Inbox Zero es un método de productividad en el lugar de trabajo destinado a ayudar a las personas a gestionar de forma más consciente el tiempo que dedican a los correos electrónicos empresariales.

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¿Por qué centrarse en el correo electrónico? Varios estudios, incluido uno realizado por Atlassian, descubrieron que los correos electrónicos son una distracción importante para la mayoría de los empleados de la oficina. En este estudio específico se afirma que:

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• Reciba alrededor de 304 correos electrónicos por semana
• Revisa nuestras bandejas de entrada unas 36 veces por hora
• Necesitamos alrededor de 16 minutos para recuperar la concentración total después de este tipo de interrupción.

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¿Están sus empleados atrapados en el mismo círculo vicioso? Hay una gran posibilidad de que lo estén. Incluso si solo una minoría de ellos está luchando con este problema, su resentimiento puede extenderse fácilmente por toda la organización.

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Inbox Zero puede ayudarte aquí. En nuestro artículo se describen los principios básicos de este método de productividad, junto con algunos consejos adicionales sobre cómo adoptar rápidamente esta técnica. También le mostraremos cómo aprovechar Insightful rastreador de tiempo con capturas de pantalla y muchas otras funciones para combatir los defectos y aumentar la eficiencia de Inbox Zero.

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¿Qué es Inbox Zero?

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Inbox Zero es una estrategia de productividad diseñada para ayudarte a administrar tu bandeja de entrada de correo electrónico. La idea principal es gestionar los correos electrónicos con rapidez para mantener la bandeja de entrada organizada y libre de mensajes innecesarios.

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El hombre detrás de esta idea es Merlin Mann, un experto en productividad. Mencionó este término por primera vez en su blog y podcast llamado 43 Folders, y lo popularizó aún más en su Google Tech Talk de 2007.

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El objetivo de Inbox Zero no es mantener una bandeja de entrada vacía en todo momento, ya que eso es prácticamente imposible. En cambio, Mann hace hincapié en que debemos aspirar a minimice la cantidad de tiempo y energía mental que dedica a los correos electrónicos.

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El principio Inbox Zero sugiere clasificar rápidamente los correos electrónicos entrantes, lo que ayuda a reducir el desorden mental. En otras palabras, te anima a dejar de ver tu bandeja de entrada como una lista de tareas urgentes. Esto solo aumentará su estrés e ineficiencia. En cambio, al administrar los correos electrónicos de manera eficiente, puedes liberar espacio mental para tareas más importantes y mantener una mejor concentración durante todo el día.

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¿Cuáles son las ventajas del método Inbox Zero?

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El uso del método Inbox Zero puede beneficiar a todos los trabajadores que reciben una dosis diaria de correos electrónicos empresariales. Desde los directores ejecutivos hasta los empleados de primera línea, todos pueden ver el impacto positivo de la racionalización de su correspondencia por correo electrónico. Estas son las tres principales ventajas que ofrece Inbox Zero:

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✅ Reducción del estrés: Inbox Zero puede reducir considerablemente el estrés. Al administrar los correos electrónicos de manera rápida y eficiente, puedes evitar la abrumadora sensación de tener una bandeja de entrada desordenada y aliviar el estrés asociado.

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✅ Enfoque mejorado y productividad incrementada: Al gestionar los correos electrónicos con rapidez, dispondrá de más tiempo para centrarse en tareas y proyectos importantes. Este tiempo adicional para trabajar en profundidad te permite lograr más y se traduce en un aumento notable de la productividad.

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✅ Organización mejorada: Al clasificar rápidamente tus correos electrónicos, Inbox Zero puede ayudarte a organizar mejor tu día y a mantenerte al tanto de tus tareas.

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Abordar los problemas de productividad: los primeros pasos

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Revisar tu correo electrónico a lo largo del día es una de las peores maneras de gestionar tu agenda. Cambiar constantemente entre el trabajo y el correo electrónico interrumpe tu concentración y reduce tu productividad.

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Hay una mejor manera de mantenerse en la zona y realizar un seguimiento de sus correos electrónicos. Consiste en establecer dos o tres puntos en tu jornada laboral cuando vayas a tu bandeja de entrada y apliques el método Inbox Zero.

