Las diferentes empresas se enfrentan a todo tipo de desafíos según su tamaño, industria, posición en el mercado, tipo de organización, cultura empresarial y muchos más factores.

Y si bien existe la idea preconcebida de que solo las grandes empresas necesitan la gestión de proyectos y productividad trabajando desde casa herramientas, esto simplemente no es cierto.

¡Las pequeñas empresas también tienen problemas organizativos!
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Entonces, ¿cuáles son las mejores formas en que una empresa puede resolver problemas comunes con el uso adecuado de los conocimientos de seguimiento (remoto) de empleados?
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• Registro oficial de asistencia de los empleados de la empresa
  
  
• Cuántas horas de trabajo pasan los empleados en la oficina (virtual o física)
  
  
• Cuánto tiempo dedican los empleados a las actividades productivas
  
  
• Cuánto tiempo dedican los empleados a proyectos o tareas individuales
  
  
• Registro de los recursos que los empleados utilizan en y para el trabajo (sitios web, aplicaciones, herramientas)
  
  
• Protección contra el acceso no autorizado de los empleados a los sistemas internos y externos, etc.
  
  

Siga leyendo para descubrir cómo el software especializado puede ayudarlo a introducir estas medidas y resolver otros desafíos comunes en el lugar de trabajo.

¿Qué es un rastreador de tiempo?

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El nombre se explica por sí mismo: este tipo de productividad trabajando desde casa el software realiza un seguimiento de la asistencia de los empleados a través de la funcionalidad de registro y salida en su base, con el propósito de resolver los problemas de administración del tiempo que pueden interferir con las operaciones comerciales.

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En lo que respecta a los impulsores de eficiencia modernos, esta herramienta debería ser la primera en su lista.

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Los rastreadores del tiempo no solo registran las idas y venidas de los empleados, sino que también miden el tiempo que los usuarios dedican a determinados sitios web, aplicaciones, sistemas y otras herramientas, lo que proporciona análisis fiables del estilo de trabajo e información sobre sus hábitos laborales.

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Las herramientas de este tipo se introducen en un entorno profesional, no con el propósito de espiar a los empleados por parte de la dirección y asegurarse de que no se toman maratonianas pausas para tomar café, sino para identificar los problemas que ralentizan los procesos empresariales y resolverlos de manera constructiva.

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Garantizar la transparencia y la rendición de cuentas

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Al asegurarse de que la empresa cuenta con un cronograma completo de proyectos y tareas individuales, y al monitorear los patrones de trabajo y los niveles de eficiencia de los empleados, la gerencia puede mantener a su equipo al día y dentro de los plazos del proyecto.

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Esto, a su vez, convierte al rastreador del tiempo de trabajo en una herramienta empresarial indispensable para tomar decisiones rentables y basadas en datos.

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Sin embargo, las diferentes industrias están limitadas por una variedad de especificidades en términos de lo que incluyen sus responsabilidades diarias, cómo se debe rastrear el trabajo y qué se considera tiempo de trabajo productivo e improductivo.

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Por ejemplo, los inspectores de seguridad pasan la mayor parte de sus horas de trabajo sobre el terreno, por lo que instalar un software de seguimiento del tiempo basado en escritorio no ofrece una imagen clara de su nivel de productividad. Para ellos, la mejor solución es el rastreo por GPS, que puede registrar sus movimientos y su correspondencia con las responsabilidades laborales.

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Para las agencias de marketing, por otro lado, es importante tener una buena idea del tipo de sitios web que visitan los empleados durante las horas de trabajo y si eso está de acuerdo con sus responsabilidades profesionales. Por ejemplo, es de esperar que un especialista en SEO dedique parte de su día a leer blogs sobre SEO, pero no puede decirse lo mismo del departamento de contabilidad.

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Aquí es donde entra en escena un rastreador del tiempo.

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No solo proporciona transparencia e insta a los empleados a rendir cuentas, sino que también previene y ayuda a resolver conflictos en la oficina.

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Productividad de los empleados

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Hasta un 20% de una jornada laboral promedio se dedica a tareas minúsculas o completamente sin importancia. Todas estas son actividades más o menos improductivas que no solo consumen dinero de la empresa, especialmente cuando a los empleados se les paga por horas, sino que también desvían la atención de las responsabilidades principales de los empleados.

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Las desventajas de robo de tiempo son más perceptibles en las empresas emergentes y en las empresas unipersonales, por lo que no es de extrañar que seguimiento del tiempo de pequeñas empresas se está haciendo cada vez más popular.

