?

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El soporte técnico es un proceso necesario y repetible que a menudo necesita un toque humano, y es mucho más económico subcontratar este proceso que hacerlo en los Estados Unidos.

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Sin embargo, hoy en día, las empresas emplean oficinas virtuales de todo tipo en todo el mundo: atención al cliente, asistentes virtuales, programadores, escritores y más. En pocas palabras, si una función se puede «procesar», se puede subcontratar.

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El auge de los asistentes virtuales

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Un servicio de BPO en particular se ha convertido en un pilar fundamental de muchos equipos virtuales: los asistentes virtuales. Esto se debe en gran parte a la amplia gama de servicios de asistente virtual disponibles, que incluyen el soporte administrativo, la programación de calendarios, el servicio al cliente y muchos otros.

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Las empresas de asistentes virtuales permiten a las empresas subcontratar aspectos repetitivos y basados en procesos de su negocio, manteniendo su enfoque en las operaciones de nivel superior.

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Para las empresas de todos los tamaños que buscan contratar un equipo de asistentes virtuales, las empresas de asistentes virtuales como Ask Sunday, myTasker o Get Friday facilitan la configuración rápida de 5 o 500 asistentes virtuales.

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Además, los miles de trabajos de asistente virtual disponibles brindan nuevas oportunidades de empleo desde cualquier lugar para personas de todo el mundo. Comenzar suele ser tan sencillo como registrarse en uno de los muchos sitios web de asistentes virtuales.

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Opte por la virtualización, alivie la tensión gerencial y aumente sus resultados

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Una fuerza laboral virtual no solo ayuda a empresas como Zapier a mantener unos resultados jugosos y rentables, sino que también ayuda a eliminar la ansiedad de los principales responsables de la toma de decisiones de la empresa.

En lugar de preocuparse por alquilar más espacio de oficina y cambiarse a un espacio de oficina más grande y vertiginosamente más caro, los ejecutivos con fuerzas de trabajo virtuales pueden centrarse en obtener el mayor retorno de la inversión para sus decisiones.

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Por lo tanto, piense: si se da cuenta de que realiza las mismas acciones repetitivas una y otra vez, podría ser una buena idea contratar a un asistente virtual.

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Sin embargo, no es posible explorar el éxito de la fuerza laboral virtual con un debate sobre la utilización de una pila de software adecuada para mantener las operaciones.

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El papel de la IA en 2024

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Antes de pasar a las mejores formas de crear su fuerza laboral virtual en 2024, hay un tema importante que considerar.

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Algo que podría abrir posibilidades ilimitadas en su negocio y en muchos otros.

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Sí, nos referimos a la IA.

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Tanto si te crees el bombo publicitario como si no, e independientemente de si crees que la IA será la protagonista en cuestión de años y no de décadas: ha llegado para quedarse.

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Como resultado, es algo que debes tener en cuenta al pensar en tu estrategia de contratación y en la forma en que administras tu fuerza laboral.

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Los modelos basados en el lenguaje, como ChatGPT de OpenAI, han sido durante mucho tiempo una narrativa central en los círculos empresariales, y ahora estamos viendo la conmoción que están causando en múltiples industrias.

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Al alterar el status quo de la forma en que las empresas administran sus operaciones diarias, hay muchos más factores relacionados con la fuerza laboral que considerar ahora, en 2024.

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Estas son algunas de las formas clave en las que la IA puede ayudar en la transición a una fuerza laboral virtual:

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Construya mejores sistemas y procesos - Al incorporar a los empleados en un entorno virtual, puede parecer que no reciben el mismo nivel de tratamiento que recibirían si se incorporaran en la oficina. Sin embargo, con las herramientas de inteligencia artificial, puedes automatizar las tareas repetitivas para que solo tengas que capacitar a los nuevos empleados en las tareas más significativas de su día a día.