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De esta forma, siempre estará al día con su correo, pero conservará su tiempo de trabajo intenso.

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¿Cómo implementar el método Inbox Zero?

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Al explicar cómo aplicar su método de productividad, Mann enumeró cinco pasos:

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1. Eliminar

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Esto se aplica principalmente al correo basura, pero también a otros mensajes que no le interesen. Por ejemplo, si hay un boletín que ya no lees, elimina los mensajes entrantes y cancela tu suscripción al servicio. También puedes eliminar algunos correos electrónicos que ya no son relevantes para ti o que ya no requieren ninguna acción.

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2. Delegar

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No es raro recibir correos electrónicos a los que no tienes suficiente información para responder. Si hay un colega en quien puedas delegar el correo electrónico, continúa y reenvíalo. Pero antes de hacerlo, pregúntese si esta otra persona es realmente la mejor opción para abordar el problema. No se lo envíes a nadie para sacarlo de tu plato. Sé considerado, ya que otros colegas pueden tener el doble de mensajes que tratar.

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3. Responde

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Si encuentras un correo electrónico que requiere una respuesta breve, no lo pospongas. Si la respuesta tardará cinco minutos o menos, hazlo de inmediato. Intenta hacerlo lo más rápido posible. No lo piense demasiado ni trate de hacerlo perfecto. A veces, la respuesta más breve será bienvenida.

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4. Aplazar

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En algunos casos, es mejor dejar de lado un correo electrónico. Esto se aplica a los correos electrónicos que no son urgentes, requieren mucho más tiempo o no tienes toda la información necesaria para responder. Esto no significa simplemente dejarlo en la bandeja de entrada sin marcar.

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Una forma de gestionar estos correos electrónicos es crear una tarea en tu herramienta de gestión de proyectos. Establece una fecha límite y luego ponte manos a la obra lo antes posible. También puedes crear una carpeta titulada «Needs Response» para no perder nunca correos electrónicos de este tipo.

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5. Haz

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El último paso es dejar espacio en tu agenda diaria para responder a varios correos electrónicos que necesitan más atención. Estos son los correos electrónicos de la carpeta «Needs Response» para los que has recopilado toda la información necesaria.

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Cinco reglas especiales de Inbox Zero

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Además de los pasos principales, Mann también compartió las siguientes reglas para ayudarte a pensar en cómo abordar el hacinamiento de las bandejas de entrada:

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1. No todos los mensajes son igual de importantes. De la mayoría de los correos electrónicos que recibes en un día, solo algunos requieren toda tu atención. Actúa en consecuencia.

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2. Su tiempo es limitado y no tiene precio. Es probable que su carga de trabajo no le permita leer y responder a todos los correos electrónicos en detalle. Recuerda y acéptalo, y reserva tu tiempo para tu trabajo real.

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3. A veces, menos es realmente más. Esto también se puede aplicar a los correos electrónicos. Las respuestas innecesariamente prolijas son, sobre todo, una pérdida de tiempo. Las personas que se sentirán ofendidas por un correo electrónico de una línea son realmente raras. Solo trata de transmitir tu mensaje de manera educada y respetuosa.

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4. No te sientas culpable. Si tu bandeja de entrada está abarrotada, no es algo por lo que debas castigarte. Reserva algo de tiempo, ordena y mantén las cosas así. La culpa no ayuda a nadie.

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5. No te mientas a ti mismo. Sé honesto y realista acerca de lo que puedes y harás con cada mensaje. Dejarlos a un lado con la excusa de que mañana tendrás más tiempo, aunque sabes que no lo tendrás, nunca es una buena solución.

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Consejos adicionales para ayudar a tu equipo a adoptar Inbox Zero

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Para ayudar a tu equipo a adoptar este nuevo método de productividad, debes brindar todo el apoyo necesario. Consulta varios consejos y trucos adicionales que puedes compartir con tus compañeros de equipo:

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• Date de baja de cualquier contenido de correo electrónico recurrente que no leas. Esto significa principalmente cerrar sesión en varios boletines y listas de correo electrónico. De esta forma, reducirá notablemente la cantidad de correo que recibe en un día.

