Con el crecimiento actual en todos los segmentos de la industria, el éxito se ha centrado en optimizar el rendimiento, los proyectos se han vuelto más grandes y complejos, y los equipos también han crecido proporcionalmente. Ahora, tenemos equipos de 10 personas que trabajan en proyectos con docenas de tareas que abarcan un par de meses. El desafío no es solo coordinar a esos empleados y organizar el flujo de trabajo, sino también hacerlo de la manera más eficaz posible para obtener los mejores, más rápidos y más rentables resultados.

Para resolver el problema de la organización general de las tareas y los empleados en un proyecto, ahora existen muchas metodologías diferentes de gestión de proyectos que adoptan tanto las empresas grandes como las pequeñas. Una de las más populares es Kanban.

En este artículo, vamos a explorar qué es Kanban y cuáles son sus beneficios. También analizaremos la implementación del método Kanban en Insightful Software de actividad para PC.

Así que, ¡comencemos!

¿Qué es Kanban?

A pesar de que esta metodología solo ganó terreno en todo el mundo en la última década, Kanban no es una idea nueva. Sus raíces se remontan al proceso de fabricación empleado en Toyota. El objetivo principal de esta estrategia revolucionaria era alinear la producción con la disponibilidad y el consumo de materiales. Hoy en día, el sistema Kanban ya no se limita a los procesos de fabricación y los materiales físicos, sino que el principio subyacente permanece.

La implementación moderna de la metodología Kanban gira en torno a la idea de que la carga de trabajo y el flujo de tareas y procesos deben estar alineados con la capacidad de los empleados, ya sea en términos de la cantidad de empleados o de la cantidad de tiempo que lleva cada proceso. Por ello, Kanban es especialmente popular en el campo del desarrollo de software, pero también se aplica en otros sectores, como el marketing o los recursos humanos. Y aunque Kanban comenzó con la forma de una pizarra física con tarjetas, ahora se implementa principalmente en un entorno virtual, cuyo ejemplo más representativo es el software de gestión de proyectos Trello.

La parte central de la metodología del proyecto Kanban es un tablero Kanban. Se trata de una representación visual de un proyecto en curso, que incluye todas las tareas asignadas a los diferentes empleados, que se organizan en varias columnas. Hay un mínimo de tres columnas: «Por hacer», que contiene todas las tarjetas de tareas pendientes, «En curso», donde se apilan todas las tareas en las que los empleados están trabajando actualmente, y «Listo», donde se transfieren las tareas completadas.

Hay un par de puntos que distinguen a Kanban de otras metodologías de gestión de proyectos. En primer lugar, el flujo de Kanban se ejecuta de forma continua y no hay etapas o ciclos fijos. Y, en segundo lugar, pone gran énfasis en limitar el trabajo en curso. Esto está de acuerdo con el principio básico de realizar solo tantas tareas como sea posible y, por lo general, se incorpora poniendo un límite al número de tareas que aparecen en la columna «En curso» en un momento dado.

Los beneficios de usar Kanban

La popularidad de esta metodología no carece de una buena razón. Por lo tanto, repasemos algunos de los beneficios de adoptar Kanban.

En primer lugar, una gran ventaja es la flexibilidad que se permite tanto en la planificación como durante la ejecución. Como, como hemos dicho, no hay procedimientos fijos a largo plazo, el gerente puede cambiar el orden y la prioridad de las tareas pendientes sin que ello afecte a los empleados que trabajan en las tareas en curso. Esto también lleva a que los empleados se centren más en el trabajo en curso.

Otro beneficio del método Kanban es la transparencia y la visibilidad. Todas las tareas están en el tablero Kanban, ordenadas y asignadas de forma clara, de modo que todos los miembros del equipo pueden ver lo que está en curso actualmente y lo que hay que hacer a continuación. Esto permite una colaboración más sencilla y menos intrusiones por parte del gerente.

Por último, Kanban también pone mucho énfasis en la optimización de los ciclos de tiempo (el período entre el inicio de una tarea y su envío al cliente) y los cuellos de botella. Esto se basa en el hecho de que solo debe haber un número reducido y limitado de tareas en curso, lo que significa que podrás detectar rápidamente dónde están los cuellos de botella y trabajar para solucionarlos. Del mismo modo, siempre se procura que los ciclos de tiempo sean lo más cortos posible, de modo que ninguna tarea por sí sola detenga la cola de progreso. En última instancia, este tipo de sistema también conduce a una producción más rápida.

Kanban en Insightful PC Activity Software

Mencionamos que algunos sistemas de gestión de proyectos están diseñados para reflejar la metodología Kanban. Sin embargo, otras herramientas también pueden tener ciertas características que permitirían a los gerentes organizar los proyectos de esta manera. Una de estas herramientas es el software de actividad para PC como Insightful, que es extremadamente útil en todas las etapas del ciclo de vida de un proyecto, pero este en particular tiene un enfoque muy sencillo para utilizar la metodología de gestión de proyectos Kanban. En esta sección, veremos cómo se implementa el tablero Kanban en Insightful.

Dentro de este sistema de seguimiento del tiempo, puedes encontrar el tablero Kanban de tu equipo en el panel de control del administrador, en Seguimiento de proyectos vista. Cuando accedas a esta sección, verás primero una lista de todos los proyectos activos, junto con información sobre cada uno de ellos, como el número de empleados asignados al proyecto, el número de tareas que hay, la tarifa por hora personalizada, etc. También puedes añadir, editar, archivar o eliminar proyectos desde aquí.

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Pero la verdadera diversión comienza cuando haces clic en uno de tus proyectos activos: ¡aquí encontrarás tu tablero Kanban y muchos más datos sobre el proyecto! Sin embargo, ahora solo nos centraremos en el primero, que puedes ver justo en la parte superior de la página, en una sección llamada Tareas. Hay cuatro columnas - Para hacer, En espera, En progreso, y Hecho. Cada columna contiene tarjetas de tareas y puedes revisar parte de la información sobre una tarea directamente en el tablero, como quién está trabajando en ella y cuándo vence la fecha límite. Además, puedes mover fácilmente las tareas de una columna a otra arrastrándolas y soltándolas.

Para añadir una tarea, basta con hacer clic en Agregar nueva tarea botón, ya sea en la parte superior del Tareas en la sección superior del tablero Kanban o directamente en la parte inferior de la columna a la que quieres añadir una tarea. Esto abrirá un Nueva tarea ventana. Aquí puedes introducir el nombre de la tarea, establecer la fecha límite, el estado (en qué columna quieres que aparezca la tarea) y la prioridad, añadir una descripción y asignar empleados a la tarea.

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Aunque este software de actividades para PC no permite a los empleados ver todo el tablero Kanban, sí les da una visión general de sus propias tareas, junto con toda la información necesaria, y también pueden mover sus tareas de una columna a otra cambiando su estado.

La verdadera belleza de esta función es que si tienes un software de seguimiento del tiempo como Insightful, aunque generalmente es un gran combinación con una herramienta de gestión de proyectos, realmente no necesitas esto último porque ya tienes ese tipo de funcionalidad y, además, puedes hacer un seguimiento del tiempo, analizar la productividad y todo lo demás que incluye el software de actividad para PC.

Conclusión

Con su flexibilidad y flujo optimizado, la metodología Kanban tiene todas las oportunidades para hacerse aún más popular y ampliamente utilizada. Prueba de ello es el hecho de que se implementa incluso en el software de actividad de PC, como hemos visto en el ejemplo de Insightful. Esperamos que la adopción de este sistema te ayude a organizar mejor tus proyectos y a que tu equipo sea aún más eficiente.