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Mejora de la capacidad de entrega de los proyectos

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Herramientas como esta, especialmente aquellas con opciones de gestión de proyectos integradas, facilitan considerablemente la entrega puntual de los proyectos a los clientes.

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Si todos los miembros del equipo tienen una visión completa de la dinámica del proyecto, pueden priorizar sus tareas para evitar causar cuellos de botella y brechas en el proceso, y trabajar como una máquina bien engrasada en la que cada tarea se completa en sincronía con los demás miembros del equipo.

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En este sentido, la utilización de herramientas de seguimiento del tiempo proporciona una predicción sólida de los requisitos de tiempo para proyectos futuros y también puede identificar áreas potencialmente problemáticas que deben resolverse de antemano para garantizar el éxito del proyecto.

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Administración de clientes más sencilla

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Una herramienta de este tipo que tenga una opción de inicio de sesión del cliente puede facilitar todo el proceso de colaboración para ambas partes. Esto permitirá al cliente conocer de primera mano el progreso del proyecto sin la necesidad de interferir en el proceso con consultas constantes.

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Incluso la presentación de informes se facilita, si no es completamente innecesaria, si el cliente tiene una visión completa a través de una herramienta de seguimiento del tiempo, lo que también facilita considerablemente la facturación.

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Cálculo transparente de nóminas

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El cálculo de nóminas es una de las funcionalidades más supervisadas y, al mismo tiempo, una de las más útiles. Sin embargo, no todos los rastreadores lo incorporan de la misma manera ni lo hacen en absoluto, pero los usuarios rápidamente consideran que los que sí lo hacen son esenciales, ya que hace que la asistencia y la productividad laboral de los trabajadores se traduzcan fácilmente en el importe correspondiente del cheque de pago.

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En pocas palabras, el software de facturación y seguimiento del tiempo en línea brinda al usuario un control total sobre los empleados productivos e improductivos y les paga en consecuencia. Además, facilita mucho el proceso de revisión del desempeño y todas las decisiones relacionadas con los ascensos y los aumentos están completamente respaldadas por argumentos objetivos.

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No solo no hay lugar para errores o sesgos humanos, sino que también hace que todo el proceso sea transparente y escalable a medida que la empresa crece.

Capacitación y desarrollo de habilidades

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Uno de los mayores desafíos a los que se enfrentará al ampliar su negocio y mejorar la eficiencia operativa es cómo mejorar las habilidades de su fuerza laboral y brindarles oportunidades de capacitación suficientes y relevantes.

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Con un rastreador de trabajo como Insightful, puede identificar fácilmente buenas oportunidades para implementar programas de desarrollo de habilidades y capacitación basados en el conjunto de habilidades y los niveles de desempeño de cada individuo.

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Cuando comprenda dónde pasan la mayor parte del tiempo los empleados, puede comprender más fácilmente en qué áreas podrían necesitar ayuda. Si una tarea en particular siempre lleva más tiempo del esperado, sabes que existe la oportunidad de capacitarte.

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Imagine poder diagnosticar los cuellos de botella en su empresa sobre la marcha y abordar los factores que inhiben la productividad con una formación especializada específica; esa puede ser su realidad cuando utiliza soluciones de seguimiento del tiempo.

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Priorización de clientes y tareas

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Del mismo modo que puede utilizar las soluciones de seguimiento del tiempo para identificar oportunidades de mejora de las habilidades y el desarrollo profesional, también puede utilizarlas para establecer sus principales prioridades.

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Si desea lograr un progreso significativo hacia sus objetivos estratégicos, necesita saber cómo priorizar sus clientes y tareas.

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Evite repetidamente las tareas y las relaciones con los clientes más importantes y, como resultado, su empresa sufrirá las consecuencias.

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Esto es especialmente cierto en las industrias basadas en los servicios, en las que la asignación de recursos es fundamental para el éxito. Las soluciones de seguimiento del tiempo le permiten distribuir el tiempo de forma estratégica para que sepa que siempre se está centrando en las tareas y los clientes más relevantes.

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Conclusiones sobre el seguimiento del tiempo

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Es obvio que la introducción de un rastreador de tiempo en el entorno de su empresa puede tener efectos muy positivos en varias áreas que pueden ser puntos débiles para su negocio o industria en particular.

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Sin embargo, para que la herramienta pueda ayudarlo a resolverlos con éxito, asegúrese de identificarlos y sus expectativas con la mayor precisión posible de antemano.

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