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• Crea filtros de correo electrónico. Su configuración permite la clasificación automática de los correos electrónicos entrantes. Esto reducirá aún más la cantidad de correo que necesitas filtrar.

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• Cierra las aplicaciones de correo electrónico. Una vez que termines de revisar tus correos electrónicos, no dejes tu aplicación de correo electrónico abierta y correrás el riesgo de sufrir más interrupciones. Cierra la aplicación hasta la próxima revisión programada del correo electrónico.

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• Divida su bandeja de entrada en carpetas funcionales. Estas son algunas sugerencias para los nombres de las carpetas:

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• Requiere acción: Este es solo un posible nombre para esta carpeta. Puede ser, como hemos mencionado, «Necesidades de respuesta», «Acción», etc. La idea es recopilar todos los correos electrónicos que requieren medidas adicionales en un solo lugar y no perderlos nunca a la vista.

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• En modo de espera: Una carpeta con este nombre o uno similar debería servir para los correos electrónicos que se han aplazado por falta de información. Por ejemplo, estás esperando a que un colega termine un informe que debes incluir en este correo electrónico.

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• Relacionado con el proyecto: Una buena idea sería crear una carpeta por cada proyecto en el que participes. De esta forma, tendrás un pequeño archivo de correos electrónicos importantes relacionados con un proyecto determinado.

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Cómo abordar los desafíos de Inbox Zero con Insightful

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Es posible que algunos de sus empleados no se muestren tan rápidos o ansiosos por adoptar el nuevo método de productividad. Perspicaz Software de monitoreo de actividad de PC puede facilitar una implementación más fluida y aumentar los beneficios de Inbox Zero. He aquí cómo hacerlo:

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❗ Algunas personas pueden tener dificultades para cambiar a un nuevo hábito de trabajo

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Confíe en Insightful software de monitoreo de actividad del usuario y su función Insights AI para analizar qué empleados siguen dedicando demasiado tiempo a sus correos electrónicos.

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Es posible que necesiten ayuda adicional para poner en práctica el método Inbox Zero. Ponte en contacto con ellos y ofréceles apoyo y algunos consejos adicionales.

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❗ Clasificar los correos electrónicos a veces puede llevar más tiempo que responderlos

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Realice un seguimiento del tiempo de los empleados a través de Insight's aplicación de tiempo de trabajo y ponte en contacto con aquellos que parecen tener problemas con sus sesiones de clasificación de correo electrónico.

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También puedes permitirles hacer un seguimiento de su propio tiempo y actividades a través de Insightful software de monitoreo de tiempo y crear tareas. De esta forma, siempre sabrán cuánto tiempo dedican a los correos electrónicos. Eso debería impulsarlos a practicar respuestas concisas pero informativas.

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❗ Delegar el correo a un colega igual o más ocupado que usted no es una solución

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Analice el nivel de utilización del equipo a través de Insight's software de vigilancia de empleados y contrata gente nueva si el equipo es demasiado reducido. Con una carga de trabajo más manejable, todos podrán gestionar su parte del correo.

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Una vez que analices las cargas de trabajo, también puedes configurar una ruta para delegar correos electrónicos. Quizás sea una buena idea asignar la tarea de revisar los correos electrónicos a una persona que tenga una carga de trabajo más pequeña. También pueden delegar los mensajes en las personas adecuadas para que los correos electrónicos no pasen de la persona equivocada a la persona equivocada.

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❗ Los empleados pueden mostrarse reacios a crear nuevas tareas para cada correo electrónico de nivel superior

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Analice sus tendencias de productividad a través de Insightful herramientas de monitoreo de empleados. Ayúdelos a mantenerse proactivos durante sus caídas de productividad dándoles instrucciones para que se ocupen de sus tareas de correo electrónico en esos momentos.

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Esta actividad no es tan exigente, por lo que podrán realizarla en su fase de inactividad. Al mismo tiempo, les dará una sensación de logro y aumentará su compromiso para las próximas tareas.

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Recalibre el enfoque de su equipo con el método Inbox Zero e Insightful software de monitoreo! Póngase en contacto con nosotros, comience su prueba gratuita hoy mismo y observe cómo se dispara la eficiencia de sus empleados.

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