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Analice los datos en segundos - Tener acceso a un conjunto de datos grande y de alta calidad es sumamente importante para tomar las decisiones estratégicas correctas en su negocio. Con la inteligencia artificial, puede analizar rápidamente los datos, lo que ayuda a los empleados virtuales a tomar decisiones con el mayor ROI potencial.

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Amplíe más rápido que antes - En algunos aspectos, la IA cuenta como un empleado adicional (o 5), lo que significa que, incluso cuando se contrata de forma remota, se puede escalar de forma rápida y eficaz. A medida que crece su fuerza laboral virtual, también lo hace su eficiencia operativa, para que no se quede atrás.

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¿Quieres convertirte en virtual? Conozca su software

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Una fuerza laboral completamente virtual no está exenta de desafíos: la comunicación y los procesos pueden volverse disfuncionales y opacos rápidamente cuando son completamente digitales. Si no sabe cómo o dónde buscar, es posible que se pierda información fundamental sobre el desempeño de su fuerza laboral virtual.

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Zapier es un excelente ejemplo en este artículo por otra razón, además de tener una tasa de consumo baja y su tabla de límites: su éxito como plataforma de integración de software está muy ligado a que los propietarios de empresas amplíen sus negocios mediante la automatización o la subcontratación.

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Del mismo modo, Insightful ha experimentado un enorme crecimiento a la hora de ayudar a las empresas semidigitales o totalmente digitales a crear mejores fuerzas laborales al mejorar el rendimiento y la eficiencia de los empleados.

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Insightful funciona como software de gestión remota de la fuerza laboral al proporcionarle una visión clara del tiempo dedicado a las tareas y los proyectos, al análisis de productividad y comportamiento y a la evaluación comparativa del rendimiento.

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Argumentos a favor de establecer un equipo virtual

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¿Está pensando en sumergirse en la subcontratación de procesos empresariales con un asistente virtual?

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¿Está pensando en migrar una división para que sea completamente remota?

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¿O incluso planeas llevar toda la nave nodriza al mundo digital?

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Sean cuales sean sus planes, comprender cómo una fuerza laboral virtual puede facilitarle la vida a usted y a su empresa es una pieza vital del rompecabezas.

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Saber qué procesos empresariales se pueden subcontratar y tomar medidas para hacerlo puede ahorrar tiempo a los ejecutivos y ayudarlos a ampliar sus negocios de forma más rápida y rentable que antes.

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Se espera que el mercado mundial de subcontratación crezca hasta alcanzar los 405 000 millones de dólares en 2027, frente a los 92 500 millones de 2019, lo que sirve como indicador funcional de la proporción de nuevas empresas que se lanzan al círculo de la subcontratación de procesos empresariales.

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Las empresas que no optan por la tecnología virtual podrían perder a largo plazo

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Para entender por qué necesita una fuerza laboral virtual en 2024, un buen punto de partida es explorar lo que podría suceder si no tiene una.

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Más de un tercio de las pequeñas empresas (Clutch) actualmente subcontratan un proceso empresarial. Si, como suele ocurrir, los elevados gastos generales son el principal impedimento para el crecimiento de las pequeñas empresas, aquellas que hagan sus operaciones totalmente virtuales se encontrarán en una senda de crecimiento mucho más rápida y fluida.

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Para las empresas grandes y empresariales, no adoptar una fuerza laboral parcialmente virtual también puede impedir el rendimiento y el crecimiento. Las empresas que tardan demasiado en adaptarse a los nuevos tiempos pueden terminar pagando altos gastos generales, con poco talento y empantanadas en procesos repetitivos, mientras que las empresas más adaptables prosperan.

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Decidir en qué lado de la ecuación empresarial se encuentra se reduce a hacer el mejor uso de la tecnología y los recursos disponibles actualmente. Si ha habido algo positivo en los últimos años, ha sido descubrir lo que muchas empresas realmente necesitan para sobrevivir y prosperar, independientemente de las circunstancias.

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Y, al parecer, no cabe duda de que la fuerza laboral del futuro será cada vez más virtual.

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Actualizado el 13 de diciembre de 2023

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